新形势下街道办档案管理存在的问题及对策探析

摘 要：街道办档案管理工作一直是街道办工作的重要组成部分，进入信息化社会之后，在以人为本发展理念的指导下，面对新形势下的新挑战，开展并提高档案管理工作的水平显得尤为重要。街道办是我国社会中的基层居民组织，是我国社会稳定发展的重要基石，基层方案管理工作的研究及对策分析，使本文的主要研究内容。

关键字：街道办；档案管理；问题及对策

1 引言

随着人类社会从工业时代发展到信息时代造词，信息在人们生活中发挥着越来越重要的作用。街道办档案作为街道居民日常生产生活的重要记录，不仅对街道居民有着重要的影响，同时也是当地政府机构制定城市发展规划和一系列政策发挥的重要依据。面对时期街道办档案管理客观存在的诸多问题和困难，开展档案管理工作的相关研究，制定有针对性的解决对策，是进一步提高街道办档案管理水平的有效途径。

2 街道办档案管理存在的问题

2.1 街道办档案工作制度建设不完善

街道办档案工作制度建设存在弱化现象，从而导致档案管理规范化难以落实。有个别单位的档案竟接连几年没有收集整理，更别说按照《档案法》的规定移交档案馆了，还有的单位档案室变成了储藏室。

2.2 街道办档案利用率不高

街道办档案周边服务功能开发不足，以致现有档案难以发挥应有作用。当前街道办档案管理人员对档案机构重保管、轻利用，对档案资源开发利用下功夫不深，忽略了档案信息服务保障功能的开发，使档案与档案工作失去了“更上一层楼”的机会，从而间接导致街道办档案机构工作地位的下降。

2.3 街道办档案管理工作专业化程度不高

街道办档案管理工作存在兼职多、缺人手、变动频等特点，导致履行口常档案管理工作职责较难，这就决定了档案管理工作人员有三个特点：一是缺人手。绝大多数街道没有安排专门的工作人员进行档案管理；二是人员变动频繁。一般档案工作1-2年的居多，还有的接到一年人员要变动好几次；三是缺乏专业人才。街道档案管理人员缺乏专业化、职业化。很多工作人员甚至没有经过专业培训就上岗，有的业务刚入门后就被调整了工作岗位，档案管理水平普遍不高。

2.4 对于档案信息化建设的重视程度不高

对于起到辅助作用的档案管理，绝大多数街道长期不重视。同时在档案建设与管理过程中存在重视收集，轻视利用的弊端。很多街道比较重视信息统计过程，一旦信息归档就认为万事大吉。管理层对于档案开发和使用所带来的效益没有正确的认识，对于人事档案信息化多能带来的巨大便利和经济利益认识不足。

2.5 档案资料收集不全、整理不及时

街道办贴近居民生活，工作涉及面广，加之对于档案管理重视程度不足，存在为应付上级检查临时修改数据或者编造数据的现象。本应该准确严谨的档案收集工作流于形式，没有发挥影友的作用。部分街道办档案管理人员建制相对松散，没有专职人员，导致在工作交接过程中存在交接不及时、不规范的现象。现实中档案管理人员对于新收集的街道办数据没有及时整理，在后期归档过程中造成信息缺失。

2.6 档案保存条件不达标

收到办公经费短缺和办公场所拥挤的影响，档案的保存条件收到一定的影响。多数街道办并没有建立专门的档案保存室，档案对方在办公桌上或者临时的文件柜中。即使在建立了专门档案保管办公室的街道，也存在管理不到位的现象，纸质档案容易受到霉变、火灾、虫害等的威胁，一旦损失，将难以进行数据的复原。

2.7 档案管理人员的培训不完善

街道办工作人员流动性较大，档案管理人员的文化程度和专业背景各不相同，多数工作人员并没有接受过专业的档案管理培训，对于档案管理没有正确清晰的认识。现实中一部分档案管理人员不重视街道办资料的整理，而另一部分档案管理人员为求整理的全面，将所有能收集到的数据都进行归档，造成大量无用数据混入街道办档案中。

3 新形势下加强街道办档案管理的对策

档案管理工作是街道办日常工作的重要组成部分，就像其他工作一样需要各方面的重视与共同努力。街道办身处基层，与人民生活密切相关，应该将档案管理工作列入街道的总体发展规划当中，从全局和长远角度进行谋划，建立健全街道办档案管理规章制度，形成良性的工作机制，大力推进街道办档案管理工作向前发展。

3.1 加强制度化建设，推进档案管理的正规化运作

在街道办档案管理工作中，制度化和规范化是第一位的，在日常工作中，需要制定详尽的档案管理规章，对于负责人员的岗位责任和权利进行明确的划分，建立健全档案收集、整理、归档、保存、查阅等一系列制度。街道办的档案管理工作涉及面广，工作相对繁琐，由此来看，更需要对档案管理中的每一个细节严格把关，实现全面的制度化。

3.2 重视档案系统的定期维护

街道办档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础；其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，街道办人员变动是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。

3.3 确保街道办档案管理的安全性

现代社会中人们对于身份信息安全性的重视程度越来越高，只有确保街道办档案管理的安全性，才能让街道群众提供真实有效的信息。与此同时，街道办档案也是整个街道的共有财产，一旦泄露，可能造成较为严重的后果。为此，街道办在进行档案的收集、归档和保存过程中，需要格外重视保密性，杜绝资料外泄。强化安全意识，建立健全专人负责制和档案查阅申请制。

3.4 加大宣传，营造全民参与的氛围

街道办的档案管理工作需要全体社区居民的参与和支持，营造全民参与档案收集与整理工作可以极大的提高街道办档案管理工作效率。另一方面，通过大力的宣传，也能增强居民的档案管理意识，提高居民对于档案管理工作的认知度和参与度，以此来减小数据收集过程中的困难。

3.5 增加政府投入

街道办档案管理工作是一项长期的工程，需要政府稳定的资金支持。同时作为一项服务街道办居民的公益事业，在为政府决策提供依据的同时，也能更好地保障居民利益。街道办资金有限，在档案收集、整理、保存和日常维护等方面都需要政府的大力支持。

4 结语

街道办档案管理工作设计街道居民的切身利益，同时也是政府决策的重要依據。面对新时期新形势，在以人为本理念的指导下，开展街道办档案管理工作具有重大的现实意义。现实中因为种种原因导致街道办档案管理工作存在不少问题，但是相信在政府、街道办服务人员的社区居民的共同努力下，街道办的档案管理工作一定会越办越好。

参考文献

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[4] 张俊. 从传统方式到信息化管理过渡期的街道办事处档案管理工作思路[J]. 中外企业家， 2013（12）：227-227.

作者简介

贺晓倩，女，山东省青岛市，本科，研究方向：档案管理，青岛市市北区人民政府登州路街道办事处。