工程设计企业档案管理发展模式初探

摘 要：本文通过对国内外工程设计行业企业的档案工作进行梳理，揭示了当前工程设计企业档案工作现状与发展方向、提出在信息化背景下档案工作者的服务职能创新方向。同时，为档案管理服务工作如何开展提出了建议。

关键词：信息化 工程设计 档案管理 档案信息系统

工程设计企业的档案能完整体现工程的来龙去脉，是企业活动的记录，凝结了企业员工在从事设计工作过程中获得的认识、体会、经验和教训，是企业重要的信息资源和知识资产。

下面，对目前国内外工程设计行业档案管理模式进行梳理，主要包括六个方面。

1 国外比较先进的档案管理模式综述

美国的城市工程建设档案，归纳起来有如下一些特点：

1.1 非常重视资料的收集和保管

档案部门所藏资料系统、完整， 门类齐全， 数量丰富。如纽约图书馆，该馆多年前进行馆房建设时所拍摄的照片+含建设地址原貌建筑基础、结构施工、设计模型等，及相应的文字记载均保存完好。

1.2 档案资料普遍实行电脑管理， 而且大多采用高密度、大儲量的光盘存储技术

缩微技术已得到广泛应用，西雅图港务局档案室， 除拥有多台计算机、复印机外， 还有完整的缩微设备， 重要资料全部缩微， 所以没有大面积的库房。

1.3 档案实现了现代化管理

如西雅图地下管线中心，建立高效的图文信息存储及传输服务系统。我们看到每个办公桌面都安置了计算机和电话。工作人员通过接听查询电话并操作计算机调出图或数据为用户服务，并及时将信息传告有关管线管理单位，及时派员到动土现场指导。

1.4 实行计算机联网，大大地提高了档案信息资源共享及开发利用水平。

西雅图档案馆计算机中心，不仅与西雅图及附近州、县、地区的十多家档案馆联网， 而且与国内外一些档案馆联网，用户使用设在家庭或单位的计算机可向网内任何一家查询或索取资料。西雅图地下管线中心也与各家管线公司实现了联网，其信息转输准确、高效、敏捷。

2 工程设计企业档案工作现状与发展方向

工程设计行业企业档案管理经历了以下几个阶段：一是手工操作阶段；二是半自动化阶段：计算机辅助立卷，实现单机目录检索；三是自动化阶段：文件、档案一体化管理，实现企业局域网档案全文存储与检索；四是信息化阶段：实现信息系统档案信息检索与利用，实现档案信息无纸化。

目前，大部分企业处于半自动化阶段（部分计算机完成，部分人工完成）向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷，单一目录检索，实体档案保存到档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。工程设计企业档案工作现状与发展趋势主要包括以下几个方面：

2.1 档案实体管理与档案信息管理的结合

工程设计企业的档案种类繁多，从档案实体类型和档案管理的方法方式上，体现出一系列新特点，如：来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。这要求工作人员在开展档案工作时，把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。

实体管理以整理为核心，主要采用历史的管理方法；信息管理以检索为龙头，却主要采用逻辑的方法。因此，企业档案工作不仅要做到档案实体有效保存与持续性管理，还要通过信息组织原理和技术将档案实体与信息建立目录关联，再运用数据库技术、数据挖掘技术，将档案信息内的知识集成为企业所用。[1]

2.2 信息化实施对企业发展的重要性

档案信息化，从以档案实体为重心的原有模式，向以档案信息为重心的新模式转变。通过对档案信息进行处理，可大幅提高档案的可用性，能够从馆藏档案中获取大量有价值的信息资源。

根据企业的机构设置和各自的专业特点来进行，以规范性、系统性、稳定性、高度共享性为原则，按行业特点和专业分类来组织，把沉淀的、片断的、零碎的档案资料知识变成活跃的、有条理的、分门别类的系统的数字化信息。使有关设计人员能够及时掌握行业信息， 提高设计水平、设计效率、设计质量和管理水平。

2.3 电子文件的维护与管理

人们把以数字化方式记录的文件统称为电子文件，对于企业来讲，解决本单位、本工程电子文件的收集、管理和归档，从源头解决电子文件真实性、完整性问题。结合工程建设档案的实际，充分应用元数据技术、电子签名技术、加密技术、身份认证技术等维护建设电子文件信息的真实性、完整性和保密性。

