浅谈医院干部人事档案管理现状及实现信息化管理的思考

摘 要：随着我国信息化技术的飞速发展，众多企业在其发展过程中逐渐的应了信息化的管理手段，医院的人事档案管理也应该积极的利用信息化的管理模式。基于此，本文在研究 我国医院干部人事档案管理现状中存在的档案资料管理不及时、档案资料管理不规范、档案管理意识不够、信息化管理水平较低四个问题的基础上，从升级档案管理制度、改良档案管理方法、提高档案信息化管理意识、建立高素质档案管理队伍四个方面对医院人事档案信息化管理进行了深入的研究和分析。

关键词：医院干部人事档案；信息化管理；高素質管理队伍

在以往的医院人事档案管理过程中，受到技术、资金以及管理观念等因素的限制，通常采用的都是普通的纸质档案进行实际的管理操作。这就导致在实际的管理过程中存在一定的弊端，由于医院的人数较多，人事档案管理的工作效率很难得到较大的提升。近年来，越来越多的医院在其发展过程中积极利用先进的信息化管理技术和理念，从而实现了降低医院人事档案管理成本的支出，同时给医护工作人员的后期资料查询工作提供了极大的便利。

一、我国医院干部人事档案管理现状中存在的问题

（一）档案资料管理不及时

目前国内医院的干部人事档案管理工作主要是由不具备专业管理经验的其他领域医务人员承担的，因此，存在着干部档案补充、收集以及整理归纳等方面不及时的问题，包括干部年度考核的登记表、任免登记表和考核考察材料、奖惩工作材料等等。这类材料如果不能及时的收集起来会影响到对干部实际工作情况的反映，许多人事档案的内容都存在着陈旧单一的问题，没有及时的进行实时更新。在档案收集的过程中，其主要的来源是医院的组织人事部门，但是可以反映干部医疗技能以及工作业绩的技术档案并没有集中的进行管理，只是暂时存放在有关主管部门，导致档案室里堆放大量档案材料，没有最大限度的发挥人事档案的价值。

（二）档案资料管理不规范

医院的干部人事资料是通过长期搜集最终在档案管理部门进行整理的。但是由于管理过程的不规范性，造成管理人员对档案资料的收集不及时，因此，档案资料不能对医疗人员的近期工作状况进行实际的反映。医疗人员上岗后的相关工作材料比较少，工资变动、执业医师资格审核表等都存在着缺失的状况。另外，档案资料管理不规范还会造成档案材料的缺失，这种现象在传统的档案管理过程中时有发生，同时很难进行补救。

（三）档案管理意识不够

大多数医院在重视医疗工作发展的同时，疏于提高对档案管理工作的认识，没有正确的认识人事档案管理对于医院发展的重要性，其管理理念还停留在收集和存档的初期阶段，没有对现有的档案资料进行分析并加以利用。以此同时，医院各领导在人才选拔的过程中只重视工作中的具体表现，忽视了人事档案的重要作用，因此，间接导致了对档案管理工作重视程度的缺失。

（四）信息化管理水平较低

首先，医院工作人员中专业的档案管理人员十分缺乏；其次，医院对干部的人事档案管理信息化建设的投入资金不够。这就导致了医院的档案信息没有形成立体的档案信息库，而是单纯的将收集的数据录入电脑，并没有对其进行系统化、层次化的划分以及对比分析，在很大程度上延误了医院人才的培养和挖掘。

二、医院人事档案信息化管理的分析

（一）升级档案管理制度

随着医院信息化建设进程的不断加快，其各方面医疗技术水平也在不断的提高，为了进一步加快医院信息化建设的进程，需要及时的升级医院的档案管理制度。加快医院的整体信息化建设需要转变在传统档案管理过程中手动人工的管理方式，同时需要不断的缩短各个专业领域间存在的差距，最大限度的发挥人事档案管理工作人员的实际作用，有利于医院实现可持续发展的战略目标。档案的信息化管理能够从根本上克服传统管理模式中存在的档案整理和收集时间较长、归档操作繁琐以及档案查询和整体利用率较低的问题。利用现代信息化管理手段和理念，使得档案信息化管理和办公室制度化工作同步升级和发展，实现了文档一体化的信息化管理模式，符合时代的信息化发展要求，同时极大的提高了医院档案管理工作的时效性，有利于更好的进行档案开发、利用、查询等方面的工作[1]。

