环卫档案管理工作流程优化完善策略分析

张冬梅

摘 要：改革开放以来，我国城市建设不断发展和完善，与此相应，城市环卫工作的内容也日趋丰富。在具体的环卫工作中，如城市道路保洁、城市垃圾收集、垃圾中转及处理等工作中，逐步建立了环卫档案。环卫管理工作将加强环卫档案管理、升级环卫档案管理程序，并且促进环卫档案管理实现信息化，这是环卫管理工作的关键部分，有助于保证环境卫生服务质量。

关键词：环卫档案管理；工作流程；优化完善；策略分析

随着我国城市建设水平的提升，环卫工作的内容也不断丰富。为了进一步完善环卫工作的落实效果，环卫档案管理工作逐渐开展。环卫管理工作的核心在于改善档案管理、完善档案管理流程及实现档案管理的信息化，从而提升环卫工作整体水平。本文将阐明环卫档案管理工作流程优化的途径及策略，希望能为环卫工作档案管理的完善提供一定的参考。

1 优化环卫档案管理的途径

（一）收集环卫档案原始资料

环卫档案资料所涉及的内容主要包括以下几项：城市道路清扫、公共厕所的保洁、垃圾中转及处理等环卫工作中累积的资料。在收集档案之前需要做好协调工作，尤其是联络部门之间的相互协作，使得信息的采集、汇聚和逐层提交工作能够有序地开展，从而保证收集到的环卫资料覆盖面广、更新及时、信息准确。

（二）整理环卫档案资料。

收集到的环卫档案原始资料数量比较庞大，内容相对冗杂，因此，环卫档案管理部门必须首先对这些资料进行科学的整理。第一，对环卫档案管理资料进行系统分类，分类的依据是工作内容与工作时间，并且在总项目下划分具体的子项目，增强分类的准确性和详细性，并且把环卫档案资料对应着相关的项目进行录入。此外，还应该在整理时对环卫档案资料设置关键词，从而方便信息整理及查找。以筛选分类为基础，形成环卫档案资料的初步格局，从而为对环卫档案资料进行建档和保存奠定基础[1]。

（三）环卫档案的归档、保存

在完成对环卫档案资料的收集和筛选工作后，环卫档案管理工作者要对环卫档案资料进行复核，使得档案资料时间范围完整、形式和内容准确无误，保证环卫工作的实际情况正确地记录在档案中。在进行归档和保存的同时，管理人员还需要根据实际情况按照一定的时间周期对档案加以更新，及时地记录环卫工作开展过程中出现的新情况，从而保证环卫档案资料能够与实际工作同步。在完成对档案资料的复核之后，档案管理员要及时建立档案加以保存，与此同时，还要建立电子档案。电子档案不仅应当与纸质档案的建设同步进行，也应当对档案信息进行实时更新。此外，电子档案需要面向社会公众开放，除了保密信息外，需要为公众查询信息提供便利条件[2]。档案管理员必须保证档案保存形式的一致性，这对于对于表格和文本来说尤为重要，这不仅是档案管理规范性的需要，也有助于提高后期按照不同需求查阅资料的便捷性。

（四）对环卫档案管理工作开展监督

与其他类型的档案管理工作一致，環卫档案管理工作也具有很高的准确性和真实性。为了尽可能避免环卫档案管理在收集整理及存档环节出现疏漏，必须加强监督和检查工作。及时、有效的监督一方面能够增强环卫档案管理人员工作的严肃性，另一方面也有助于促进环卫档案管理工作水平的提升。相关部门需要依据月度、季度或者年度的周期检查环卫档案资料，使得环卫档案管理工作的开展能够循序渐进地进行，并且以不定期抽查的形式对档案管理日常工作进行监督，增强环卫档案管理人员的责任意识，使其在工作中时时刻刻保持谨慎，有效地防止环卫档案管理工作出现纰漏。管理部门要将这两种方式的有机结合，从而提升环卫档案资料的完整性。

2 优化环卫档案管理流程的策略

（一）高度重视管委档案资料管理工作

某些环卫管理部门对于维护市容与环境卫生工作较为重视，但是缺乏对档案资料的重视，这妨碍了环卫档案管理工作的有序进行，同时也影响了整个环卫部门工作质量的提升。因而，管理部门与领导者观念的转变是提高环卫档案管理工作水平的第一项任务，必须要对档案管理工作予以足够的重视，并且对档案管理工作加大人力、物力及资金的投入，为环卫档案管理工作的开展提供有力支持，进而促进环卫部门整体工作水平的提高，使其更好地履行职能。

（二）实现环卫档案管理工作的信息化

计算机技术与网络技术日趋进步，计算机技术与网络技术不仅能够在最大程度上增强环卫档案管理工作的便捷性，还能够方便环卫档案管理信息的查询和交流，因此，实现管理的信息化逐渐被提上了工作日程[3]。相应地，环卫档案管理人员也需要把信息技术运用到档案管理中来，建设档案管理信息服务系统，保证环卫档案从收集整理到检索使用全过程的信息化，使得环卫档案管理的效率及准确性得到保障。

（三）加强环卫档案管理工作的制度建设

环卫档案管理工作的规章制度应当包括环卫档案整理范围、内容分类，档案库房管理准则、保密管理规则等内容。规章制度是环卫档案管理工作的实施依据。完善档案管理规章制度，从而保证档案管理工作对规章制度加以贯彻，使得档案管理工作的开展更为规范，环卫档案管理工作人员有可以依据的工作准则。

（四）加强环卫档案管理人员的能力建设

环卫档案管理部门应该着力培养具有较强专业能力和信息技术水平的管理人员，这是提高环卫档案管理水平的核心问题。为此，环卫档案管理部门需要优化环卫档案管理人才结构，加强优秀人才的引进，并且对档案管理人员定期进行业务培训，提升其业务水平，提高环卫档案管理在职工作人员的综合素质，使得档案管理工作的质量能够不断提高。

（五）加强档案管理人员的服务意识建设

档案的利用服务是环卫档案整理、归档及保存的目的所在。第一，在收集整理档案资料时，需要增强服务意识，明确档案服务的重点及针对的群体，为环卫部门建设公益设施与维修环卫设备提供参考信息。第二，保证档案资料查阅渠道畅通，除保密的档案资料之外，针对其他环卫档案资料，需要建立方便的检索与使用途径。例如建立环卫档案管理门户网站，在网站上开通信息查询功能，通过设置关键字、用户登录等等途径，为用户检索信息提供便利途径[4]。此外，对于用户的其他业务，可以通过网络预约、现场办理或者网上业务等途径加以实现，从而促进环卫档案管理部门工作效率的提升，同时也增强用户对环卫档案管理服务的满意程度。

3 结语

对于环卫工作来说，环卫档案管理是其最基础的部分，也是促进城市化发展水平得到提升的保障工作。因而，环卫管理部门需要对环卫档案管理工作予以充分的重视，并且采取必要的措施，改善档案管理工作程序，提升档案管理水平，更好地满足经济社会发展对档案管理工作提出的要求。

参考文献

[1] 王黎黎.环卫档案管理工作中存在的主要问题分析[J].吉林农业，2014（19）：94-94.

[2] 蒋大磊.环卫档案管理工作流程优化完善措施研究[J].决策与信息（下旬刊），2013（10）：261-261.

[3] 张枝.浅析环卫信息化监管中心档案管理与研究[J].数字化用户，2013（3）：70-70.

[4] 郑敏.试分析新时期环境卫生档案管理的有效策略[J].农业科技与信息，2016（1）：44-44.