主要的问题有三个：

（1）电子文件的长久保存问题。数电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体必须进行定期检测和拷贝，确保电子档案信息的可靠性。

（2）电子文件的证据力和法律效力问题。这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。2005 年4 月1 日起施行的《中华人民共和国电子签名法》（ 以下简称《电子签名法》） 是实现电子文件管理法制化和认可电子文件法律效力最基本的依据和最重要的法律保障。

（3）数字化信息与载体的依附关系问题。数字化信息的组织是通过编码形式完成的人们处理、传输、存储和显现数字化信息。归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：

①通过法规约束电子文件格式种类，尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式。

②通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。

③提高载体材料寿命，对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份。

④形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况。

2.4 建立企业信息管理系统

企业信息管理系统的建立，涉及企业各线管理流程的再造，它通过利用信息技术，以知识管理为核心，强调信息资源的应用共享。并通过规范化的信息管理实现信息的有效管理和共享，促进系统信息化工作的开展，实现企业内部资源的共享和协同，使得各业务流程最大程度的无缝平滑的衔接，从而提高管理的效率和业务的精确度，对增强企业的市场竞争力大有裨益。

档案管理系统软件相关功能开发设计与实施，针对各类用户的需求，进行系统功能、数据访问权限和个性化界面的布置与定制。通过对服务利用进行统计、分析，采用相关计算机技术，能根据企业档案利用者的利用偏好，提供智能化的档案服务。这样使得企业信息资源共享度提高，缩短编制二次文献信息的时间，提升档案信息利用的时效性。根据档案需求提供完善、周到的服务，满足个性化需求，提高档案服务效能。服务得到了如下几个方面的拓展：

2.4.1 服务功能拓展

企业现有的档案管理信息系统，应用了先进的信息技术，为档案管理人员提供了档案信息整理、组织、开发的工具，创造了更好的档案信息资源的服务条件。数据挖掘技术、信息集成技术、全文检索技术等信息技术的运用对于档案服务，使档案检索能力、检索速度、查全查准率有了很大地提升。

2.4.2 服务内容拓展

信息时代，档案存储的空间是虚拟的，不同于传统档案库，它随着信息技术的发展，不断地扩展着有效空间。随着企业数档案数据库的建立，档案数字资源数量增加，提供方式方便简洁，内容形式多样，档案信息利用的内容转向数据库中的数据。

2.4.3 服务方式拓展

信息时代，信息通过各种功能系统与通信技术网络有机地综合起来，形成有组织的网络结构体系，形成了网络体系中信息的集成与共享。将有价值的企业信息资源存入数字化档案系统管理，通过系统进行规范管理，运用数据挖掘技术信息获取和挖掘，将取得的信息进行整合，提供给用户加以利用。

3 档案工作者的服务职能定位

设计创新是时代的要求，是市场的要求，也是设计院自身生存和发展的要求。工程设计企业档案工作面临的新的挑战，提出创新性模式能更好发挥档案信息资源的价值，发挥档案工作在创新设计中的服务作用。主要有如下几个方面：

3.1 增强服务意识

建立起信息灵敏，反应快捷，优质高效的档案工作服务机制，增强工作的预见性、针对性和时效性，保障档案利用者的各种需要。不断提高档案工作的服务质量，保证准确、快捷地提供档案。面向市场，掌握先进的现代化管理技术和管理知识，用现代化的信息工具为市场需求服务开展档案编研工作，搞好超前服务。对高难的管理技术，要勇于探索，敢于创新同时要加强与外部的联系，学习先进经验，发展和壮大自己的服务实力，提高对设计和科研的服务能力。

3.2 在履行职能上创新

在履行职能上做到由收藏、借这种一般性服务， 向挖掘、编辑、研究高层次服务转变。树立高度服务意识，站在全方位服务的高度位置上，对档案的来源、使用、保管进行调查研究，加强信息反馈工作，对用户要起到参谋和咨询作用。

