浅析信息时代基层档案管理中存在的问题和对策

王小琴

摘 要：一个人自出生起，就书写着自己独一无二的“档案”，而每一个人都是这个社会乃至国家的重要的一部分。由此可见档案因其复杂的类型和海量的数目管理起来十分困难。得益于信息化时代的到来，我国基层档案管理有了更加高效、科学、合理的管理方式。然而任何一项新生事物势必有其不足和缺陷，目前的基层档案管理中仍然存在许多问题。本文就此问题展开讨论，并提出有效可行的解决对策。

关键词：档案管理；信息化时代；问题和对策

1 前言

信息化时代的到来在某一程度上改善了过去档案管理的低效且错误率高的局面，为各个单位的档案管理提供了更有效的改革方向——利用信息化处理档案数据，依赖于数字信息的低成本与高效率等优势。然而任何一项新生事物势必有其不足和缺陷，目前的基层档案管理中仍然面临许多亟待解决的问题。本文就此问题展开讨论，并提出有效可行的解决对策。

2 信息化基层档案管理工作存在的问题

2.1 对档案管理的重要性认识不足

虽然国家和机关普遍开始强调和重视档案管理，然而很多时候这样的“强调”并没有落到实处。仍然存在许多单位轻视甚至无视档案管理的重要性，轻视档案工作的思想说明了部分领导干部对档案工作的认识和了解十分有限，认为档案工作是抄抄写写、简单地保管的事务性工作，在引进信息化管理方式后，也无非附加了扫描归档的工作。事实证明这样的思想是十分局限且落后的，大多数单位都没有有效利用和开发档案无限的利用价值，白白流失了这样的宝贵资源。

2.2 档案管理工作人员的素质和能力有待加强

大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务了解不充分，尤其在引进信息化管理方式后，许多档案管理人员耳熟能详的老旧管理方式已然不再适用。如果这些管理人员没有较强的学习能力和适应能力，积极迅速地融入信息数字化大时代，那么档案管理工作将不能顺利地展开，还会带来公司损失、与时代脱节等十分严重的后果。许多档案管理人员对档案的保管也没有采取应有的重视，所在单位没有专门的档案室，对档案的保存也不符合规范。甚至有工作人员不愿意将自己或工作室的档案上交，认为该档案可以由个人来保管，致使档案得不到统一管理。

2.3 信息化管理方式存在较大漏洞

任何一项新生事物势必尤其不足和缺陷，信息化管理方式也不例外。许多单位对新兴的信息化档案管理的不愿意投入过多的经费，认为该投入没有必要或纯属浪费。导致许多基层档案室硬件环境设施不齐全，个别单位没有专用的档案室。例如声像档案等有较强的时效性和特殊的信息类档案，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱，甚至不归档等问题，正是由于档案室没有档案储存的恒温、恒湿的条件，也没有足够的存储空间来容纳大量的声像档案资料。

3 改进信息化基层档案管理工作的对策

3.1 加强信息化档案管理重要性的宣传和动员

领导重视是开展档案工作的关键，只有在根本上改变领导人员的思想观念，使他们认识到基层档案管理不可替代的作用，才能从源头解决档案管理工作中出现的问题。因此，加强信息化档案管理重要性的宣传和动员，使政策落到实处，把档案管理工作纳入单位的整体工作计划，部署制定基层档案目标管理工作。把档案工作提升到关系基层的精神风貌，关系到单位的形象工程来抓，基层单位要按照档案管理实行“统一领导，分级管理”的原则，切实担负起对档案管理目标考核工作的指导、督促的作用，把档案目标管理考核作为一次推动基层档案工作的契机，自上而下加强组织领导，同时，应把档案管理列为各单位年度工作考核的重要内容，从而提高基层开展档案目标管理的积极性。

3.2 提高基层档案管理员能力水平和素质

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，需要管理人员具有高度责任感和工作能力。而信息化档案由于种类繁多、数量巨大更是需要档案管理人员具由较强的学习意识和适应能力。因此，各个单位要加强档案管理工作水平的提升，组织档案管理人员通过学习上级文件、外出参加培训、请组织人事部门专家前来授课等方式。不断提高档案管理人员的综合素质，开拓进取，与时俱进。同时，还要采取合理的奖励机制，不断鼓励档案管理工作人员在创新工作方式上下功夫，鼓励人事档案管理工作人员在立卷制度上进行合理的更新，在工作手段上进行合理的改进。使档案管理人员愿意投入更多的热情和精力到档案管理工作中去。

3.3 加大对信息化档案的投入指标

各级领导干部要合理分配好信息化档案管理事业的人力、物力、财力资源。在硬件设施方面，各个事业单位要不断加大对档案管理硬件的投入力度，努力提高人事档案管理硬件设备，例如适当扩大档案存放库房，安装必要的防盗设施，配备专业档案橱、灭火器、温湿度表、空调、防虫、防鼠剂，严格落实“六防”要求等，还要及时维护和更新计算机、网络、复印机、扫描仪、打孔机、去湿机、照相机等设备，及时检测及更新防火、防盗等自动监控系统，从而不断满足信息化时代更新的速度和趋势。在软件设施方面，各个事业单位应及时更新换代那些陈旧的档案管理数据库，积极开展档案管理人员外出培训、学习等活动，始终强调档案管理工作的重要性和必要性，力争做到每一个档案管理工作人员都有饱满的工作热情、较强的工作能力、严谨的工作态度。总而言之，从硬件设施乃至软件配套上，都紧紧抓住档案管理为中心，着眼于信息化时代大局，不断开创事业单位人事档案工作新局面。

4 结束语

本文对信息时代基层档案管理中存在的问题进行了梳理和总结，面对档案管理工作没有得到应有的重视、档案管理人员能力和素质欠缺、事业单位资金投入不足等问题提出了有效、可行、合理的解決方案，从加强宣传力度、着重培养档案管理人员的能力和责任感、及时更新各个事业单位软硬件设施三方面入手，强调了档案管理工作的重要性和必要性，期待今后在各个事业单位机构中，档案管理工作能得到应有的重视和发展。

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