探究新形势下人事档案管理信息化建设

付玉环

摘 要：随着经济的发展，社会的进步，人事档案管理受到了广泛的关注。随着互联网和计算机技术的推广和普及，我国企业原有的生产管理方式得到改变。作为事业单位管理中非常重要的部分，人事档案的管理工作和单位的生存与发展有着直接关系。文章通过分析当前企事业单位人事档案的管理工作中存在的问题，指出人事档案管理工作对于企事业单位的重要性，并就建设人事档案管理的信息化提出了建议。

关键词：人事档案管理；信息化建设；问题；解决措施

所谓人事档案，就是对家庭情况、工作业绩和个人经历等各方面信息的记载，可以说是一个比较完善的个人信息储存库，其对于企事业单位进行人才的选拔、晋级和晋升等人力资源方面的开发和管理工作有着重要作用。而面对新的时代背景以及人事制度改革的不断深入，人事档案的管理工作也由传统人工手工的管理方式向着现代信息化的管理方式转变，这种高效化的人事档案管理方式已然成为新的研究课题。

1 建设人事档案信息化建设的重要作用

1.1 能够实现人事档案信息资源的全面共享

在当前市场经济条件下，信息资源是一种重要性资源。在一定程度上讲，积极开展人事档案信息化全面建設，能够发挥人才价值，同时还能实现资源的共享，进而为现代化建设提供相关的服务。另外，将科学化管理运用其中，能够给人事信息进行加密措施，进而促进人才的有效发展。

1.2 能够对人事档案信息进行有效查阅

以往在查阅档案过程中，需要花费较长的时间。但当前只需运用计算机就能进行集成处理，对于复杂性数据来讲，能够在短时间内进行快速处理。不仅查阅时间较短，同时查阅程序十分简化。相对而言，数字化能够促使档案查阅具有一定的便捷性。当前数字化已经取代了馆藏人事资料的信息，进而给人们查阅信息提供一定的便利性，最终充分发挥了档案的使用价值。

1.3 档案资源能够得到充分性利用

在新的形势下，将计算机进行充分性利用，促使应用档案信息资源这样的比重逐渐提高。在人事档案管理中，发挥了较大的作用。对于人事档案来讲，主要是为人事工作提供相关服务，将软件进行充分性利用，能够构建出全面化的人事档案资源模式。这样的管理模式，不仅能够满足档案管理实际需求，同时还能促进社会的快速发展，进而为经济建设提供相关服务。

2 当前人事档案信息化建设面临的现状

2.1 缺乏足够的重视

目前来说，许多企事业单位都没有给予人事档案管理工作足够的重视，很多单位的领导还存在着“人事管理没有效益”的错误观念，因此忽略了对人事档案管理的投入，以至于档案管理工作的基础薄弱，管理制度也不够完善且形同虚设，而这一切都导致人事档案管理的工作不能发挥其真正的作用。

2.2 缺乏专业的人才

当前我国多数的企事业单位中，进行人事档案管理工作的人员都存在着年龄较大的问题，而且有些工作人员还是照顾性调进，这些专业素质低下、未受过专业培训的工作人员给正常的人事档案管理工作带来许多阻碍。管理人员的思想陈旧，进行档案管理还是守着老一套，不利用新技术，而懂得利用新技术的年轻工作人员却缺少管理人事档案的基础原则、知识和流程。专业人才的缺乏给人事档案的管理工作带来了很大难度。

2.3 缺乏先进的手段

面对当前信息技术高速发展的新形势，我国很多企事业单位在进行人事档案的管理工作还依然墨守成规、故步自封，依靠传统纸质档案建立和保管的方式，即使部门配备了电脑，却无法充分利用，没有建立电子档案、进行网络查询与检索的意识，白白浪费了大好资源，也使得人事档案管理的工作效率极低。

