检察机关诉讼档案的建设与管理

宋斌+闵霞

摘 要：人民检察院诉讼档案是指在人民检察院在案件办理环节所形成的具有考查利用价值，且根据相关要求进行立卷归档，集中保管的诉讼文书、视听资料及各类载体资料。诉讼档案是对检察院所有案件进行真实记录的检察活动，是构成国家司法档案的主要成分，是做好检察工作的重要条件，是建设与发展检察机关的重要途径。为此，本文主要对检察机关诉讼档案的特点、问题及解决措施进行了分析与探讨。

关键词：检察机关；诉讼档案；管理措施

1 诉讼档案的特点

1、检察院诉讼档案最基本的保管单位为“一案一号”。“一案一号”是指各个案件办理中检察机关由立案—结案产生的全部资料，向诉讼档案转化后，即可进行档案号的编制。通常情况下，“年度、类别、案卷号”为构成诉讼档案的档案号，同时各个诉讼案卷是由性质各异的案卷形成。

2、各类诉讼程序对形成检察院诉讼档案产生约束力。在案件办理环节，需严格遵循相关要求进行操作，如与程序不符，则与法律法规相违背。为此，在办理案件时诉讼程序将对诉讼材料产生嚴重约束。特别是案卷组卷具有极为单一的方式方法，且固定化形式，致使其不能与其他档案不同，无法以件的形式存在。要求诉讼文书材料必须严格遵循程序、时间的条件进行操作。

3、检察院诉讼档案具备相应法律效力。法律效力为诉讼档案材料的主要特征，其强制性、约束能力极强，但法律效力只针对此案件诉讼当事人，为此，时间、空间发生改变时，诉讼档案不会随之改变。

2 检察机关诉讼档案管理存在的问题

1、档案管理意识较低，档案法制观念不足。在检察机关工作中诉讼档案极为关键，但因现阶段我国并没有建立完善的法律体系及办案工作人员档案管理意识低等现象的长期存在，导致结案后归档不及时、归档质量差等问题的大量出现。

2、检察诉讼档案收集不全。本文主要从2方面对收集诉讼档案不全问题进行分析，第一，收集案件案卷不全，于检察诉讼档案而言，都会选取“一案一卷”的形式，在目录内收集是否齐全可以清晰地看出。但大多数检察机关没有很好地保存其库存的诉讼档案资料，不仅是案卷没有被及时收集，目录也没有及时被收集。第二，案卷材料不全。材料不全的内容主要包含目录、卷宗封面等，如卷宗材料因无法有序进行排列、无法准确、工整地书写各类文书材料。

3、检察诉讼档案数字化程度较低。伴随科学技术的不断进步，新技术、新工艺大量涌现，档案管理工作方法也随之改进。但检察机关对数字化技术并不敏感，特别是基层检察院，因各类因素的约束，无法充分选取数字化技术。导致在开发检察诉讼档案信息时程度较低，进而导致大量检察信息资源的过度浪费。除此之外，对数字化档案管理理解误差也会成为其数字化程度滞后的重要原因之一。

4、混乱的诉讼档案电子化管理。在实施信息化建设的同时，检察工作将有大量电子文件出现，这就需要做好电子化管理工作。此类文件自发性、分散性特点极为突出，因其具有不同格式、标准，导致各个检察院诉讼档案电子文件存在极大差异。特别是电子文件数据更改问题频繁产生。

3 检察机关诉讼档案建设及管理的措施

1、积极宣传档案工作的重要性，全面提升工作人员的档案意识

伴随信息时代的到来，检察机关档案管理人员的角色也发生了极大的改变，从保管员逐步向组织者、管理者进行转变，这和检务公开具有一致性，进而提升了诉讼档案管理水平。诉讼档案人员工作目标需与检察机关持续、健康发展目标统一，以此进行工作人员档案意识的全面提升。具体要求如下：

第一，提高档案检察诉讼管理理念，在与检察业务充分结合的前提下，根据相关管理规定，对诉讼档案管理工作进行正确指导，将检察诉讼档案管理理念等内容逐步传送给业务部门；

第二，在制定文件档案政策时积极参与，进行业务档案内容的统一规范，对传输保管电子文件时需制定一个科学的标准，在检察业务需求的基础上建立诉讼档案管理工作发展体系。

第三，在检察机关内档案室在面积方面占有极大优势，库房、查阅室及办公室等把该空间进行了合理划分，在此空间功能发挥中，在检察文化建设中，需充分融入档案管理意识，通过诉讼档案各个要素的充分利用，可对各个空间进行粉装，且进行检察诉讼档案管理内容的制作。

第四，文字描述、影音等都是诉讼档案管理中常见的资料形式，这些资料又产生于多个部门，各个资料之间存在着必然的联系。特别是在案件办理过程中，将出现大量资料，这种情况下将大大增加诉讼档案管理的难度。基于此，诉讼档案管理人员必须具有较高的专业素质，将各项资料进行妥善保管，并对各项资料之间的关系进行充分分析，确保材料的真实性与精准度。

2、加强档案管理人员培训及继续教育

作为一项系统化工作，档案人员主要负责检察诉讼档案管理工作。为达到检察诉讼档案现代化管理，应进行档案管理专业人员培训，只有这样才能深度开发利用诉讼档案信息。相比其他行政单位，检察单位诉讼档案业务指导工作范围、对象存在极大差异。开展诉讼档案工作与各个部门密不可分，如收集资料科室、案卷整理科室等。每年档案培训活动都会开展，但培训内容都存在极大差异，但都是基础类知识。培训需具备针对性，也就是选取分块方式对某个工作有针对性地进行培训活动的开展，将现代管理知识作为培训重点，进行电子管理知识的普及，在检察诉讼档案管理中应对现代科学信息技术水平加以全面提升。

3、各项档案制度的完善

通过检察诉讼档案管理制度的进一步完善，能够在极短时间内帮助检察诉讼档案人员对自身工作进行全面掌握，保证不因为人员变动而出现诉讼档案工作不连续的问题。且通过相应激励方法进行档案人员工作积极性的提升。同时，在档案管理工作中需进行典型树立，以此对新来员工起到激励作用，进而全面提高检察诉讼档案管理工作水平。作为一项综合性较强的工作，诉讼档案管理具有科学性、服务性的特点。在检察机关发展建设中其案件性质，都会对档案管理造成一定影响。通常情况下，利用档案资料可以对案件实际情况及现状进行数据信息地查询与分析，为案件办理提供可靠的参考资料，做好档案资料整理工作，才能提升诉讼检察工作效率。

4、检察诉讼档案资料整合，文件档案管理信息系统的有效建立

实物资料信息化是电子文件的主要特征，计算机存储介质可集中大量原始检察诉讼档案资料，传送是可利用网络进行。利用计算机管理档案检察单位可进行三级（省市区）局域网络区域化资源的同时建立。为科学管理诉讼档案，应做到归档登记统一化、规范化。借助于检察机关业务应用软件规范管理作业程序。也可利用电子计算机将档案信息文件资料的准确编制，以此为录入信息速度、准确性的全面提升提供可靠保障。

4 结束语

综上所述，随着社会经济发展速度的不断提升，我国检察单位工作量也越来越大，进而档案数量也随之增多，以往档案管理模式与当前基层检察机关的工作存在严重的滞后问题，为满足现代档案工作发展需求，必须重视检察机关诉讼档案工作，这也是检察诉讼档案工作得以快速发展的重要条件。

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