人才流动给人事档案管理带来的挑战及应对策略

谭隆

摘 要：近几年，我国的经济事业与科技高速发展，人才市场竞争激烈，人才流动日臻活跃，人事档案管理也因此深受影响。鉴于此，本文首先介绍了人事档案管理的重要作用，然后探讨了人才流动给人事档案管理带来的挑战，最后提出了在这种情况下的应对策略，以期为社会经济可持续发展的推进提供借鉴与参考。

关键词：人才流动；人事档案管理；挑战及策略

人才流动是充分发挥人才潜能的重要环节，是社会与经济发展的第一资源。但如今，人才流动给人事档案管理带来了一系列问题，严重影响着人力资源的合理配置和高效使用。对此，本文通过分析人事档案管理的重要作用，并结合当前人才流动的趋势，对人事档案管理目前存在的挑战提出合理的应对策略。

1 人事档案管理的重要作用

人事档案是个人学历、工作经历、工作状况、品德能力、社会关系以及奖励处罚等综合性信息的真实记录，因此，个人经历和德才表现均可以通过该档案真实地反映出来。加强人事档案管理可以清楚地知道各员工的基本工作情况，有效合理地利用人才资源，有利于单位持续稳定地发展。

2 人才流动给人事档案管理带来的挑战

2.1 档案重建现象增多

卓越的人才向来在社会和单位中扮演着重要的角色，但现阶段，因为人才的不合理流动，档案重建现象越发增多。同时，由于社会经济的不断发展，重要的档案随人走管理制度受到了极大的影响。所以，众多政府、单位等为了维持经济发展秩序，不惜开放绿色通道，让人才只凭个人证明资料就可重建档案，从而吸引了各方面的人才。此现象如果频繁发生，人才流动就会越发严重，档案重建现象也会再次增加，阻碍了社会经济的持续发展。

2.2 档案移交不完整、不规范

正常来说，各单位的全部员工在工作期间应把人事档案交给人事部门保管。但由于档案流动的频繁，很多企业并没有建立起完善的档案移交制度，加之人事档案管理难度大，使得档案移交不完整、不规范，有时还会出现缺失的情况。一旦在档案移交过程中丢失了证明资料，后果将不堪设想，极大阻碍了人才资源的利用。

2.3 加剧弃档、死档等问题

目前，我国的经济已向着全球化方向发展，外资企业、民营私企也因此取得了極大的发展机会，选拔人才的标准、人才的择业观念也有所改变，人才的发展舞台不断扩大。同时，也因为择才标准的改变，各企业单位弃档现象越来越明显。举个例子来说，如今企业在招揽人才时，只是大概了解应聘者的个人简历、学历、职称资格等方面的情况，更加重视的是应聘者的实际工作能力和发展的潜力，然后根据这些情况来考虑是否录用，因此，招聘已不需要应聘者和档案同时到场；其次，若事业单位遇上了优秀的人才，该单位也不会注重看其档案。这些招聘制度的确给人才提供了不少就业机会，但同时，跳槽现象也随之增多，从而导致弃档、死档等问题不断加剧。

3 人才流动背景下人事档案管理的应对策略

3.1 更新人事档案管理理念

人才流动是一种普遍的社会现象，让人事档案管理为人事管理提供服务，是档案信息管理工作的出发点。同时，个人的发展与人事档案有着密切的关联，人事档案理应随着个人的发展而及时更新，人事档案管理的理念也应顺应人的发展。然而，当前很多单位企业的人事档案管理依然是为了管理人、控制人，即通过档案控制人员流动。实际上，在档案“绿色通道”的冲击下，通过档案控制人才的作用已经十分有限。一旦人才脱离原企业单位，继续保留其人事档案已经毫无意义，反而给整个社会的人事档案管理平添许多麻烦。因此，企业应当建立社会化的人事档案管理理念，不但把档案管理作为服务企业内部发展的需要，而且要使之服务于其他企业单位的人事管理需要，使人才所去往的新单位能够及时掌握该人才的工作能力与业绩表现。从整个社会人才流动的角度来看，这种社会化的人事档案管理理念对所有企业来说都是互利共赢的。

