事业单位人事档案管理的信息化发展探究

张英

摘 要：在当前信息化高速发展的时代，传统的人事档案管理完全不适合时代的发展，信息化的人事档案的管理是必经之路。近些年我国的事业单位的人事制度发生了很多的改变，在当下的事业单位的人事管理中依然需要投入很大的精力，从而浪费了相应的人力、财力，对于人事档案的信息化建设需要加强，对于存在的各种各样的问题，我们基于这些问题的存在对于事业单位的人事档案的建设进行探究。

关键词：事业单位；人事档案；信息化

1引言

近些年来我国的事业单位在工资待遇、工作聘任上的制度都有很大的改变。人事档案管理作为人才信息的一种载体，里面详细的记录人才的学历、工作经验、个人背景、奖惩等各方面的信息，这样有利于对人才的发掘和合理的运用。在我国经济高速发展的道路上，对人才资源进行有效的管理和利用，是为了提高事业单位人事档案的管理水平，大都采用信息化的管理模式，提高事业单位人事档案管理的效率和质量，当然现在人事档案的管理还存在一系列的问题，阻碍着人事档案管理信息化建设的水平。从而需要对信息化人事档案管理的存在的问题进行查找，对相应的问题采取有效的解决措施，进而改善现在信息化管理人事档案的存在的问题，提高人事档案管理的效率和质量。

2 加强人事档案管理的信息化建设的重要意义

人事档案记录了人才的信息，通过个人的人事档案可以了解到背景、履历、工作经历以及奖惩绩效等信息。科学的人事档案的管理可以有利于信息的及时获取和人才的应用，提高人才的开发和使用。无论是对于个人还是各组织单位个人的人事档案都是十分重要的，事业单位也一样，对提高事业单位的工作效率明显同时对事业单位的发展有着起着很重要的作用。然而，传统的人事档案的管理模式已经不适应现代的信息化的要求。传统的人事档案的管理只是记录，计算机只是用来辅助记忆的功能。但是在数字信息化的高速发展的今天，人事档案的数字信息化的管理是未来必然的。人事档案信息管理之后对人事档案的管理会更加的简单便捷，通过利用计算机、扫描仪等一系列的现代化设备对现在档案信息、图片进行虚拟的转换成电子数据，有利于对档案信息的提取、筛选、分析等运用。电子数据便于保存长，连接互联网后查询个人信息更加快捷方便。又可以降低事业单位档案管理的成本。当事业单位想了解某个人的人事档案信息可以在电脑上属于相关信息檢索就出来了。利用现有的网络技术可将单一的脱机、联机检索变成智能网络搜索，进一步提高人事档案管理的工作效率。

3 人事档案信息化建设中存在的问题分析

3.1 事业单位人事档案管理的软、硬件差异

不同企业间对人事档案管理的要求不一，从而导致各个单位开发的档案管理软件功能各不相同，差异也很多，这样以来软件之间的互通就是一件很难的事情。目前来说各单位的硬件设施都配备的相差无几但是在管理的模式依然是以人输入为主，计算机辅助，在一定程度上影响到了事业单位的人事档案信息的启动。

3.2 档案管理人员的素质不一

人事档案的管理人员很大一部分都没有受过专业培训也缺乏一定的专业知识或者对专业知识了解的不够多。尽管事业单位也有一些专业的档案管理人员对于档案的管理也有深厚的工作经验，但是他们一直都用传统的管理的模式，长期的使用传统的管理模式对他们来说一时半会改过来很难。从而使他们对于新兴事物的接受有一定的难度，还有在一定程度上不愿意去接受新事物同时也缺乏一定的认识。事业单位的人事档案的从事人员更换频繁，新到人员对于业务不熟悉造成工作上的困难。