2.4 缺乏完善的制度

如同人事档案管理的工作手段一样，很多企业单位同样缺乏完善的人事档案管理制度，面对信息化的发展还是依靠过往陈旧的制度，跟不上时代的步伐。就是因为不能根据信息化发展的要求以及自身工作实际而制定出完善合理的人事档案管理制度，以至于很多企事业的人事档案管理工作存在着许多问题，甚至阻碍自身单位的发展。

3 人事档案管理信息化建设的具体对策

3.1 强化认识

目前很多企事业单位不能发挥出人事档案管理最大效益的一个重要问题就是没有足够的认识，因此想要成功开展档案管理的信息化建设，就必须强化单位的认识。只有单位领导意识到人事档案管理信息化建设的重要性，转变传统的观念，才能跟上时代的步伐，依靠信息化技术来提高人事档案管理的工作效率，促进单位管理的高效化。

3.2 积极培养全面化人事档案管理队伍

对于档案管理人员来讲，档案管理信息化需要一定的业务水平。因此，作为档案管理人员，应加强对专业知识的全面化学习，进而丰富自身的知识储备，同时还应学习人事档案管理相关知识，将现代化技术利用其中。促使成为对档案管理业务具有全面了解，同时还能灵活的运用计算机的管理人员。另外，还应加强对档案管理人员进行思想政治教育，这样的方式，不仅能够强化责任心，同时还能促进政治觉悟的提高。

3.3 配备设备

想要成功开展人事档案管理的信息化建设，除了要有足够的重视，还需要实际的“物质条件”，所以企事业必须要加大对人事档案管理的投入，引进各种先进技术设备，同时也需要建立一套完善的网络信息的管理系统，这是档案进行信息化管理的一个重要的硬件设备和物质基础，同时也是主要的信息传输与共享的方式。

3.4 建立制度

制度的保障对于人事档案管理信息化的建设有着非常重要的作用，正是由于相关管理制度的缺失，才导致现阶段人事档案管理工作中存在着许多问题。所以企事业单位必须要结合当前信息化时代的背景特点以及自身单位档案管理工作的实际来制定出一套科学合理的规章制度，以保证工作人员在进行档案管理工作时能有据可依、有章可循，从而促进档案管理工作的制度化和规范化，最终发挥出档案管理的真正效益。

4 新形势下人事档案管理信息化建设的意义

4.1 有助于查阅人事档案管理的相关信息

传统纸质的人事档案在查阅时通常要花费很多时间，但是信息化条件下的人事档案管理工作却不再如此。通过计算机对各种信息进行集成处理，能够简化各种复杂数据，而在电子化和数字化的条件支撑下，对档案进行查阅也更为方便，不用再翻阅纸质档案，在网络上进行检索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出了档案的使用价值。

4.2 有助于共享人事档案管理的信息资源

信息化时代的背景之下，信息资源已然成为现代市场经济的条件下的一种重要的战略资源，加强信息化的关联效应，利用不同信息交叉管理的应用，能够创造出各种商机，因此对人事档案的管理进行信息化的建设也是促进企事业发展的一个重要途径，加密人事信息，推动人才的建设发展，不仅能够发挥出人才的最大价值，而且通过信息资源的共享也能更好地服务现代化建设。

5 结语

总而言之，人事档案管理工作在实际开展中，进行信息化建设，能够促进人事信息管理水平的提高，还能提升人才信息社会服务质量。就整体而言，人事档案信息化建设是复杂性任务，在新的形势下，应对档案管理人员进行全面培训，将现代信息技术利用其中，进而对人事档案进行信息化管理，不仅能够促进人员综合素质的提高，同时还能促进档案管理水平的提升。

参考文献

[1]王晓帆，刘惠，田新赞新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J]办公室业务，2016，（24）：79.

[2]杨旭论新形势下档案管理的信息化建设与实践[J]通讯世界，2016，（21）：212-213.

[3]杨秀梅新时期人事档案管理信息化建设研究[J]黑龙江科学，2016，7（13）：142-143.