（二）改良档案管理方法

医院人事档案管理工作涉及众多的材料，不同材料的收集渠道也十分的繁琐，同时这项工作还具有一定的延续性，因此，应该严格按照《档案法》等国家相关规定进行实际的管理操作。医院干部人事档案的材料包括履历材料、入党团材料、工资变更材料等十余种之多，这就对医院档案管理的方法提出了较高的要求。利用信息化的档案管理技术建立完善的档案管理工作流程，同时对档案的收集、存档、借阅、销毁等操作流程进行备份，为档案资料的安全提供强有力的保障。对于收集起来的档案材料需要进行严格的审核，以便保证资料的真实性和可靠性。

利用信息化管理技术建立医院干部信息系统，有效的提高干部档案管理工作的质量和效率。具体措施如下：第一、建立人事数据库系统，对医院的干部人事档案进行动态的管理，对医院干部的档案资料进行编辑并绘制成干部信息采集表。在绘制的信息表基础上，再建立干部的任免、教育以及工作表现等数据子集库。结合动态信息，重视档案信息跟踪调查工作，对现有的数据库及时进行删除和修改，最大限度的保证档案信息具有时效性和科学性；第二、实行信息化分级管理，对医院职工档案资料实行分级存档，同时依照不同的专业科室进行专家队伍、普通职员、各级干部的网络存档工作，有利于后期根据具体工作需要进行档案资料的实时查询工作，为医院人才交流、提高医疗水平等发展战略提供有利条件；第三、构建医院电子档案系统，进一步加深自动化管理进程，医院在其发展进程中需要有目的的培养一些熟悉档案业务同时具备丰富的网络技术知识、掌握医学专业知识的专业复合型人才，并把这些人才转化成自动化办公、干部信息化系统的受益者和参与者。在进行信息化系统建设的过程中，需要全体工作人员的积极参与、同时分清各级职能，从而建立科学、规范、高效的运行机制[2]。

（三）提高档案信息化管理意识

随着我国医疗体系的改革，医院各级领导应该积极提高档案管理的重视程度，对档案管理工作提出具有建设性的意见，同时大力支持医院人事档案管理工作的开展。可以通过开展知识竞赛、发放知识手册等方式提高全体职员的档案信息化管理意识，从根本上提高各级领导和职工的档案信息化管理意识。

（四）建立高素质档案管理队伍

建立一支高素质的档案管理人才队伍是医院进行档案管理信息化建设的必要保障。管理人员依然是档案管理工作的主题部分，其工作能力和素质直接影响到档案管理的质量和效果。因此，建立一支高素质的档案管理人才队伍、提高管理工作人员的业务水平是医院推进档案信息化建设所提出的具体要求。将档案管理方面的专业知识同信息技术相融合，能够进一步推进医院档案信息数据库的完善。

三、结束语

综上所述，从升级档案管理制度、改良档案管理方法、提高档案信息化管理意识、建立高素质档案管理队伍四个方面积极推进医院人事档案信息化管理工作，可以有效的降低医院人事档案管理的成本、提高档案管理工作的效率、提高医院的整体信息化水平。在实际的医院人事档案管理的工作中，管理者应该具体结合医院的实际情况，分析各种改进措施的利与弊，有取舍的进行信息化管理的改革。

参考文献

[1]周晓玉.干部人事档案专项审核对医院人力资源开发的推动作用[J].实用医技杂志，2017，24（09）：1034-1035.

[2]赵丽.医院干部人事档案收集归档及保护工作的强化措施分析[J].山东档案，2015（03）：64-65.

作者简介

廖芸（1985-），女，贵州贵阳，本科，毕业于贵州大学；现有职称：助理馆员；研究方向：干部人事档案。