信息网络下高校档案管理系统研究

李怡林

摘 要：随着高校不断发展，办学规模越来越大，高校各类信息数量日渐庞大，在这种背景下，高校档案管理工作变得更加重要和复杂。计算机信息网络技术的不断发展和普及为高校档案管理突破传统界限，实现信息化管理提供了技术支持。本文从信息网络的视角出发，对当前高校档案管理系统进行分析研究。

关键词：信息网络；高等学校；档案管理

高校档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各种活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案在高校建设发展中发挥重大作用，档案建设是高校建设的重要组成部分。随着网络信息技术的不断发展和普及，高校档案信息化建设势在必行，馆藏档案信息化、数字化、网络化已成为高校档案管理工作的首要问题。

1 高校档案管理系统分析

高校档案具有社会性、广泛性、系统性特点，这使得高校档案在信息化建设的道路上必须针对这些特点进行科学的设计，进而是高校档案信息化管理系统在技术上可行、经济上合理、实施有效。对当前高校档案存在问题进行分析可知，档案收集比较分散，档案借阅管理不规范，图片及声像档案不系统。因此在档案信息化系统设计时，需要确定合理的目标，即数据表示必须具有多媒体性，数据处理应有及时性，数据资料要保证安全完整性，原始数据输入具有便利可靠性，数据处理具有自动性和连续性，档案管理实现科学性和标准性。

在高校档案管理系统的开发中首先需要确定系统开发范围，即围绕档案管理工作中心任务展开的活动。结合高校档案管理的日常工作流程，可确定卷宗目录整理、卷宗内容归类、档案借阅服务及统计分析是档案工作的中心，并在此基础上实现“增量式”服务。档案管理系统的总体业务流程设计包括数据流程、基础档案数据调整流程、毕业生成绩档案管理数据流程、档案借阅服务管理数据流程等。

2 高校档案信息化管理系统设计分析

（1）系统体系结构设计

通常对于高校档案管理信息化系统而言，结合高校档案管理的实际情况与服务对象的性质，应用系统的结构模式可采用“B/S+C/S”混合结构模式。其中B/S结构模式可提供基于Web的查询系统，实现在校园网范围内的信息查询功能，而C/S结构模式则可完成档案管理部门以及各职能部门内部数据的管理。系统设计实现则采用常见的三层结构思想，即应用表示层、逻辑层、物理数据层。在高校档案管理信息化系统中，应用服务器可以分布在不同机器上，可在多层实现安全策略，并且中间层只对有效的数据确保进入数据库，此外对商业逻辑的修改只需升级应用服务器即可。

（2）系统功能设计

高校档案管理信息化系统设计的目的在于实现一系列的功能来提升和优化档案管理活动。系统的设计采用面向对象和面向过程相结合的方法，其优势在于易于实现、易于调试、易于维护。从高校档案管理及服务的实际需求来看，系统功能模块应包含以下九大功能：系统初始化、数据统计、数据查询、数据录入、系统维护、借阅管理、数据打印、成绩交流、帮助。在系统实现各模块功能时，数据与程序应相对独立，硬件与软件相对独立，这样便于档案信息化系统的扩充与资料共享。

（3）数据库设计

数据库是高校档案管理信息化系统的重要组成部分，是数据存储的核心基础，因此设计结构合理、协调一致的数据库是整个系统数据处理成功的重要保证。数据库设计应遵循一定的原则，即数据库层次结构分明，总体布局合理，数据库表结构规范化与标准化，提高数据共享程度，保证数据安全性，降低存储结构或逻辑结构对系统的影响等。数据库的稳定、安全、快速是高校档案管理信息化系统的基础保障，针对高校校园网应用系统“操作用户多、数据处理多”的特点，数据库系统平台的设计需满足以下几点：采用联机备份，多线索、多进程体系结构，严格的安全保密措施。对数据库安全性的设计方面，采用ORACLE数据库管理系统作为系统数据处理平台，安全措施包括用户标识和鉴定，安全授权和检查机制，审计技术记录用户行为等。此外，根据高校档案管理系统操作主体需求的不同，保密程度设置为三级，即绝密、保密与公开。

（4）系统程序模块设计

高校档案管理信息化系统设计中，各模块功能划分较为细致，形成了若干个程序模块。初始化系统程序模块是用户初次启用档案管理系统时，为用户提供政策运行参数，比如档案类目代码、编制单位代码、归档单位代码等，为保证系统的灵活性，在功能上为用户留有清除先前参数数据的接口。数据收集程序模块主要针对各种档案的原始数据进行收集，为实现这个功能，需要设计五个主要录入界面：文件内容扫描、文件目录录入、案宗目录录入、声像录入、图片内容录入。数据查询程序模块主要是实现用户对各种档案原始信息的查询，包括实体目录查询、卷宗目录查询与浏览、声像图片查询等。统计管理流程模块是实现对全面档案分类汇总统计，并将统计结果以各种方式展现给用户。此外，数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护等流程模块通过权限界定来为用户提供服务功能。

（5）输入输出设计

系统的输入输出是实现系统价值的关键环节，对于高校档案信息化管理系统而言，输入输出的正确性则是其业务活动的基本保证，因此在输入输出设计中一方面要确保输入的正确性与安全性，另一方面还要提高输出信息对用户的实用性。输出设计中的输出格式有两种，即查询与检索用的屏幕顯示画面，各种单据、账簿、表格打印输出格式。输入设计中的实体信息输入设计为键盘输入方式，要考虑到屏幕的规格，以及用户手工输入模式。

参考文献

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