人事档案信息化建设探析

楚建欣+刘营

摘 要：人事档案是任何组织在进行人事选用和任免过程中最重要的依据，同时在此过程中形成的文件也将成为新的人事档案资料。随着计算机和网络技术的不断发展，信息化已经成为提高工作效率，改善工作方式的重要手段。本文立足于医院系统人事档案管理工作，在分析现阶段人事档案信息化建设的困难和优势的基础上，提出了几点建议。

关键字：人事档案；信息化；医院

1 引言

现代各组织机构对于人员的管理重视程度空前提升，人员的档案信息作为录用及任免过程中作用越来越突出。特别是领导干部的人事档案，对于一个医院的发展具有重大的影响。现代社会信息化程度越来越高，推进信息化在人事档案中的应用，具有重大而深远的意义。

2 人事档案信息化建设研究

2.1 现阶段医院人事档案信息化建设的困难

（1）人事档案信息化管理人员专业水平不高

从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事医院档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确的完成信息的检索和录入，致使医院的人事档案信息化水平不高。

（2）人事档案信息化存在安全风险

信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段医院对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。

（3）对于人事档案信息化建设的重视程度不高

绝大多数医院将资源投入到医疗、护理等可以为医院带来直接效益的部门的工作中，对于起到辅助作用的人事档案管理，长期不被重视。同时在人事档案建设与管理过程中存在重视收集，轻视利用的弊端。很多医院比较重视信息统计过程，一旦信息归档就认为万事大吉。医院管理层对于人事档案开发和使用所带来的效益没有正确的认识，对于人事档案信息化多能带来的巨大便利和经济利益认识不足。

（4）人事档案信息化建设制度不够完善

在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是在医院方面的落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此医院系统内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，医院人事档案信息化建设长期停步不前，多数医院的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践。

2.2 实施人事档案信息化管理的优势

（1）提高医院人事档案的准确性

纸质档案管理是医院传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足医院新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，医院人事调整，医护人员成果不能及时反映到纸质档案上，导致医院人事档案陈旧，信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些医护人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现医院人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。

（2）提高人事档案管理工作效率

传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复的查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现医院人事档案信息化管理，建立相应的医院人事档案信息库及检索目录，不仅大大提高了医院人事档案管理工作效率，节省了人力、物力，而且延长了纸质档案的使用寿命。

（3）发挥人事档案在人力资配置中的作用

傳统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在医院人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能有实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为医院人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效的提高整体工作效率，对于提高医院资源的整合能力具有突出作用。

（4）人事档案信息化有理由节约资源

纸质档案占用大量的纸张资源，同时想要完整的保存档案信息，需要新建或者扩建库房，同时增加设备投入。在耗费大量人力财力资源的前提下，仍不能保证信息的完整性，霉变、氧化、火灾等都会对档案资源造成威胁。在实施人事档案信息化管理之后，海量资源只需要体积很小的硬盘就能装载，对其进行备份也能大大提高信息的安全性。

3 实施人事档案信息化建设的建议

3.1 增强安全管理

信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限；其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接；再次，安装杀毒软件并进行定期升级；最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

3.2 重视系统的定期维护

人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础；其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。

3.3 深度开发、充分利用

之所以要进行人事档案的信息化管理，就是要提高人事档案的利用效率，发挥人事档案资源的作用，因此必须充分认识并大力提高信息化人事档案的利用率。医院人事档案信息化建设主要包括以下几个部分：人事信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在信息收集和统计过程中应对工作人员按照工作性质进行分类，并按照姓氏和编号分类，然后依据人事部门和组织部门在人员入职、培养和工作中的具体表现建立个人电子档案，主要包括学历、社会关系、业务能力和奖惩情况等。便于在后期的工作人员职称评定和升迁中进行比对、同时在离退休人员办理手续的过程中也能提供全面详尽的信息。

4 结语

综上所述，现代社会中信息化已经深入到生产生活的方方面面，医院应抓住信息化这一趋势，尽快推进人事档案信息化建设步伐，提高重视程度，在人员和资金两方面加大投入，同时做好信息资源的安全工作，最大程度利用好信息化人事档案，为医院发展助力。

参考文献

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作者简介

楚建欣（1982-），女，山东高密人，本科，毕业于南京林业大学，助理馆员，研究方向：档案管理。