新形势下档案管理工作规范化途径探究

薛大伟

摘 要：企事业改革的持续深入，使得企事业单位的档案数量越来越多，企事业单位的档案管理工作难度也不断加大。走档案管理规范化发展路径，提高单位档案管理水平，也成为企事业单位档案管理工作努力的新方向。文章首先阐述了企事业单位档案规范化管理的必要性，就如何进行档案规范化管理进行了探讨、分析。

关键词：档案管理；规范化；途径

档案是单位、组织、个人在发展过程、社会活动中形成的具有保存价值的历史原始记录。对于企事业单位来讲，档案是单位进行文化建设的重要素材，也是企事业单位规范管理的基础和凭证。在新形势下，企事业单位档案管理内容和环境都出现了新的变化，档案管理工作也变得更加复杂。因此，走档案管理规范化发展之路，也成为单位的必然选择。

1 档案管理工作规范化的必要性

档案是企事业单位在生产管理、经营活动中形成的各种资料，它对于企事业单位来说有着重要意义。如一些企事业档案记录了企事业发展创新成果、企事业经营整体状况，所以，企事业在人事安排、经济决策中都要以档案为依据来进行战略部署，以促进企事业健康发展。因此，可以说，做好档案管理、开发和利用工作，维护档案的完整性、真实性，是企事业单位的重要管理任务，是提高企事业单位工作效率和工作质量的关键，也是企事业单位发展的需求。企事业单位的档案形成范围非常广，档案形式也是丰富多样，各种文字、图表、声像资料和实物等，都有可能是档案载体。在新形势下，随着企事业单位发展规模的不断扩大，企事业单位的档案数量也与日俱多，档案管理难度也随之加大。但是，许多单位在档案管理中，始终存在管理意识淡薄、管理不规范等问题。如企事业单位档案管理部门在档案收集、归档和利用方面都存在许多问题，这不得不引起我们的重视。要想解决这些问题，必须走档案规范化管理之路。

2 档案管理工作规范化途径

2.1 提高档案管理意识，完善档案管理制度

态度决定行动，提高档案管理意识，是做好企事业单位档案管理工作的出发点。因此，在新形势下，企事业单位要提高档案管理意识，转变传统的档案管理观念，树立“人人有责”的档案管理思想，将档案管理工作纳入单位工作计划，制定和完善档案管理工作制度，明确各类档案分类、整理、归档要求和标准，从档案搜集到保管建立严格的工作流程和管理制度，要求有关部门将档案管理工作落到实处。然后，成立专职档案管理部门，配备专业的档案管理工作人员，明确工作人员的工作职责，并实行岗位责任制，对档案管理工作进行督查和考核，以提高档案工作者的责任感和工作热情，进而提高单位档案管理和利用率。在此基础上，在单位内部加大档案管理工作宣传教育，营造重视档案管理的氛围，使单位职工充分认识到档案及档案管理工作的作用，为档案规范化管理打好基础。

2.2 完善档案管理设施，提高档案技术管理水平

档案管理设施不完善，档案管理技术落后，是企事业单位在档案方面普遍存在的一个问题。在科学技术快速发展的大环境下，传统的档案管理模式和方法，已经无法满足企事业单位档案管理工作需要。因此，企事业单位要抓住发展机遇，加强档案管理设施建设，将信息技术运用到档案管理中来，以提高档案管理质量。这就要求企事业单位强档案管理的资金投入，完善档案管理软硬件设备，为档案现代化管理打好基礎。如在资金允许的情况下，单位要购买更加先进的消防系统、防盗报警装置、防虫、防湿设备，确保档案安全。在此基础上，发挥计算机技术、网络技术以及数据库管理技术的作用，走档案信息化之路，提高档案管理和利用效率。如完善档案管理网络环境，购买先进的档案管理硬件和系统软件，建设档案数据资源库，建设单位内部服务馆内网和公众服务网，允许职工群众通过网络查询、浏览、使用档案。与此同时，完善档案信息化管理制度，明确档案信息化建设标准，要求工作人员按照工作规定，采用科学的方法进行档案管理，如采用科学的技术手段进行光盘、磁带类档案读取、保存和管理，以防止档案信息丢失。

2.3 提高档案工作者的素质水平

工作人员素质偏低，是影响企事业单位档案规范化管理的一个重要因素。如许多单位的档案管理人员都缺少专业的档案管理知识和技能，根本无法胜任档案管理工作要求，所以他们在档案管理中，难以做到得心应手，也无法做到规范化管理。鉴于此，在新时期，企事业单位要重视和加强档案管理工作队伍建设，严把档案工作人员招聘质量关，确保录用的档案工作人员具有档案管理专业能力和素养。然后，建立健全工作人员培训机制，制定档案管理队伍学习和培训计划，针对档案管理队伍进行信息技术教育、职业道德教育和专业技能培训，提高培训工作的实效，以提高档案工作队伍的整体素质，进而提高档案标准化、规范化管理水平。

参考文献

[1]何志海.探究新形势下档案管理工作的规范化[J].电脑迷，2016，08：83.

[2]姜晓燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技风，2014，21：246.

[3]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务，2015，07：59.