3.3 人事档案的利用率低

有些事业单位的人事档案的管理工作处于被动的状态，主要目的是为了应付上级领导的检查。人事档案能够提供的信息很少，除了基本信息几乎也没什么重要的信息，在人才选拔和培养方面的就很少，甚至有些人事档案中涵盖虚假信息，利用率比较低。

3.4 资金投入有限现有设备无法满足需求

事业单位要建设信息化的档案人事管理系统，就需要一定的软件和硬件设施，在这个信息化的建设上需要很大一笔资金的投入。人事档案的信息化管理不是几台电脑外加几台扫瞄仪等几台设备就可以搞定的，它是需要全面系统的信息化设备。这些设备的配置和系统的完善都需要大量的资金投入，后期也是需要专业的人员来维护的。同时也需要培训一批使用这些设备的人员，这一系列的经费都需要从单位的经费中支出，而档案的管理在整个单位中一直处于从属的机构没有太大的分量，所以有些单位不愿意拿出大量的资金用来投入档案管理的信息化，以至于档案管理的信息化建设在各事业单位中的进程缓慢。

4 推动人事档案管理信息化发展的创新思路

4.1 引入先进理念，提高管理人员素质

在档案管理的过程中一切都是围绕着人来进行的，档案管理人员的素质很大程度上影响档案管理信息化的建设，因而对于管理人员对管理档案信息化的意识要加强培养。虽然现在信息化在飞速的发展但是人们观念守旧依然需要引进一些先进的理念，只有从思想上提高认识、重视、明确信息化建设的重要性，才可以从根本上提升档案管理的信息化建设以及信息化程度，同时也需要培养出一批专业、具备高素质的档案管理人员。随着时代的变革，信息化的不断发展对于档案管理人员的要求也会不断地提高。要求管理人员不仅仅只会管理档案同时也要具备专业的技术知识，由于档案管理工作的特殊性也要有对个人档案信息保密的职业素养。所以档案管理人员要具备良好的道德素质也不断的对其进行综合能力的培养、职业道德教育和良好的思想觉悟，这样的管理人员才可以让档案的信息管理工作做的更好。

4.2 人事档案管理信息化数据库的建立和安全防护

管理人员要严格遵守有关档案管理部门关于建立档案数据库的各项规定条律，认真负责建立起科学、规范的事业单位人事档案的数据库。同时需要强调的是信息技术为档案的提取提供了快速、高效的方法与手段，但也给档案的管理带来一定的安全问题，确保人事档案的安全是每一个事业单位不得不考虑的问题，要建立起档案管理的机制以及不断完善的信息保障体系，来保证档案信息的保存安全同时也要规范档案借阅的管理机制来保证档案借阅的信息安全，加强对档案管理人员的职业操守教育和安全技能的培训。

4.3 解决资金问题，健全管理机制

档案的管理大多是是由基层单位和上级主管来负责的，但是基层单位较少的人事档案，这样投入较多的资金和社员来建立信息化的管理几乎是不可能的，也不会引起上级领导的重视，毕竟档案的管理没有利润可以创收入，众多的基层单位都去改善管理模式建立档案管理信息化是不可能的，但是集中起来管理这样的话不仅可以引起上级领导的重视也对档案管理资金的缺口迎刃而解。这样可以投入较少的人管理众多基层单位的人事档案工作。这样也易于形成管理的统一标准也解决了一系列的问题。对于记录在档的人事档案应从人事管理入手查漏补缺，完善各个流程的机制，切实建立人事档案管理的制度，在人事档案的管理上遵循统一领导、统一管理、统一制度的原则，随着技术的发展档案管理部门也要与时俱进，确保档案的信息化管理实用有效。

5 结语

事业单位的人事档案管理信息化的建设对于事业单位的体制改革创新和实现对人事档案的信息化管理意义深远。对于当前我国事业单位要利用现代化技术不断地加强事业单位对人事档案管理的信息化建设。

参考文献

[1]曲健.事业单位人事档案管理的新思路[J].办公室业务，2013（10）.