3.3 在服务机制上创新

数字信息中心档案板块要充分发挥职能作用，既做到合理分工各负其责，充分发挥每个人的积极性和创造性，又要加强联系，密切配合， 步调一致地做好档案服务工作。

3.3.1 科技档案工作标准化

使分类、检索、著录等标准逐步向国际标准靠拢， 使标准在各级各类档案部门真正实行起来，使科技档案信息处在最佳运转状态和最大接收容量以达到横向交融的目的，为档案信息的广泛利用开辟途径。

3.3.2 科技档案利用多样化

更多地研究用户心理、目的， 由被动利用转化为主动利用，为科技发展的不同类型用户服务。

3.3.3 设备、技术现代化

利用一切先进设备和技术手段为科技档案工作服务， 包括：电子计算机技术、缩微复制技术、激光全息技术、现代档案保护技术以及声像技术等。

工程设计企业档案服务工作应该拓展为全方位的服务，不再以单一的形式，而是從阶段性的服务拓展为全过程的服务。前期包括：了解用户的档案需求、主动向企业各业务部门宣传现有档案资源状况、主动开展检索、利用档案的技能培训等。服务后期包括：服务效果反馈与分析、了解用户产生的新需求、根据用户的反馈改进服务、分析主要的服务对象和服务内容，总结工作规律等。可以发掘用户利用偏好和需求趋势，从而取得用户个性化需求。[4]

4 信息化、无纸化背景下的档案管理服务工作

可以主要从以下几个方面入手：

4.1 加强档案的规范化管理

首先建章立制，避免信息杂乱无章。在实际档案管理工作中，根据单位工作实际，制定、修订各类档案管理办法，以规范各业务系统数据的形成。

4.2 档案的“收”做到全流程控制

档案管理工作进行前端控制，确保档案管理规范。将电子文件、数据的归档分为逻辑归档、物理归档，针对不同数据类别采取不同处理办法，与档案系统建立实时接口。

4.3 档案的“管”做到全技术支持

由于档案数据的快速增长，因此无法对其中每份档案“逐份鉴定”只能对某个项目、事件采取“宏观鉴定”。在档案安全管理方面，需要对每份档案保留检索、利用日志、避免档案信息泄密。

5 档案的“用”做到全智能服务

传统的档案管理以文档管理为主，档案基本处于被动利用，沉淀的档案没有人去分析利用。通过建立各种数据模型，对海量数据进行聚类、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，进而提高企业决策水平和档案工作效率。

6 总结

企业档案经过长期的建设已经拥有了大量的参考文献和技术资料，门类齐全且信息资源十分丰富，已经成为重要的信息资源基地，能为设计人员提供相应的信息服务。通过ECM内容管理系统，档案已成为可供随时查阅的信息。采用计算机技术对原有的文献进行收集、筛选和不同层次的加工， 使之转化成为电子文件形式的二次文献信息供设计人员利用。

在未来的日子里，实现档案信息存储的数字化、档案信息传递的网络化、档案信息开发的智能化和档案信息服务的远程化，便能使档案信息在企业工作中显现出其潜在的巨大价值。

参考文献

[1]秦斌.影响保存电子档案的因素 [J].城建档案，2008（4）：50-51.

[2]侯卫真.信息化与档案管理若干问题思考[J].北京档案，2007（1）：13-16.

[3]段丽.城市建设档案利用与商业秘密保护的冲突与协调 [J].城建档案，2010（7）：29—32.

[4]宋彦荣.浅析档案工作者的创新意识和高效优质服务 [J].档案室工作，2016（3）：42.

[5]王克柱.提高设计院资料文献的利用率 [J].福建建筑， 2010（5）：143-148.

[6]刘洪伟，和金生，马丽丽.知识发酵——知识管理的仿生学理论初探[J].科学学研究2003（5）：514-518

[7]鲍杰，孙培山，樊治平.一种基于知识管理的企业竞争情报过程模型[J].情报理论与实践，2006（3）：304-307.

[8]张勇、王冬.档案数字化工作的实践与思考[J].中国档案，2007（06）：54-55

作者简介

李利方（1984-），硕士，馆员，已发表文章6篇。目前就职于上海市政工程设计研究总院（集团）有限公司信息管理部。