高中贫困生档案管理与利用的探究

摘 要：通过对过往高中贫困生档案管理工作中存在的问题进行分析，探索了我校贫困生档案管理与利用新举措，以期促进高中贫困生档案管理朝着规范化、制度化、信息化健康发展。

关键词：高中；贫困生；档案管理；新举措

1 高中贫困生档案管理与利用的必要性

我国教育改革和发展的一个焦点问题就是高中贫困生问题，不少高中都存在着家庭困难的学生，对于这些学生而言，学校的科学、公平的资助体系是为他们搭建继续学习的平台。而要想建立普通高中资助体系就必须重视高中贫困生档案管理与利用。

2 我校过往贫困生档案管理与利用的现状

2.1 贫困生认定标准模糊，缺乏公平性和可操作性

贫困生认定标准模糊，存在缺陷。有些是班主任直观判断和班级民主评议或以主观印象代替客观考察，形式重于实际，流程散乱缺乏制度性，标准不统一，主观性强，偏离了学生资助的本旨。此外，对因突发事件造成的家庭贫困需提供的证明材料没有给予相关统一的规定，只凭借模糊的界定去审核材料，没有规范统一的衡量标准。

2.2 贫困生认定材料核查困难，缺乏真实性

在贫困生资助工作中，由于高中档案管理不合理，高中贫困生档案工作未得到应有的重视，从而导致关于贫困生的各种第一手资料凌乱和不完整，缺乏真实性，这样既不利于对档案的查阅和对学生情况的了解，也不利于档案工作顺利开展。

2.3 档案的管理和利用缺乏系统性和科学性

对于贫困生这一特殊群体的关心和政策在实践过程中还存在一些问题。尤其在材料保存过程中，由于我校需要每一位高中贫困生每年9月份都要上交《高中学生家庭经济困难情况调查表》、《高中阶段学生家庭经济困难学生认定申请表》、低保低收入证明材料及本人身份证和家庭户口本复印件等材料，这些存档的材料重复率高，不仅给学校存档带来巨大负担，也会浪费学校资源和空间。

3 探索我校贫困生档案管理与利用新举措

3.1 提高对高中贫困生档案管理的认识

为使师生了解资助工作要求，学校应注重业务培训工作。首先，我校针对贫困学生，开展了两次专题资助会议，通过宣传、咨询，使学生全面了解可以获得资助的条件及相关政策及流程，使学生能够详细了解我省对贫困学生资助政策有关情况、操作流程、提交材料及相关注意事项，使学生不会上交无用材料或是错误材料，从而极大的减轻档案归类整理压力。

3.2 贫困生档案应客观真实，采取动态的管理办法

在全面开展贫困生档案的建立之前，我校向全校学生公布建档的要求及流程，并进行适当的宣传，聆听与收集学生的意见和建议，以达到公平、公正、公开的原则，增强学生的责任感和认同感，这样不仅可以让经济有困难的学生清晰地了解贫困生档案的意义和建立流程，同时也可对整个贫困生档案建立细则与制度进行完善和修正。

3.3 利用现代信息技术，推动贫困生档案管理信息化

促进现代信息技术运用到贫困生档案信息管理中，通过计算机网络扩大档案资源的利用范围和深度广度。加强对于软件的开发和利用，建立一个既方便又能控制利用的档案信息网上查询系统，使学校的局域网和国际互联网相通，形成更大范围的信息收集和利用，提高资源利用效率，让档案资料服务更多的人。

4 我校贫困生档案管理与利用新举措下的状况

4.1 近年来我校档案利用基本情况

从上表中可知我校档案室2015至2016年圆满完成了各项贫困生档案接待利用工作，实现高效优质的接待利用服务。近两年接待总量继续保持增长态势，相应调卷数、复印打印页数也大幅增长，其中接待达1347人次、利用档案2222卷、复印打印1238页。近两年贫困生档案利用提高体现了人们越来越认识到档案的各种用途及优势，具体分为以下几方面：

4.2 档案利用量大，利用目的多样

从表中可知贫困生档案查阅人次均超百人，由于档案具有科学公正真实的特点，所以建立起的档案能够被各种教学研究所利用，因此档案利用量非常可观。首先贫困生档案可以让学校了解贫困生的基本情况、个性特征和心理健康状况，从而采取有效手段帮助解决贫困生学习、生活及心理问题，也能让各级政府和相关管理部门准确掌握经济困难学生家庭情况，更好的制定资助政策，提高资助政策的运行效率，让最需要帮助的贫困家庭学生有效获得资助。其次贫困生档案可以用在贫困生升学中，为贫困生升学铺平道路。

4.3 贫困生档案在社会方面的利用

高中贫困生档案可以为管理服务、为学术研究服务，其中心理健康档案可以被心理研究人员用作分析研究素材。高校人员能够通过贫困生档案看到其中的吃苦耐劳的优秀学生，有助于选拔优秀学生，也有利于促进贫困学生得到更好的教育资源。教育管理和研究人员可以用来研究贫困生的教育与管理，促进我国教育事业的发展。

4.4 檔案导向性作用强

档案利用真实可靠。因为是通过科学规划出的高中贫困生档案建立流程，在定性标准、定量标准，及根据我市最低生活保障线及当前社会的消费水平及物价水平科学界定我校贫困生的划分标准线的情况下，使档案真实可靠。我校老师能够通过贫困生建档，实时了解学生的基本情况、学生经济困难情况、贫困学生在校期间的学习、品行及成长记录及贫困生接受资助的文件、心理变化的测试表、学习成绩表、品行进步的证明、各种获奖的荣誉证书等观察学生的这些变化，对教学研究具有深刻的指导作用。

4.5 新举措下取得的成绩

4.5.1我校立足自身实际，使资助工作初见成效。我校与上级资助部门和社会团体积极协调好作用关系，加强对助学金的保存和保管，专款专用，使资金用对地方，用对人，用对方式，防止私人挪用和占用。通过拓宽思路利用各种形式筹措资助经费，填补了各方面的开支，保证学校良好运转，为学生提供了良好的学习环境，也提高了学校的竞争力。

4.5.2我校进一步规范了学生资助工作档案管理，极大的促进了学生资助工作档案建设的效率和质量。我校切实执行我市制定的《学生资助档案管理制度》，根据其中规定，明确内容，责任到人。通过把新媒体技术与传统纸质归档相结合的形式正确地把有价值的不同形式和载体的历史记录分类归档，坚持资助档案管理实事求是和集中统一原则，方便查阅和了解学生各方面情况。同时通过所有资助档案都由专人负责收集、分类、装订、编号、保存等工作，加强了档案的保密性和安全性，谨防遗失。

4.5.3我校将资助档案管理纳入了中学生资助考核项目，通过督促检查，及时发现问题及时整改；每学期召开一次资助人员业务培训会或现场会，在明确学生资助工作档案管理重要性的基础上，通过培训负责人业务以及通过现场学习不断提高工作能力。同时通过开展贫困生咨询和帮扶工作机制，极大的促进了老师对自己班级学生的了解和沟通，促进了班级团结友爱良好风气的形成。

5 结论

建立健全高中贫困生档案的管理是高中资助工作顺利开展的重要依据，是促进学校资助工作事半功倍的助推器，也是构建和谐校园关系促进社会和谐稳定的基本要求。

参考文献

[1]张健.新形势下高校学生资助与培养教育探析[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2008年3月.

[2]张蕊.高校困难学生资助体系的探索与实践[J].科技信息，2008年第15期.

作者简介

李胜（1975-），男，广东韶关人，本科，毕业于华南师范大学，高中教师，研究方向：德育管理。