信息化时代下基层乡镇养老保险档案管理的现状及对策

摘 要：随着信息化时代的到来，农村养老保险的全面覆盖，这些新形势对当前档案管理方式提出了新的要求。目前 ，乡镇档案管理中的新矛盾和旧问题日益突出，原有的养老保险档案已不能适应当今社会发展的需求。加强和完善当前档案管理方式已是农村养老保险工作的新任务。本文从阐述乡镇养老保险档案现状入手，分析乡镇养老保险档案新的特点，找出存在的问题及其原因，并探究了加强乡镇养老保险档案管理工作的对策。

关键词：新时期；信息化；乡镇养老保险；档案管理

根据党的十八大精神和十八届三中全会关于整合城乡居民基本养老保险制度的要求，总结新型农村社会养老保险和城镇居民社会养老保险试点经验的基础上，国务院决定，将两项制度合并实施，在全国范围内建立统一的城乡居民基本养老保险制度。养老保险制度的改变，加之社会经济科技的不断进步，这种新形势必然引起养老保险管理工作产生新变化。而我国农村人口占总人口的近80%， 乡镇的养老保险管理工作显得日益突出和紧迫。

1 新时期乡镇养老保险档案的现状

随着社会养老保险的全面覆盖及社会信息化进程的不断加快，原有的农村社会养老保险档案工作出现了适应新形势的新特点。

1.1 涉及范围更广，内容更复杂

乡镇养老保险的管理和服务对象多数是农民，这就决定了其档案具有广泛性，内容也较为复杂。在之前传统的养老保险档案的管理工作中，主要针对的是机关、企事业单位离退休员工，相对来说，管理的来源较为单一，后期档案的处理也显得比较简单。新农保与城镇保险制度合并后，乡镇养老保险管理涉及个人、企业和社会保险经办机构及财务部门，凡是户籍在乡镇无论农业非农业，与养老保险业务有关的都纳入乡镇养老保险档案管理范畴。然而乡镇所在地农村人口流动性大，这就更增加了档案管理的复杂性。

1.2 参保人数更多，年龄年轻化

2010年新农保开始实施时，参保人数相对较少，年龄基本都是接近领取养老金的老年人开始缴纳养老金，组参保档案。但是，自2014年养老保险制度改革后，缴纳档次的增多，补贴相应提高，特别是2015年全国城乡居民基本养老保险基础养老金最低标准提高至每人每月70元，提高幅度为27.3%，参保档案迅速增多，其中中青年参保比例明显提高。

1.3 数字化、信息化、网络化要求更高，保管期限更长

乡镇的养老保险很多业务都要通过网络来完成，如养老保险金的缴纳、计算、发放；向县一级报表。档案数字化需要通过利用现代化先进的信息手段，将档案部门的各种不同物质载体形式处理转变成数字化信息，便于提供服务①。因此，乡镇的养老保险档案既要高度信息化以满足现代化管理形式的要求，又要保证参保人原始档案的完整。新政策下参保人年龄更小，人的寿命更长，与参保人员个人有关的记载要长达几十年，只要养老保险管理工作存在，养老保险档案的记录工作就会继续，所以养老保险档案的保管期限变得更长。

2 新时期乡镇养老保险档案存在的问题

新形势下乡镇养老保险档案充分利用计算机和网络，使得档案业务便于管理；便于查阅，但在实施中还存在几个方面的问题。

2.1 乡镇养老保险档案缺乏规范性和统一性

在2009年《社会保险业务档案管理规定（试行）》颁布实施前，我国无一部有关社会保险档案管理的法规，也没有权威性的制度约束②。加之养老保险制度几经变革，使得养老保险业务档案管理的制度不够完善。档案分类不清，格式不规范，档案内容各异，装订不规范，使得档案遗失或归类产生错误，从而给档案的查阅带来许多麻烦。

由于乡镇服务对象的范围广，流动性强，一大部分人由于自身原因，或是工作需要，需要对参保人员档案进行调动，没有规范统一的档案，对档案的调阅、新入存档造成困难。

2.2 乡镇档案管理环境设施存在问题

档案管理的首要条件，就是档案室的设施建设，由于乡镇养老保險业务部门受其办公的地点以及经费的制约，很多养老保险业务部门没有专用档案室，参保人员的档案被分散保管、分割保管、分室存放。有些部门虽有档案室，但是面积狭小，由于档案多，出现潮湿和“六防”设备配套欠缺问题，使养老保险档案出现虫蛀、霉变，影响档案的完整性和美观性。

2.3 乡镇档案管理水平存在问题

目前乡镇的养老保险工作主要是一人多职，没有专职或兼职的档案人员管理了，而业务人员大部分都没有经过档案专业知识培训，对档案管理的业务基本不了解，日常档案管理只是把档案放进盒，不及时整理，严重影响了社会养老保险档案的管理。另外一部分归档资料欠缺准确与真实性，电脑录入时由于信息多、人员少，基本信息填写错误难以发现，最终导致了一部分人不能参保或者失去基本信息。

3 加强乡镇养老保险档案管理的信息化建设的途径

3.1 统一标准，注重规范，构建完善的养老保险档案管理制度

无规矩不成方圆，做好农村养老保险档案必须有完善的制度作保证。乡镇在开展养老保险档案工作中，严格按照《档案法》的规定，建立起档案工作约束机制。县档案局与县劳动和社会保障局联合下发了《关于规范农村社会养老保险档案的通知》，使乡镇养老保险档案工作有据可依，有章可循，为确保城乡居民养老保险档案资料的完整、齐全、准确，并保证质量符合国家规范提供依据，促进养老保险档案工作标准化、规范化、科学化。

3.2 齐抓共管，健全网络，加大政府的物力、财力投入

乡镇养老保险档案管理资金问题是最大的瓶颈，针对乡镇养老保险档案涉及面广、保管时间长、网络化要求高的特点，政府应加强资金扶持，推动档案信息化和网络化建设，为农村社会养老保险档案管理工作提高必要的资金保障，切实解决乡镇养老保险档案管理工作中存在的人员少、资金少、设备少等实际问题。

3.3 开展培训，提高水平，加强档案管理人员队伍建设

档案工作者综合素质的高低，直接影响到档案信息化的建设，加强对乡镇养老保险档案管理人员的培训和继续教育，才能更好地适应新形势下的档案管理工作。此外，还要认真做好乡镇养老保险档案工作人员计算机应用的技能培训，以便形成的电子表、单、卡等材料收集完整、装订规范，从而提高乡镇养老保险档案管理的现代化水平，推进档案信息化建设，更好的为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。

城乡居民社会养老保险档案工作的管理是养老保险工作开展的一个重点，也是档案管理工作得以规范、科学发展的重要前提③。档案的信息化是高科技时代发展的趋势。在档案的管理工作中，既要适应时代发展的需要，又要结合当前乡镇养老保险档案管理的特点，采取有效的方式，制定合理科学的档案管理工作方法，为养老保险档案的管理工作做好保障，推动养老保险事业的发展。

参考文献

①孙艳梅.浅析如何做好社会保险业务档案管理工作[J]. 办公室业务，2013（06）：32-34。

②郑夕云.浅谈城乡居民社会养老保险业务档案的收集整理工作[J].就业与保障，2013（6）：45-46。

③陈越男.中国农村社会养老保险制度研究综述[J].新西部，2010（02）：42-44。

作者简介

王英新，女，河北省承德市隆化县汤头沟镇劳动保障站职员，初级职称，助理馆员。