文书档案管理中存在的问题与对策研究

赵梅

摘 要：作为单位管理中最基本服务性工作，文书档案管理工作能够以客观记录的形式有效反映单位各项活动，也通常被视为单位管理水平高低的衡量标准。伴随经济社会高速发展，文书档案管理工作也被赋予新的要求以适应现代化单位管理工作，积极面对该项工作中存在的问题，并予以解决，进而推动单位发展。

关键词：文书档案；管理；问题；对策

文书档案以客观记录的形式反映出单位各项活动，是单位成长、运行及发展的客观见证者和记录者，是一项宝贵的经验总结及信息依据，也是衡量单位管理水平高低的现实标准。规范、有效而标准的文书档案管理工作是实现单位建设良好发展的重要保障，对此，需要有关部门重视该项工作，将文书档案管理工作划定为一项新的工作要点。

1 文书档案管理的特点

1.1 侧重收集、保存与记载

文书档案管理的重点主要在于收集信息、保存资料与记载历史，多以发生过的人事、事件及其过程进行记录，以文件、书籍、报刊及物品存档为管理对象，以纸质或实质档案为管理载体，将具体的人事及事件内容进行记录存档。该过程的管理重点即“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作，同时强调保留资料的完整性及安全性。档案管理工作的主旨即记载历史，以供后人参考借鉴。

1.2 与文书工作紧密相联

文书工作全过程即档案形成过程，包括文件的收集、登记、运转、催办、承办及文件 收集、整理、立卷与归档。档案工作是以文书工作为基础，对档案予以收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研及利用。文书工作与档案工作的具体联系即：文书工作是档案工作的基础与前提，档案的记录形成来源于文书。相关部门将单位具有保留价值的活动进行记录，将文件材料通过整理立卷定期归档。文书档案质量（如格式、材料内容、资料完整度等）直接影响档案质量与档案工作。

1.3 文书档案内容多样，载体丰富

作为单位工作各方现实反映与记录，文书档案涉及多方面内容，包括行政管理、科技檔案、会计档案等。同时，文书档案载体也丰富多样，主要由于其包含了相关单位及上级部门印发的各种“红头文件”，单位签订的合同、责任书、协议等书面材料及照片、录像、录音等影像电子档案。

2 文书档案管理中存在的问题

2.1 文书工作与档案工作衔接问题

文书工作既相联于档案工作，又区别于档案工作，二者既相互统一，又相互独立。在实际单位工作中，文书工作往往和档案工作相互配合，进而形成一个分体式的管理体系。文书与档案在实际工作中实行一种高效、科学的分块管理制度，但该项体制在一定程度上将文书工作与档案工作分界距离拉大。此外，由于部分文书工作人员档案管理意识薄弱，忽视文秘工作，综合种种原因，导致文书工作与档案工作衔接过程中出现了部分脱节。

2.2 需加强档案员培训工作

部分单位档案管理者在工作前过工作过程中从未经过专业培训，对档案的立卷、分类等工作并未掌握专业知识，综合素质较低。部分档案管理者虽持有上岗证，但由于缺乏专业继续教育，在实际工作中常会出现专业性错误。随着现代科技的高速发展，计算机网络辅助技术也逐渐被广泛关注，而一些档案管理者无法适应高科技、现代化设备更新，管理理念和手段还停留在传统阶段，致使档案管理工作效率低下，无法为单位进一步发展提供有价值的帮助。

3 提高文书档案管理水平的相关对策

当前保证档案工作高效运转的前提即领导层的重视，单位层面由上至下积极做好档案工作的宣传及汇报环节，通过各种形式向各层人员传达《中华人民共和国档案法》等国家文件规范内容，从理念上提高所有人员对档案工作的重视度。加大档案管理设施资金及技术投入，使档案管理工作迈向现代化、规模化、网络化发展模式，以适应现代科技发展，服务单位建设。做好部门间、环节间协调，使各部门、各环节均衡稳定发展。具体措施如下：

3.1 做好文书工作及档案工作衔接工作

档案来源于文件，文书工作是档案工作的前提和基础，文件质量的高低直接影响档案质量，一项高水平、高效率的档案管理体系是以文书工作规范体制为基础和前提的。因此要求相关部门要足够重视文书工作，做好二者规范性衔接工作。文书人员要提高档案意识，规范文书材料的立卷和归档，处理文件时要充分考虑其与档案工作的衔接，实现二者一体化，对文书质量严格把关，如文件纸张的规格、文件材料的文体、格式等各方面内容，保证其标准化、规范化、统一化，书写笔迹要干净清晰，严禁使用红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等非正规用品。此外，要保证文件及时、准确处理，对每一次收发文件都要予以及时详细登记记录，一旦发现纰漏要及时核查解决，不忽视任何细节，同时要注意资料的实时性收集整理，确保第一时间收录资料，并保持其完整规范。

3.2 强化部门协调，共同做好档案收集工作

档案的结构和质量是决定文书档案利用价值的重要因素和参照标准，只有质量高、结构严的档案才能被文书档案录入并具有较高的实际利用价值。因此，文书档案管理部门要求相关工作人员做到以下几点：①嘴勤。即保证经常性主动了解各部门开展的各项新活动、新工作，对有价值的活动事件进行及时记录和整理，经过相关工作程序后整理成档，归档保存。②脚勤。即多到业务部门走访调查，以及时获得最新、最准确信息，对各类信息进行系统性筛选，保留有价值信息，进而整理成档案进行保存。③脑勤。即多结合单位实际工作情况，对档案工作如何为单位中心工作提供服务做出详细思考，如何做好高质有效的档案整理工作，以促进单位发展。加强档案管理部门和单位各部门之间的联系和协调，保证其与各部门的沟通及时与畅通，以此保证档案资料信息收集渠道的多样和便捷。

3.3 建立长效管理制度，规范办公秩序

文书档案管理工作中的程序要注意细化，但又要保证其简洁明了，具有高操作性。对公文规定予以严格遵守和执行，严审签发制度，严控文件滥发和无效无用文件外发的情况。在每一项公文正式印发前都要对其严格审核，保证其手续齐全、附件完整、格式规范，确认无误后方可进行印制，印制完成后要再次予以审核，所有细节均无差错后才允许进行下发传达。

3.4 加强文书档案收集工作

加强文书档案收集工作是保证其高质量、高效率、高价值的必要条件，具体应包含以下内容：①明确范围。对文书档案文件进行分类收集，明确收集范围，以类目为分类标准进行对应整理、组卷，保证案卷的规范性和专业性。②统一管理。对文件的收集、组卷程序严格把关，统一规定文件格式，包括文号编发、标题制作、正文提炼、文字字形等。③应用现代信息化技术。逐渐完善计算机、光盘等信息化高科技检索工具的使用，利用网络化技术拓宽信息来源，丰富信息渠道，共同服务于档案管理工作。

4 结语

文书档案管理作为单位档案管理水平的重要衡量标准，该项工作水平的高低直接影响单位档案管理的规范性，进而影响单位发展。及时总结文书档案管理工作中存在的各项问题并予以解决，能够有效提高该项工作的工作效率，为单位发展提供参考和借鉴，促进单位

建设。

参考文献

[1] 姚小菊.对文书档案改“卷”为“件”整理归档的思考[J].现代经济信息，2013（01）.

[2]聂丹萍.新时期文书档案管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2013（15）.