新时期基层档案管理工作的新途径

李雅覃

摘 要：基层档案管理是针对基层单位而言，在对档案开展有关的管理工作的时候，要做到科学合理。档案的有关管理工作包括收集档案，对档案的整理以及将档案归档查找，还有对档案的维护等等。基层单位在管理档案的时候，管理工作不足，没有强烈的管理意识，而且基层单位中缺少档案管理的人才，没有人才的依托，对档案的管理就显的能力不足。鉴于此，文章主要针对新时期基层档案管理工作的新途径进行了分析，以供参考。

关键词：基层档案管理；现状；创新途径

1 导言

随着社会的发展进步，各行各业都处于改革创新的大潮中，档案管理属于单位内部管理工作中的重要组成部分，自然也应当与时俱进。要确保基层档案管理的有效性就应当进一步加强改革与创新，不断提升基层档案管理工作人员的专业水平，增强档案管理工作的实效性，充分发挥出档案资料的价值。

2 档案管理工作创新的重要意义

2.1 社会的发展要求创新

创新一直以来都是促进人类社会不断发展与文明进步的不竭动力，而创新也直接代表了一个社会是否处于积极发展的状态。在档案事业发展的过程中，过去的传统档案管理理念已不能满足现代档案管理工作的需求，只有通过创新才能够促进档案事业源源不断地发展。

2.2 促进档案管理事业发展

要加快基层档案管理工作的健康发展，首先必须要从企业发展的角度出发，结合企业发展的实际情况，让基层档案管理工作的开展能够与当前的企业发展形势相符合，做到紧跟企业发展脚步，为档案工作的持续发展打下基础。

3 新时期基层档案管理工作现状

3.1 对档案的重视程度不足

档案工作不受重视是企业管理的一大误区。一是企业认为发展实体经济才是企业提档增效的根本，而档案工作对于促进生产力的发展，提高企业经济效益的这一功能并不显见，档案工作得不到重视或是流于形式。二是档案管理机构常下设于综合办公室，作为办公室的一项基本职能，档案管理工作往往置于主办业务之后抽空完成，工作质量得不到保障。三是档案管理制度不规范，不健全，亦或根本没有制定相应的管理制度。

3.2 收集整理工作意识有待加强

由于基层档案管理工作人员没有或少有经过系统的专业档案知识培训，再加上各企业没有制定与企业实际发展需要相适应的“三合一” 制度，造成很多文件未归档，归错档，保管范围涵盖不精确，保管期限划分混乱。很多企业档案工作人员对档案应定期交存归档意识不强，管理松散，随意性很大。

3.3 硬件投入不足，环境设施落后

档案软硬件设施投入不足，档案库房与办公区域没有划分，没有配备符合要求的档案存放装具，对于档案存量不大或是成立时间不长的企业，仅利用手动编目，暂时性的可以满足日常档案检索利用，但随着室藏档案的逐年增加，这样的“随意性管理模式”不利于企业档案管理工作的长远发展。

3.4 档案专业人才缺乏，队伍不稳定

由于职数设置的限定，配备兼职档案员是多数企事业机关单位普遍存在的现状。兼职的档案工作人员把大量的时间和精力都用在主办业务上，加之缺乏系统的业务知识培训，文件督办交接不及时，收集不齐全，归档范围保管期限表设计不合理，整理水平不符合要求等是档案管理水平整体不高的重要原因。同时，由于档案员多由办公室新近人员接替，人员变动频繁，加之对档案管理工作的重要性意识不强，档案管理整体水平无法得到保障。

4 基层档案管理的创新途径

4.1 加强档案管理机制创新

改变过去的档案管理机制，合理引入竞争机制，按照公平公正的原则对待每一名基层档案管理人员。要结合档案管理岗位的实际情况，选聘具有真材实料、能力出众、敢于创新的管理人才，通过优胜劣汰的人员管理模式，让有能力的员工得到更多的发展机会，让基层档案工作人员都能够意识到，其工作能力与自身职业发展有着直接联系；不断强化档案管理工作重要性，充分发挥档案管理人员的主观能动性，让基层档案管理工作充满活力。除此之外，我们还应当积极构建一套全面完整的创新激励机制，借助科学的分配方式、奖惩手段、晋升制度激发基层档案员工的创新意识，同时把创造性思维能力作为员工年度考核的一项附加内容，把考核结果和员工的薪酬福利、职位待遇进行有机联系，从而确保基层档案管理工作能够实现良性发展。

4.2 档案管理模式创新

目前，基层档案管理工作逐渐由单一传统模式向计算机技术和信息技术应用转变，档案管理软件能高效对档案进行检索定位，通过计算机能直接调取数据信息及背景资料，档案利用效率提升明显。如何更好的推进计算机技术在基层档案工作中的应用是提高档案信息化管理水平的一项重要措施。事实上，计算机技术在档案管理工作中具有十分广阔的应用前景，例如，使用条形码取代档案号不仅能够保证档案材料的安全完整，也有助于后期的查阅和管理，还能够有效提升借阅归还速度。当前，大部分的档案管理工作都可以借助于计算机来实现，档案管理信息化建设也进入到了新的历史时期，虽然在很大程度上促进了各单位各地区档案信息的交流，但是我们应当认识到基层档案管理的信息化水平还需要进一步提升，档案管理模式还有待进一步创新和发展。

4.3 拓展档案服务范围与能力

据有关调查结果显示，目前我国基层单位对档案的管理方式任然停留在对文件的保存和提供借阅查询阶段，真正意义上实现基于档案进行开发和利用的不多。越来越多的信息内容从归档的那一刻起，便成为“死档”，陷入永无止境的“休眠”进程中，极不利于档案管理工作长期发展以及价值生成。要改变这一现状，首先，基层单位领导层和管理层要从根源上重视档案管理各个环节，在现有档案服务功能基础之上，拓展与档案服务相关的其他功能，如利用单位内部局域网对档案信息内容进行检索和利用的功能；或依托单位对外网站、其他网络终端、多媒体平台实现档案的线上查询和在线服务功能。此外，立于大数据环境下，通过对可开放信息的共享利用以及现有技术条件，将各相关企业既有的数字档案或档案业务统一部署在“云端”，利用虚拟技术来分配云端存储空间，藉此展開“云服务”。此举相对于传统的档案管理，不仅更有助于提升档案管理业务的工作速率，还能有效缩减原有过程中所需的软硬件设施投入经费；并将位于不同地区、拥有不同属性的档案管理机构的档案信息进行彻底整合与共享，从而切实推进档案信息一体化建设，形成档案管理发展的大格局，进一步促进“一站式、全方位、立体化”单位档案管理目标的实现。

参考文献

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[2]朱燕.浅谈如何做好新时期基层档案工作[J].生物技术世界，2013，06：156.

[3]杨波.创新基层档案管理工作[J].领导科学论坛，2015，02：30-31.