加强医院档案登记备份工作的重要性及有效策略

梁小凌

摘 要：从医院档案登记备份制度以来，强化了档案行政管理监管，提高了电子文件规范管理水平，对医院档案信息化建设、保证医院档案文件安全具有十分重要的意义。本文首先对医院档案登记备份工作原则，然后分析医院档案登记备份工作中存在的问题，最后提出加强医院档案登记备份工作的对策。

关键词：医院档案；登记备份；重要性；策略

档案登记备份制度中包括了管理技术应用以及档案行政管理两个方面的内容。医院档案主要包括在医疗过程形成的账薄、病历、公文、会议记录文件、影像资料等等。进行档案登记备份是医院档案管理中重要的内容，对保证医院档案资料安全具有十分重要的意义。

1 医院档案登记备份工作原则

第一，安全性原则。医院档案是医院发展过程中凝聚的物质财富，是医院发展的见证，也是医院今后发展的依据。在医院档案登记备份中必须坚持安全性原则，安全也是开展登记备份工作的目的所在。第二，真实性原则。保证医院档案的真实是开展档案管理的生命。现阶段，人民生活水平不断提升，健康意识也不断提升，由于医疗质量问题导致的纠纷屡见不鲜。开展档案登记备份就是对医院档案的真实性进行鉴证，化解医疗过程中相关矛盾。第三，功能性原则。医院档案登记备份工作，主要功能在于保证档案文件的完整性、安全性，发挥档案的保全和证据锁定功能。

2 医院档案登记备份工作中存在的问题

2.1 医院相关领导对档案登记备份工作不够重视

医院相关领导，在医院建设过程中，重视硬件设备、医疗质量等方面的发展，但是却忽视了对档案登记备份工作，认为该工作技术性不高，利用价值不打，在医院中也没有设置专门的档案登记备份部门，在工作中没有明确的分工，在人才储备和培养中忽视了对档案登记备份管理人员的培养，导致专门的档案登记备份人员素质偏低，对档案登记备份工作质量造成严重的影响。

2.2 医院档案登记管理制度不够健全

正是由于忽视了档案登记备份的重要性，也缺乏有效的制度进行约束。医院医务人员还没有意识到档案登记备份工作对医院工作的重要性，一直将档案登记备份作为一种任务，在具体实施中往往敷衍了事。同时，受到市场经济环境的影响，很多医务人员老是将经济效益放到第一位，在病历书写中马虎大意，在相关医学术语使用中也不够规范，导致医院病例档案质量降低。

2.3 医院档案登记备份人员素质普遍偏低

目前，在医院档案登记备份工作中，相关工作人员专业素质较低，从业人员文化素质偏低，一般都是在岗位中由前辈带领和传授。但是这种情况已经不能适应目前社会时代的发展。档案登记备份人员素质在很大程度上决定了档案管理的质量，加上医院对档案登记备份人员缺乏必要的培训，导致从业人员缺乏创新意识，对医院档案登记备份工作也会造成极大的影响。

2.4 医院档案登记备份规范性不足

现阶段，医院档案管理普遍采取分散管理模式，各个部门各自为政。一些医院部门为了自己查阅档案方便，甚至借口为了医院档案的安全性，往往不按照医院档案管理的相关规定，将科室的档案资料在本科室保存，导致医院各个部门对档案分散管理，导致医院档案管理过于混乱。同时，医院在进行检索工具编制过程中，片面的认为检索工具越多，对档案管理越好，对档案登记备份工作效率偏低。

3 加强医院档案登记备份工作的策略

针对现阶段医院档案登记备份工作中存在的问题，笔者基于多年的工作经验，现提出几点建议：

3.1 加强医院领导对档案登记备份工作的重视

档案登记备份工作能够为医院质量、医院管理水平评价工作提供必要的依据，同时也是医院管理一个重要环节。因此，作为医院的领导，更需要将档案登记备份工作作为医院发展中的重要工作内容，让所有的医务人员都能够重视档案登记备份工作，认真的做好本职工作。档案登记备份工作，包括对相关资料的分类、整理、编号、管理等，这对于保证医院工作连续性，保证档案资料的安全性都具有重要的意义。

3.2 对医院档案登记备份人员进行培训

医院在加强对档案登记备份工作重视外，还必须重视对从业人员的培训，或招聘一批掌握现代化专业技能的新型人才，定期开展有效的培训工作，从网络计算机、外语、专业知识等几个方面入手进行培训，激发档案登记备份人员工作的热情。

具体来说，在对医院档案登记备份人员培训过程中，一方面，需要将培训工作作为医院发展规划的一部分，应该定期展开有针对性的培训；另一方面，为了保证培训内容的有效性、生动性、趣味性，应该采用多元化的培训方式；同时，需要做好培训检测工作，并制定一定的奖罚措施，保证档案登记备份人员综合素质的提升。

3.3 规范医院档案登记备份制度

医院包括多个科室和部门，在医疗过程中会产生大量的档案。同时医院工作专业性、复杂性较强，在档案登记过程中，相关要求较高。因此，医院需要建立科学的档案登记备份制度，完善医院档案管理体系，明确各个档案登记备份人员的工作职能。只有这样，才能让档案登记备份人员在工作过程中有据可依，也能够为医院档案管理工作提供方便。

3.4 加强对医院档案的行政监管

医院还需要强化与当地行政管理部门的联系和沟通，严格的按照相关的制度规章要求，做好医院档案登记备份审批制度，将医院相关档案电子文件、数据等作为行政管理监管的范畴中。当地档案行政管理监管部门，还需要强化对医院各种档案（电子档案、纸质档案）的监管，严格按照档案登记备份程序进行操作，履行医院档案行政监督管理的工作职能。

3.5 将医院档案登记备份归入当地档案登记备份中心管理

建立档案登记备份中心，地方各级档案部门实施档案登记备份制度。医院档案属于民生档案，对医院、患者的切身利益密切相关，需要将医院电子病历归入到当地档案行政管理部门的工作范畴中，通过档案登记备份中心进行有效的管理，为医院提供备灾服务，这对于提高医院档案管理工作效率与质量具有积极的意义。同时医院也应该加大资金投入，引进先进的档案管理设备，便于医院信息化发展。

4 总结

通过上述分析可知，医院档案管理工作是一份严谨、科学、系统化的工作，而档案登记备份是医院档案管理重要的内容之一，加强医院档案登记备份工作具有十分重要的意义。医院相关部门必须提高对档案登记备份工作的重视，规范相关制度，加强对相关工作的监管，保证医院相关档案的安全性、完整性、真实性，为医院现代化建设做出应有的贡献。

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