浅谈加强基层档案室管理的必要性

程晓东

摘 要：随着中央和地方对档案室规范化建设的重视，加强基层档案室的管理越发必要。但是，目前我国的多数基层档案室均存在不同程度的弊端和不足，制约了整个档案事业的发展。本文作者根据自身工作经验，认真分析了基层档案室的管理现状，并有针对性的提出了管理意见，供同业人士借鉴与参考。

关键词：基层档案室；管理现状；意见议

档案是每个单位发展和变迁的真实记录，每卷档案对本单位、甚至是全社会来说都具有非常重要的社会价值和经济价值，所以每个单位形成的档案和资料都需要在单位档案室内妥善保存。因此，加强基层档案室的管理也就显得格外重要。

随着档案事业的不断发展，各个单位档案室也得到了较大的提升，但是依然存在一些弊端和不足。目前，从中央到地方均提出了加强档案室管理的要求，其中2016年4月国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中就提出了“明确各级各类机关档案室房屋类型、建筑面积、硬件设施等建设要求；启动“标准档案室”建设，促进机关档案室硬件建设规范化。”由此可见，加强基层档案室的管理刻不容缓。

1 基层档案室的管理现状

1.1 基层档案室基础设施现状

由于各个单位对档案的重视程度不同，加上单位经费等方面的原因，导致每个单位对档案室基础设施现状也参差不齐，有的档案室无论房屋类型面积还是硬件配备都能达到标准要求，但是有的档案室仅能满足有间房，面积也小，档案室配套设施根本达不到“九防”要求，直接影响到了单位档案的安全保护。

1.2 基层档案室人员队伍现状

由于每个单位的性质不同，编制数也不同，导致每个单位的基层管理人员队伍也有较大差距。在档案室管理人员配备方面，很多单位根本没有专职档案管理人员，兼职人员也是少之又少；在档案室管理人员水平方面，大多数兼职人员没能经过专业、系统的方案业务培训，甚至有的兼职档案管理人员根本就不懂档案管理业务，即使有参加过地方档案局举办的业务培训班的兼职人员也是对档案管理工作一知半解。因此，在档案管理工作中档案的归档不规范，常常出现分类不对、编页错误等问题，直接影响到室藏档案的开发和利用。

1.3 基层档案室管理制度现状

尽管中央和地方都出台过相应的档案管理制度，但是很多基层单位没能具体结合自身实际，建立起与自己业务相对应的规章制度，从而导致在档案归档整理、开发利用等工作中没有依据。尽管有的单位可能建立起了相关的规章制度，但是在具体的操作运用过程中，由于碍于面子，迫于领导压力等，没能将规章制度严格贯彻执行，所以基层档案室经常出现档案丢失、档案受损等情况，这必将使单位档案室的管理陷入混乱。

1.4 基层档案室管理水平现状

目前，多数基层档案室的管理水平都相对较低。由于管理人员的素质水平较低，保密意识欠缺，工作缺乏主动性和积极性，从而容易导致很多涉密档案、资料和信息等被泄露，基层档案室中对于档案的管理普遍缺乏保密性。基于这种管理不够规范的现状，基层档案室的管理工作就存在了诸多问题和隐患。

2 基层档案室的管理意见

单位长时间形成的大量档案和资料都需要在单位档案室进行保存，档案管理工作做得好坏，关乎档案的寿命，关乎单位的利益。但是结合上述基层档案室管理的现状，我们很容易会发现，目前基层档案室的管理在软硬件设施、管理人员、管理制度、管理水平等方面存在很多不足之处，与“标准档案室”建设相差甚远，不利于档案管理工作的现代化建设，可见对于基层档案室管理的加强已经十分必要。针对上述不足，结合我本人从事档案室管理工作的经验，我认为加强基层档案室的管理可以通过以下措施来实现。

2.1 领导加强对档案的重视

领导对档案工作的重视是抓好基层档案室管理工作的基础，领导对档案工作重视程度的差异，具体就会体现出档案室的差距。总之，档案管理工作只有得到领导的重视，档案室才会在房屋条件、经费保障、人员配备等方面得到加强，才能推动档案工作的开展。

2.2 加大档案经费投入力度

档案室的条件好坏直接影响档案的保护工作的效果，通过加大档案经费的投入，可以提高档案库房基础设施的建设，改造升级档案库房，增添档案室的配套设施，使之达到档案库房防盗、防火、防热、防潮、防光、防有害生物等“十防”要求，确保有个良好的档案保存环境。同时，如果经费充足，还可以对纸质档案进行数字化扫描，加快档案信息化建设，方便室藏档案的检索利用，最大化的发挥档案的价值。

2.3 增加档案管理队伍力量

档案室管理人员队伍是加强档案室管理的重要因素，人员少，人员素质低、能力差等都会严重制约档案室的管理工作。各单位都要努力培养一支高素质的专业化档案人才队伍，确保档案专兼职人员懂技术、懂业务、有能力、有素质、有责任心。各单位要加强对档案管理队伍的认同和支持，在职称评审和职务晋升过程中要同等对待，确保档案管理人员留得下、待得住。

强化档案安全保护意识。各级档案主管部门要加强对基层档案室的业务指导，加强对档案管理人员的培训，本单位也要多为档案管理人员提供外出学习、进修的机会，在提高档案业务能力的同时提高他们的档案意识，尤其是档案安全保护意识，确保从思想上提高对档案管理重要性的认识，严防档案失泄密和档案丢失、损毁事件的发生。

健全档案管理制度体系。要深入贯彻学习《档案法》，真正将依法治档落到实处，让档案管理人员切实做到有法可依、有法必依，充分发挥法治的引领、规范和保障作用，推动档案事业在法治轨道上发展。此外，要根据本单位的实际情况建立档案管理工作责任制，严格管理档案的借阅和利用，进一步明确人员责任；同时还要建立档案管理人员的奖惩机制，激发档案管理人员工作的积极性和主动性。

總之，在新形势下加强基层档案室的管理势在必行，基层档案室工作做得好，不仅是对自身工作负责，也是对单位负责，还是对社会负责，希望以上分析和建议可以切实起到加强基层档案室管理的作用。

参考文献

[1]张红梅. 浅谈档案室的档案保护[J]. 试题与研究（新课程论坛），2011（05）：67.

[2]龙秀云. 基层档案室管理现状及建议[J]. 城建档案，2012（11）：44.

[3]杨良. 加强基层档案室工作的几点意见[J]. 天中学刊，2001（16）：140.