3.2 加强档案管理法制建设

一般来说，人才与档案是密切而不可分割的，如果档案丢失或被损坏，那就必须要重建档案，否则就会产生严重的后果。某些地区开放了绿色通道，还违背国家档案管理的要求和标准，制定重建档案的有关政策。这种手段不仅使档案失去真实性与可靠性，还可能导致假资历、假文凭等造假现象越来越严重。为了避免这一问题，国家应尽快对《档案法》进行修订与完善，加大对档案造假行为的惩罚力度，一旦发现档案造假人员，必须严格依据法律法规进行制裁。各单位企业应自觉遵守《档案法》有关规定，维持好档案重建的秩序。对于档案管理人员来说，应严格遵守职业道德，努力提高自己的业务技能和政治素养，严格依据《档案法》规定进行档案管理工作，切实维护人事档案管理的严肃性。

3.3 妥善处理人才去留问题

在人才市场上，求职者拥有自由选择的权利，可与企业单位建立起契约关系。根据调查显示，绝大多数的流动人才是因为想更好地实现自身价值和发挥自身才能，新的单位企业如果能够为人才提供更好的待遇，这是一种人才价值的体现，对此应予以认可与尊重。为了留住人才，企业应该设计一套完善的留人制度，让人才心甘情愿地留在企业之中，而一旦员工与企业不和，不能协调稳定地发展，则跳槽是不可避免的。在这种情况下，除非企业与人才之间尚存在合同期未满、账目未结清等待了结的问题，否则必须尊重人才做出的选择，在挽留无果后，该放人就放人，切忌采取扣档留人的方式。

3.4 改革人事档案管理制度

人事管理与人事档案管理紧密相连，但如今，传统的人事档案管理制度已经暴露出不少问题，导致企业出现录入的档案信息不完整的情况，风险极大。为此，各单位企业务必要改革人事档案管理制度，应当做到对在职员工的人事档案信息进行安全保管，同时对流出员工提供信息共享服务。这样不仅能充分发挥员工的自身价值，保证员工信息的安全，同时也能满足各个企业对档案信息的需要，维护了各方利益，有利于人事管理工作的正常、稳定开展。因此，改革人事档案管理制度是顺应当今社会经济发展潮流的举措，刻不容缓。

3.5 注重档案管理信息化建设

当今社会处处伴随着信息化技术的应用，各单位、各企业的人事管理部门也不例外，已经陆续使用电子档案，创建人事档案管理数据库。基于目前的人事档案含有较多的证明资料与文件，因此，电子档案与实体档案并存是一种较为安全的方法。实际上，人才流动中的实体档案要放在当地政府的档案室中，而各单位企业彼此之间可以通过交换电子档案来进行人才档案的管理，且电子档案便于编辑与整理资料，同时便于监控人才流向。此外，单位、企业可以运用计算机技术来进行辅助管理实体人事档案，对实体档案进行分类整理，以提高人事档案管理的工作效率，确保实体档案真实可靠，促进档案管理信息化的进一步完善。

4 结语

总的来说，随着市场经济与科技的快速发展，人才流动现象越发严重，给人事档案管理带来了严峻的挑战，因此改革与完善人事档案管理工作势在必行。如今，各用人单位企业务必要全面提高人事档案的管理水平以及工作效率，及时发现并处理人才流动所带来的问题，并根据实际情况改革和完善本单位的档案管理系统，要勇于创新解决方案，从而顺应社会经济的发展潮流，促进社会经济可持续发展。

参考文献

[1]林满山.人才流动给人事档案管理带来的问题及对策[J].黑龙江史志，2015（13）.

[2]陈奎武.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].办公室业务，2014（12s）.