高校转型发展期人事档案管理工作不足及改进措施

摘 要：高校人事档案对干部、教师的任用、晋级和制定改革方案有重要的参考作用，是助推高校可持续发展的关键因素。为实现外在宏观环境与内在微观对高校人事档案管理的综合诉求，通过对高校转型发展期人事档案管理工作的不足进行探析，尝试提出解决此类问题的有效措施，以期起到抛砖引玉之效。

关键词：高校；转型期；人事档案；管理

高校人事档案是教师、干部、工人的个人经历和社会实践的记录，是其思想品质、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察、了解和正确选拔人才，选贤举能、知人善任的重要依据。但在高校转型发展期的今天，随着高校教育教学和管理体制改革的不断深化，传统的人事管理体制和制度的不完善，严重地制约了高校管理效能和持续发展，从而使高校人事档案管理工作也越来越重要，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和有效性，成为高校转型发展期人事档案管理亟须解决的首要问题。

1 高校转型发展期人事档案管理工作存在的不足

1.1 人事档案管理人员专业性弱，人员配备不得力

当前，各高校普遍对人事档案管理人员的人事安排及其重视程度普遍不够，存在着人事档案管理人员的文化层次低、年龄偏大，不能够掌握现代科技管理技术，缺乏开拓意识，充当着保管员的角色，体现不出档案的利用价值，严重滞后于当今社会发展的步伐。从人事档案管理员自身来讲，“看堆守摊”、被动服务状况还很普遍，不能积极主动地提供服务，缺乏档案意识，一些材料也不能及时入档，失去了档案材料的可靠完整性，一定程度上阻塞了高校事业的发展。

1.2 人事档案内容单一，不能如实全面反映真实情况

人事档案的形成是一个动态的过程，不是整理一次就能结束的，而是随着个人成长过程（每年的年度考核表、工资薪级普调表，还有部分教职工职称评审表、干部任免表、组织发展材料、学历学位材料等）不断形成的。大多高校人事档案中缺少对个人“德”、“能”、“勤”、“绩”的记载。许多人事档案材料中关于教职工的教学水平、业务能力、科研能力、创新能力、创造的业绩、工作表现方面的材料寥寥无几，人事档案材料的简单化、雷同化现象，千篇一律，失去了真正意义上的参考作用。人事档案是一个人在社会实践中的真实记，是以真实为前提的。档案材料的真实性是人事档案的关健所在，是发挥其参考价值的墓础和前提。如果人事档案材料存在着失真现象，其丧失了真实性、严肃性、权威性，给人事部门办理离退休、调资晋级、专业技术职务评聘工作带来很多困难。人事档案内容重点的政审材料转换到反映个人发展变化，才能做到观其卷、知其人、用其才的目的。

1.3 人事档案管理和方法与高校转型发展不匹配

在知识经济快速发展的今天，人事档案赖以生存的基础是对其充分挖掘和利用，高校人事档案可以说是一座内容相当丰富的信息资源库。高校应将人事档案管理的重心从实体管理转移到网络信息化，仅靠传统的手工保管的管理模式来管理干部人事档案工作量大，效率低，准确性差，与科学化、现代化要求差距甚大，人事档案管理科技含量低，已远不能适应和满足高校转型快速发展的需要，从而严重制约了档案管理工作的发展。

2 高校转型发展期人事档案管理工作的改进措施

基于高校在转型发展期人事档案管理工作的尴尬际遇，积极建构合理的具有理性的人事档果管理制度，应从以下几个方面进行改进：

2.1 充实人事档案队伍， 实现管理人员的规范化

在高校转型发展期，要求高校人事档案工作人员要更新观念，适应转型发展要求，高校领导要根据社会和学校的转型发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，提高人事档案管理工作的软硬件水平，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。要充分意识实现人事档案最大化利用，需加大人事改革力度，一改过去因“人”设岗为因“事”设岗，体现“人”的管理与“事”的管理相结合的现代化的管理思想，充实稳定人事档案队伍。人事档案管理工作人员自身必须提高业务素质和相关技能知识，掌握现代化管理手段，增强科学的管理能力，合理有效使用人事档案数据库，通过信息统计，对个人政绩、业绩提供量化依据，实现计算机对人事档案的完整、准确、规范、动态、立体管理，全面服务于学校的转型发展。

2.2 丰富人事档案内容，全面反映真实情况

在高校转型发展期，人事档案对教职员工的发展等方面的参考作用越来越受到重视，这就要求人事档案中每份材料的来源和内容一定要真实可靠，必须经过严格的鉴别和认真的审查核实。人事档案管理工作人员要定期增加对个人“德”、“能”、“勤”、“绩”的记载，适时更新教职员工的教学水平、业务能力、科研能力、创新能力、创造的业绩、工作表现方面的材料，力求最大限度的全面反映个人真实情况。

2.3 引进先进的档案管理方法和手段

当今时代是一个高度信息化的时代，面对信息对各个领域的冲击，高校人事档案的管理也应积极去应对。尤其在转型发展期，高校更要投入足够的人力、物力、财力，充分发挥信息化在人事档案管理中的作用，及时摈弃传统的人工管理方法人事档案，实现与学校信息化管理的零对接。充分利用先进的科技手段，加快对人事档案软件系统的升级更新，加大高校人事档案工作信息化建设的力度。人事档案管理工作人员也应紧抓学习机会，认真学习档案相关知识，不断提高自身素质， 完善自己的知识结构，为学校转型发展做出自己的贡献。

综上所述，处于大规模转型发展期的高校，只要充分认识人事档案管理工作的种种不足，并能紧跟时代发展趋势，与时俱进，积极探索解决人事档案管理工作存在问题的方法，就能使我国高校人事档案管理工作会更加出色。

参考文献

[1]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，（6）

[2]张莉. 关于合并高校干部人事档案管理的思考[J].湖北经济学院学报， 2008，（11）

[3]陈媛华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战与应对策略[J].人力资源管理，2015，（6）

作者簡介

高建明（1982-），男，汉族，山东沂南人，硕士研究生，馆员，主要从事高校毕业生档案管理工作和研究。