中学档案管理中的档案收集工作探讨

王强国

摘 要：中学档案管理在学校工作中起到很重要的作用，而档案收集工作至关重要。但在现实中，档案收集工作有很大的问题。本文就这些问题提出了一些想法，旨在提高中学档案收集工作，提高中学档案管理水平。

关键词：中学；档案管理；档案收集；

在学校生活中进行记录学校活动，反映学校工作，具有保存备查的功能的各种学校文件和材料的综合，我们称之为学校档案。通过档案，可以清楚的看到中学每个阶段的情况。所以，加强中学档案管理工作是非常必要的。而作为档案管理中的第一步，档案收集工作就显的尤为重要。

1 档案管理的重要意义

1.1 档案是学校体现自我形象及学校文化建设的重要借鉴及参考

在学校的日常管理工作中，档案管理是非常重要的一部分。它追随着学校的发展而增加的。学校的知识成果、先进工作者的记录、出色的教学经验、优秀的计划发展都会真實客观的体现出来。这些沉甸甸的成果组成了学校能够树立其形象和校园文化的前提和基础。它记录了学校全体师生工作和生活中德智体美的表现，是学校成长与发展的最客观的表现，这将成为学校实现自我价值观发展的强大动力。江主席提出一个口号，“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”。一个国家尚且如此，更何况一个学校。比如，浙江省普通高中特色示范学校评定工作中，很多工作就是在学校档案室提供的资料作为参考的。当学校需要为自身生存和发展需要得到上级领导和全社会的支持时，学校档案可以为它提供最好的依据。所以只有更好的开发利用好学校档案信息，就可以得到其潜在的经济和社会效益。只有这样，才能体现出档案工作管理的巨大意义所在。

1.2 对校领导层决策有参考意义

学校档案始终贯穿学校的形成、发展等全过程。同时，它有横穿学校教学工作的组织管理等各个方面。仔细分析学校档案中的教案、试卷等教学档案，可以了解掌握学校前人在结合自身教学工作经验的总结和学校整体教学水平的演变情况，这样为学校进行之后的教学工作安排提供很好的依据和参考。在学校档案中的建校资料和校发展历史资料中可以总结出学校建设以来的一些好的思路及以前失利的经验，这为校领导在进行学校建设中的决策起到很好的参考。司马光的《资治通鉴》就是将历史中的得失总结出来，让皇帝可以在做决策时能得到参考。学校的档案工作也是这方面的作用。如能利用好这一特点，就能避免走弯路、错路。如果不能很好的管理这些档案，将是学校最大的损失。

2 档案收集工作存在的问题

2.1 领导和教师不重视

1）领导重视是加强档案管理工作的关键。但在实际中，校领导大多忽略了这一重要工作。虽然《档案法》、《中小学校档案管理暂行办法》中强调了档案管理，但领导对此意识淡薄，只有上级抽查时才会紧急抓一下。而且对于档案室的经费，资料来源等都不足。这些问题导致档案资料收集都相当困难。

很多档案工作人员缺乏工作的紧迫感和责任心，坐、等、靠思想严重，满足现状、求稳怕险，抱着应付上级检查的心态，工作得过且过，致使档案利用开发水平低、能力差、重视不够。

2）教职工是资料来源的主体。但教职工对此没有任何意识。教职工认为只要将教学任务或后勤任务圆满完成可以了，档案工作可有可无。这种思想导致教职工对于资料收集工作不认真甚至抵触。而且档案室又与各部门脱节，无法做到档案资料准确并快速移交到档案室。造成资料的缺失、不连接等问题。

3）档案工作人员是资料收集的主体。由于长期的不受重视，档案工作人员受到主观和客观影响。思想陈旧，工作呆板，管理理念落后。无法做到超前管理意识，对资料收集长期处于被动状态。无法起到与各部门沟通的能力。这将导致档案资料收集能力低下。

2.2 收集工作难度大

大多学校在建校初期，由于条件原因，导致很多原始资料无法更好的保存。再者学校的原始资料大多是纸质版档案。其中有手写档案和纸质版档案。而且纸质版的规格不一，有16开纸张、A3纸张、A4纸张等各种规格。纸张大小不齐，页面规格不一，很不规范。之后随着时代的发展，学校档案中又产生了大量的电子档案。这使得档案管理的收集工作难度大大增加。

学校档案管理制度混乱。教职工就负责把自己有收集意义的材料规整，立卷、归档、再移交给档案室。这样不但没有分门别类，而且还无法甄选资料的收集价值。而且学校档案管理制度对于文件的保管条例不明，无法甄别收集价值，全部收集，导致收集工作的浪费。

2.3 材料收集不充分

大多数档案只是反映了活动的结果，而没有反映中间过程，说明工作人员在收集档案时遗漏了部分档案。此外，平时对收集的材料整理不及时，材料长时间没有归档，使得档案材料没有及时形成是形成档案资料遗漏的重要原因。

2.4 档案工作队伍建设比较薄弱

有的学校没有专门的档案管理工作人员，基本上是老师兼职，导致档案管理工作人员变动频繁，工作没有连续性，直接影响了档案的收集。

3 对收集工作的建议

3.1 提高教职工正确的档案观

首先领导要树立起正确的档案管理理念，加强档案管理的收集工作的管理，制定相关规定，让档案室和各部门按照规定正确的进行档案资料收集工作。对档案工作人员进行培训教育，使其能在业务水平提升的过程中，思想上树立起正确的档案观。进行全校教职工人员的教育，使教职工认识到档案管理工作的重要性，使其在进行资料收集中认真负责，将有价值的资料按照规定移交档案室。当然，档案室也要时刻关注校内外中能够反映学校工作情况的资料，主动收集。

3.2 建立收集工作信息化

信息化的前体是建立一个健全的档案信息制度。学校要建立一个机构健全，人员充足，有目标、有计划、有任务的综合档案室。在资料收集工作中，做到专人专职，职责明确，规范化，系统化，范围化。在细节上保证资料收集工作的顺利开展。现如今，信息化建设成为一种主流。学校的档案室资料收集信息化将可以提高收集资料的效率，减少人员工作的失误及速度慢等问题。它还可以推动一体化管理，可以加强档案资料收集过程中各部门的交流，让学校成为一个整体，减少之前沟通不足的问题。

中学档案管理是中学校进行工作中不可缺少的一部分，而资料收集是其中最重要的一个环节。只有将其做到最好，才能体现出档案管理的价值。所以我们要不断改进资料收集工作的方式方法，努力推进学习档案管理工作的不断提升。

参考文献

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