事业单位档案管理创新的相关研究

谭存民

摘 要：在事业单位改革的进程中，传统的档案管理方式已经不能满足企业发展的需求，因此需要对其进行创新。基于此，本文将详细分析当前事业单位档案管理中存在的问题，并以提高信息化水平、加大重视程度、强化人员素质、完善管理制度为切入点，深入探究事业单位档案管理创新的主要路径，旨在全面优化档案管理的方式，提高管理工作时代化、科学化的水平，进一步推动事业单位改革的进程。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；管理制度

在改革不断深入的过程中，档案管理工作的重要性日渐显现出来。在传统的工作中，事业单位管理基本上就是对档案进行收集、整理，缺乏对档案信息的利用，也就是说并不能发挥档案管理的作用。究其原因，档案管理的方式存在很多弊端，对此就应该对其进行创新，将更加先进、科学的方式应用在日常的档案管理之中，從而在优化管理方式的同时，还能够提高档案信息的利用率，发挥管理工作的有效性。

1.事业单位档案管理中存在的问题

1.1 信息化水平低

在新形势的背景下，我国的信息化水平不断提升，同时很多事业单位自身的业务量也在不断增加，虽然部分事业单位已经引进了信息化的管理方式，但基本上流于表面，其本质依然沿用着传统的管理方式。由于传统档案管理的方式不具有较高的信息化水平，均以纸质档案管理的方式为主，不仅会增加工作人员的工作量，还会增加保存的难度，甚至需要建立专门的档案管理室，会使事业单位耗费更多的人力、物力。除此之外，即使事业单位引进了计算机技术，并通过其完成档案管理工作，但也仅仅是由工作人员将纸质档案中的信息进行录入，在增加工作量的同时，还很难保证数据的准确性。同时，电子档案未建立索引系统，不利于工作人员查阅相关的的资料，严重影响工作质量与效率，无法实现无纸化阅读的目标。

1.2 缺乏重视程度

就当前的发展阶段而言，事业单位依然缺乏对档案管理工作的重视，未充分意识到档案管理的重要性，在很大程度上限制了档案管理方式的创新，影响档案管理工作的质量。究其原因，事业单位的管理人员未对档案管理产生足够的重视，基本秉持着该项工作可有可无的态度，使得单位内部的档案管理工作不能高效、顺利的进行。除此之外，由于事业单位管理人员的思想因素，使得档案管理人员出现了懈怠的工作状态，更是直接影响了管理工作的质量。实际上，在事业单位长期的发展中，管理人员一直对档案管理工作存在误解，即档案管理工作就是对相关信息的抄写、保管，只要保证档案信息完整、安全即可。所以，很多事业单位的管理人员就会直接忽略档案管理的相关工作，无法对其进行创新与改革[1]。

1.3 人员素质欠妥

在当前的信息化时代中，为了能够实现对档案管理进行创新的目的，就需要事业单位积极引进更加优秀的应用型人才，只有这样才能够保证档案管理工作的有效性。但是，就当前的现状而言，由于事业单位的管理人员缺乏对档案管理工作的重视，使得单位并不会将更加优秀的人才应用在该项工作之中，而更多的是将其安排在生产、销售等岗位中。另外，经过长时间的发展，档案管理人员已经适应了传统的管理方式，积累了更多的经验，加之创新意识不足，使得其能力并不能满足档案管理的需求。同时，事业单位中未对管理人员进行专业的培训，从而导致档案管理人员不具备较高水平的信息技术，很难将更加先进的方式应用在日常的工作中，主要表现为：管理方式不统一、资料收集不完整等。

2.事业单位档案管理创新的主要路径

2.1 提高信息化水平

在事业单位中，传统的档案管理主要以纸张为载体，以手写的方式完成主要工作，这样的方式工作效率较低，同时储存量较小。对此，为保证事业单位能够适应信息化时代的发展，就需要对传统的方式进行创新，提高档案管理的信息化程度。具体而言，事业单位应该借助内部局域网络，设置专门管理档案信息的计算机，将其作为数据库的基础，并将事业单位中各个部门的计算机与之相连，从而保证相关的档案信息能够实时储存至数据库中。同时，根据档案信息的类型、时间等，设置清晰、明确、系统的索引目录，加之对数据库所设置密钥与身份验证等程度，不仅能够保证查询的效率，还可以确保档案信息的安全性。除此之外，为了确保多重因素所造成的数据丢失问题，还需要及时对档案的数据进行备份，实现档案管理信息化的目的[2]。

2.2 加大重视程度

在事业单位的发展中，档案管理工作具有重要的意义，但是由于管理人员缺乏对该项工作的重视，限制了其工作的创新、发展。针对这样的现象，事业单位的领导人员需要积极了解关于档案管理的信息，掌握其对单位发展的关键作用，从而及时转变自身的思想，走出认知误区，不仅能够推动档案管理工作的创新进程，还能够更加充分地发挥其作用。在事业单位管理人员思想不断转变的基础之上，基本档案管理人员也能够做到上行下效，加大对自身工作职责的认识，便于优化自身的工作方式，强化创新思想，进而为实现档案管理工作的创新奠定基础。同时，相关部门还可以在事业单位内部张贴宣传标语，营造出良好的工作环境，并将档案管理工作纳入企业文化、发展愿景之中，推动档案管理方式的创新与发展。

2.3 强化人员素质

在事业单位长期的发展中，专业的人才是其进步的动力，在信息化的档案管理工作之中，更需要综合性的优秀人才作为保障，不仅需要其掌握关于档案管理的知识，还应该具备计算机技能，以此实现档案管理的创新。首先，事业单位需要积极引进专业的技术人才，并将其应用在档案管理的工作岗位中，引导其充分发挥自身的才能，提高档案管理工作的质量与效率。其次，事业单位内部应该积极组织人才进行培训，为其讲解更多关于档案管理创新的方式，提高其自身的管理能力、计算机能力等，强化工作人员的创新意识。最后，就档案管理的领导人员而言，需要指派专业技能强、工作经验丰富、责任心强的人员担任，便于为其他人员树立榜样[3]。

2.4 完善管理制度

为了确保档案管理创新能够顺利进行，事业单位需要积极完善相关的管理制度，并将其落实在日常的工作中，不仅能够提高工作的规范性，还可以保证管理方式的统一性、科学性，便于充分发挥档案管理的价值。首先，事业单位需要对档案管理的保密工作制度进行完善，强化工作人员的保密意识，避免发生单位信息泄露等问题。其次，事业单位还应该积极制定岗位责任制，并将其与严谨的奖惩制度、岗位晋升制度等结合起来，对表现优秀的档案管理人员进行奖赏，反之则要进行适当的告诫或者惩罚。通过这样的方式，档案管理人员就能够加大对工作创新的重视，便于事业单位对其进行统一管理，从而在完善档案管理工作的同时，还能够推动单位发展。

结语：综上所述，在事业单位传统的档案管理之中，存在很多需要解决的问题，因此需要加大创新力度。以此为基础，经过对档案管理方式的创新，极大的提高了管理工作的信息化水平，加大了对管理工作的重视，全面提升了工作人员的素质，完善了档案管理的相关制度，并对其增加了资金投入，从而有效解决了传统管理方式中所存在的问题。所以，为了能够推动事业单位的发展，事业单位可以将文中的方式应用在档案管理之中。

参考文献

[1]高娟.推进事业单位档案管理工作规范化标、准化的策略研究[J].中国集体经济，2018（09）：50-51.

[2]马荣.社会主义市场经济下完善事业单位档案管理工作的实效策略[J].中国市场，2018（07）：121+125.

[3]褚智杰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2018（04）：76.