浅析企业档案资源的开发利用

师琴

摘 要：本文分析了档案信息资源利用的类型，就如何正确掌握档案信息资源的利用需求，加强档案的形成、积累与现代化管理，拓展服务方式，提高档案编研产品质量，积极主动开展网络环境下的档案利用，提高档案信息资源的利用效率做了阐述。

关键词：企业 档案资源 开发利用 思考

档案信息资源的开发和利用，是发挥档案自身价值、实现档案信息共享的途径。档案开发利用工作的好坏是检验和衡量企业档案工作水平的重要标志。本文就如何做好企业档案资源开发利用谈几方面的看法。

1 加强收集，重视档案资源现代化管理

1.1 注重文件材料的形成与积累

档案资源完整是档案信息资源开发利用的先决条件。档案资源来源于文件材料形成部门按归档范围和流程主动向档案部门移交或档案人员事后积极收集归档。许多企业不注重文件材料的形成與积累，形成部门往往缺乏档案意识，大量在业务工作中形成的、反映记述单位主要业务职能活动的原始材料，未按流程和要求及时移交归档，此外，档案人员归档信息不畅通或工作主动性不够，未及时做好收集归档工作，这些都导致原始材料不完整，不能充分满足开发利用的需求。

1.2 紧跟企业改革发展，扩大档案的收集范围

随着企业现代化管理进程的加快，企业的科研、生产、经营管理活动范围逐步扩展，产生的档案种类和数量激增，已远远超过了过去制定的归档范围，若还按老的归档范围收集文件，必将丢失许多有价值的文件。紧跟企业改革发展，不断更新档案的收集范围，是确保企业档案资源齐全的重要举措。

1.3 加强档案资源现代化管理，促使更多利用需求产生和实现

随着网络技术的迅速发展，传统的人工管理方式，已经很难适应档案资源利用的多元化需求。加强档案的现代化管理，应用现代信息技术实现快速检索、打印、准确统计，建立企业内部专业档案管理信息系统，实现档案信息资源共享，利用者可以方便、快捷地从网上查到所需的档案信息，进而促使更多利用需求产生和实现。

2 分析档案信息资源利用的类型，研究档案信息资源的需求，不断提高档案信息编研产品的质量

档案只有在参与利用的过程，才能体现价值。认真分析档案信息资源利用的类型，仔细研究档案信息资源的需求，才能使档案信息资源的开发做到有的放矢。

2.1 档案信息资源的利用类型

档案利用按资源需求的性质大致可分为学术利用、工作利用和普及利用三种类型。学术利用，主要是利用者在接受课题任务、制定和撰写课题研究计划时，直接阅读档案进行学术研究，查阅的档案数量大，专题类档案利用率高。是档案历史价值和学术价值的体现；工作利用，是利用者在制定战略性计划、规划和政策或工作参考时，在档案中查找可用于参谋决策的资料，这种利用往往可以产生直接的社会效益和经济效益，具有现实意义。普及利用，是一种档案的主动服务，主要是宣传档案，以促使档案资源发挥理更广泛的作用，同时增强广大职工的档案意识，实现档案的文化价值。

2.2 档案信息资源的利用需求

根据对档案资源的具体要求和不同着重点，及时掌握档案信息资源利用的反馈信息，对档案利用效果进行研究，对利用情况统计分析，是不断加强档案资源开发利用的必要手段。

做好利用者的反馈信息收集。包括：检索工具是否科学并方便用户使用；编研产品是否准确并具有较强的针对性和适用性；各种提供服务方式是否能为用户提供最大的方便；各项规章制度是否合理、恰当；档案人员服务水平的高低以及上述各项内容的合理化建议等。

研究档案利用的效果，即人们通常所指的档案的技术效益、经济效益以及社会效益等，它们能够较为综合地反映出档案利用服务的运行成效，既是评价档案工作成就的依据，也是档案部门从宏观和微观角度不断调整与完善服务功能的主要参考。

综合统计分析档案利用情况，通过利用档案的数量、范围、时间及用途等，探求档案资源提供利用的规律性，总结开发利用工作的成绩和不足，向其他利用者提供具有启发意义的利用经验，为档案资源开发找准着力点。

2.3 不断提高档案信息编研产品的质量

编研工作是开发档案信息资源的重要途径之一，对档案材料进行深加工，将档案所载零散的、不系统的信息变成集中的动态的材料，才能更加有效地服务于企业，提高利用。档案部门要不断提高档案信息编研产品的质量，对不同利用者的利用需求做到心中有数，合理地确定档案信息资源的开发主题和入编内容，有的放矢地开展编研工作，向用户提供与之需求相吻合的、具有较高指导意义和参考价值的档案信息编研产品，最大实现档案信息资源开发利用的社会效益和经济效益。

3 积极主动开展好网络环境下的档案利用服务

做好档案信息开发利用工作，还要积极优化馆藏档案，提供网络环境下的档案利用服务，注重馆藏档案的数字化、网络化和档案信息资源的标准化。要转变传统的档案利用方式，加大力度完善档案资源数据库，使档案管理信息系统和现代信息技术成为档案利用的重要手段。从满足企业发展，适合档案馆的实际情况出发，做好档案管理信息系统与企业其他业务信息系统的互联，确保业务系统形成的电子数据向档案管理信息系统归档，同时根据需求将传统馆藏档案进行数字加工后导入档案管理信息系统。数字化档案的传输、加工和存储应综合考虑维持档案原貌、少占存储空间、便于传输和方便使用等因素，建立起最能满足企业利用需求且具有标准存储格式的数字化档案资源，以网络为依托、需求为中心，提供方便快捷的利用服务。

4 拓展服务方式，加大宣传力度，提高档案信息的利用效率

档案部门应积极拓展服务方式，实行多样化服务，如开展档案展览与陈列服务、档案目录信息服务、咨询服务等。档案人员通过服务随时进行调查，了解用户的需求特点、利用要求以及利用过程中一些合理化建议，对档案信息的利用进行预测、研究、进而改进档案信息服务工作。

同时还要做好宣传工作，通过多种途径增强企业的档案利用意识。通过举办档案知识讲座或广泛利用传播媒介宣传档案工作，使人们对档案部门工作的性质、内容有充分的了解和正确的认识。要加强对馆藏内容的揭示和报道，编辑《档案要览》、《全宗介绍》、《档案资料目录》等，让用户尽可能多地了解馆藏内容、成分以及查档的途径和方法。这样，当人们出现利用需求时，就会自然想到去查阅档案，大大提高档案信息的利用效率。

5 加强学习、开阔视野、提高档案队伍的整体素质

在档案开发利用工作中，档案工作者加工和完善馆藏档案，满足利用需求，是档案利用工作的主动力。档案工作者的素质直接关系到档案利用的效率和效果。

档案工作者应牢固树立档案工作服务于企业的科研、生产和经营活动的意识，要有强烈的事业心、责任心和开拓进取创新精神，根据利用需求，全面、及时、准确地为企业的各项活动提供最佳服务。

档案工作者应优化知识结构，除熟练掌握档案专业知识外，还要加强现代信息技术的学习，和对知识管理的认知，跟上时代发展的步伐，真正有效地开发档案资源，做好网络环境下的档案利用服务。

综上所述，收集档案，分析需求，研究档案，开发利用，不断学习新知识、新技能，是新时期对档案工作者提出的新要求，做好以上几方面工作，可以有效实现档案信息资源良好的开发利用，提高档案工作的管理水平，为企业生产、经营、管理提供系统的、科学的、快捷的档案利用服务。