企业档案管理电子信息化及其重要性分析

摘 要：引入电子化管理是当前企业档案管理的应进行的重要改革，电子化管理可以有效的提升管理水平，明确该技术的核心重要性，制定科学有效的解决杜策，总结实践问题，划分多级权限，实时手机档案，激发企业资源价值导向，促进企业快速发展。对此，本文主要针对电子档案管理信息化进程进行分析，明确其重要意义。

关键词：企业档案管理；电子信息化；重要性

一、企业档案管理现代化信息建设的问题分析

（一）对企业档案管理工作的认识不到位

我国在过去的发展中，对档案管理工作的重视程度还不够，扁平化的组织模式是我国近年来的企业管理特色，精简部门首先对档案管理下手，并以此来降低企业成本，达到管理精简化，层次简化等目的，并以此来增加企业的市场竞争。但是与此同时，不够重视档案管理给企业带来了直接的影响，比如企业档案管理的效率问题。

（二）资金缺乏，设备设施落后

对于信息化档案建立来说，软硬件的技术是支撑的重要前提，建设技术基础是档案进行信息化的重要前提条件，资源建设需要企业进行大量的资金支持，对于当前我国经济市场来说，大多数企业处于初级阶段，发展资金紧缺，市场开发占去企业的大多数精力和财力，在这样的条件下，企业难以对档案管理进行建设，也就导致了我国档案管理的信息化之路并不是一帆风顺的。

（三）档案管理工作人员缺乏专业性

据不完全统计，我国档案管理人员的薪资水平在数据中处于低端趋势，与企业其他职业相比差距甚远，对于高学历的人才来说，这样的薪资待遇使得大家的热情度急剧缩减，工作积极性大幅度下滑。而且，随着当前信息化的发展，档案管理对当前管理人员提出了更严格的要求，管理者不仅需要对电子技术有着一定了解，可以在计算机上熟练操作和运用，还需要人员提高自身素质和能力，总的来看，我国当前企业正面临着这样一个不容忽视的问题，档案管理者专业水平不高，知识结构不够丰富，无法适应并推进当前的档案信息化管理进程。

二、电子信息化对企业档案管理的重要性

首先，电子信息化的档案管理可将档案按照企业的技术专业进行分类，针对不同的人员类型、财务种类、税务管理等等进行不同专业不同种类的划分，实现企业的统一管理。其次可以提高企业档案管理的管理质量和效率，使得企业相关人员可以快速查阅公司各类档案资料，减轻档案管理人员的工作量，这样的方式可以有效的提高档案管理人员的工作效率。再者，电子信息化的档案管理可以将档案原貌存留，不再担心档案长期的纸质损耗问题，使得档案资料的可信度大大提升，档案阅读时，不再需要调出原件进行翻阅，增强了对档案的保护。最后，网络管理使得地区限制的问题得到有效解决，查阅者不再拘泥于地区的跨度，可以直接对自己所需资料进行远距离读取。

三、强化企业档案管理电子信息化的措施

（一）实时收集档案资料

档案的实时性是管理档案中重要的环节，收集档案资料，及时确认企业档案的完整性，对档案进行清晰的认定和归档是公司企业档案管理中重要的一环。首先，企业管理中应清晰的分配给档案管理部门具体的业务及岗位职责，为其定档案室，明确的制定文书管理、材料整理、档案归类等相应制度，明确落实员工岗位责任，将任务安排到个人，全方位确保档案的及时归档，并定期对其进行整理补充，确保档案信息的完整与实时性。换个层面来讲，企业建立档案管理科室可以确保信息归档的速度与质量，在管理中要将工作任务明确分配下去，建立综合档案管理及归档的要求，明确档案归档的质量和制度。国家标准中对各类资料的归类有着明确的要求和规范，企业在档案管理过程中药严格遵守，确保档案信息的整体实效，确保档案之间的关联性。

（二）划分多级权限

对应不同等级特征的行业企业来说，档案信息的保密等级需要进行区分和界定，设立档案信息保密等级划分，设定必要的查阅权限，通过对档案信息查询系统的管理，制定和修改查阅权限，在保密过程中，严格界定浏览权限，包括浏览器的介入，依照保密规定区分为可查询、可下载、可打印等不同的等级，对档案信息传播情况进行管控。该软件平台通过对档案的不同等级划分和加密处理，有效的确保了企业信息的安全和完整，保护信息安全及高度机密，也便于浏览应用。

（三）建立明确的档案保存管理制度

对档案的管理和整理需要制定严格的标准，包括严格的保密移交程序，办公人员要符合规定范围内的移交手续进行办理，不满足要求的疑虑不予交接，交接后应要求相应科室按照国家标准进行严格管控和整理。

（四）依据《保密法》执行档案管理保密

1.档案管理人员必须严格遵守保密责任，履行自身工作職责。按照国家规定设立相应的保密档案库房，库房作为保密文件的存储要地，必须严格管理。档案管理人员必须严格遵守法律法规，切勿贪图利益而泄露秘密，要严格执行时间标准，作为资料管理者同时作为一个合格的公民都应履行保守国家秘密的责任义务。

2.要严格执行《保密法》的相关规定。根据法律规定明确的划分档案密保期限和保存期限，在档案的整理过程中，要对档案进行科学的分类，且严格保密。档案管理理人员要认真落实档案管理责任，加强库房管理和档案存放，对整个过程及内容严格保密，且作为管理人员可以充分掌握档案保存情况的变化。档案管理人员要认真对待档案管理应用的问题，准确定位保密与利用之间的关系，在档案利用过程中严格执行保密的基础性工作，例如对局域网进行物理隔离对保密资料进行管理，对于涉密文件不能公开发布，不可公开穿上网络，不可传递等，且保密过程中当前局域网只能有保密范围内部人员使用，对涉及保密的计算机及软盘等介质，应在保密范围内，按照国家保密制度进行信息化过程中的保密工作。

四、总结

当前社会信息化发展异常迅猛，随着现代档案管理的信息化变化，共享网络逐渐发展，档案的电子化发展是个必然趋势。当前经济社会中，企业档案规模日益扩大，范围越来越广，这就对档案管理的精度提出了更大的需求，企业的人资部门需要不断完善和探索电子档案的管理道路，使得电子档案管理更加高效，通过技术的不断更新，使得人事管理中企业电子档案得到更加科学的管理，实现企业管理的信息化道路，为企业管理提供更加高效的管理平台，使得档案管理从本质上得到提升，推动企业的发展。

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作者简介

陈柳娟（1990-），女，汉，广东德庆，当前职称：助理工程师，本科，研究方向：档案信息化