新形势下如何更好地进行电子档案管理

段燕芳

摘 要：本文对档案管理进行探究分析，阐述了如何更好地进行电子档案的管理，并提出相关优化电子档案管理的策略。

关键词：电子；档案管理；策略

随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。但是由于电子档案的内容与形式是相对独立的，导致其内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。本文对电子档案管理中容易出现的问题进行探究分析，并提出相关优化电子档案管理的策略。

1 电子档案特点

1.1 查询方便，储量大

电子档案查询方便、快捷、有利于实现资源泉共享。虽然传统的纸质档案具有直观可视性，电子档案要在特定的计算机硬件与软件系统环境下才可视，但有关资料经计算机分类处理后存档，可以非常方便、快捷地在电脑上对档案资料进行查询检查和下载打印。纸质档案可以直接阅读，而电子文档是数字化信息技术的产物，对技术设备依赖性强，以磁性介质或光盘为载体，具有非直读性。同时电子档案存储量大，但对保存条件和环境有新的要求。电子档案受存贮介质质量、载体存在环境、存储信息的有交往期等条件的影响较大，而对天南地北的温湿度、防磁性等条件的要求很高，存放不当数据将全部丢失。

1.2 保密性强同时对管理人员要求素质高

由于电子档案管理是一个新年事物，对计算机等技术设备的依赖性很强，因此，要求档案管理人员不仅要熟悉档案管理知識，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。 如传统的纸质档案不易被修改，修改了也容易看出。电子档案容易被修改，具不留痕迹。缺点是丧失了原始面貌和依据，因此电子档案对工作人员素质要求更高。另外，计算机的保密系统比较完备，能针对不同级别的档案，设置不同密码，对不同的人群授予不同的权限。但由于计算机与网络本身的技术性原因，会遭到黑客的攻击或病毒感染，因此，对系统安全性保护提出更高要求。同时个人若操作不当，信息也将受到损失。

2 电子档案管理存在的不足

2.1 网络安全保障力度不足

在流动传播的过程中，档案信息因为信息系统自身的漏洞及网络的不安全性，为非法窃取信息、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，致使极端脆弱的网络档案信息安全无法保障。尽管目前我们已经采取了各种防范措施，但对于档案信息的安全问题，还不能从根本上进行解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所以，使用互联网的同时，相应的安全隐患也会随之产生。作为非常重要的机密文件，其含有的信息非常有价值。一些黑客正是因为掌握这一点，才会对相关的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取。所以，电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全问题。

2.2 档案的原始性、真实性存在问题

传统的档案管理是实行纸质文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来体现文件的原始性。而一旦纸质档案向电子形式转变，就丧失了这些属性和特征。其形式的生成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始性。同时也很难辨别档案的真实性。传统的纸质档案往往是通过相关的纸张及个人笔记形成的，能够很好地分辨材料的真实性。而电子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完全一致的特征和形式，对辨别材料的真实性留下了很多的疑问和困难。

2.3 无法保障档案的完整性

传统的纸质文件往往容易形成一整套完整的档案形式，可保障文件的完整性。而目前的电子档案形式因为无据可依，则不能对档案的完整性做出保障，并形成了一定的障碍，不能对档案的形成进行有效管理。

3 如何更好地进行电子档案管理

3.1 设定权限的审核，进行数据备份

要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。同时在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应做信息内容的消除处理。

3.2 明确职责，加强管理

电子档案的制作人员，应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子档案在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员相互推诿、扯皮，要明确职责范围。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责。同时要 加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求。电子档案是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的。对于电子档案制作和管理人员的管理，要加强教育同，定期培训，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工人精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。

3.3 完善的电子档案管理系统

档案部门在对档案进行检验时，很难对电子档案的原始性进行鉴定；电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案。同时电子档案可被复制，甚至被篡改后而不留痕迹；电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造，面临病毒的入侵时，电子文件档案信息安全又受到严重威胁，所以应从签署技术、加密技术、身份验证、增设防火墙、增加防写措施、选择性能稳定、功能齐全的硬件设备等安全技术措施强化管理。 同时为确保电子档案管理系统的性能和质量，在系统设计阶段，在遵循有关规定标准的前提下，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理性措施纳入其中，通过技术手段来实现。通过软件系统来满足电子档案管理的功能需求，确保电子档案的真实有效。同时，电子档案的管理是一项极其复杂的技术工作，与纸质档案管理不尽相同，迫切需要电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防止有长远保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。另一方面，为维护档案部门的权威性，我们必须建立相关制度来规范档案部门作业流程，并赋予其一定职责、权限及义务。

4 结束语

电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。

参考文献

[1]冯惠玲，中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2013.

[2]王岚，无法回避的挑战，必须跨越的巅峰—迎接电子档案的降临[J].档案学通讯，2013.

[3]刘佳，无纸化推行，四川据电子办公时代有多远[N].四川日报，2012.