财务档案信息化管理的思路探讨

杨玉华

摘 要：我国社会主义现代化建设的一项重要组成部分就是建设信息化管理，财务档案也应与时俱进建设信息化管理，因此，如何建设好、管理好并运用好信息化财务档案，以达到财务档案管理工作水平的提升和财务管理工作效率提高的目的，是本文财务档案信息化管理思路所探索的重点所在。

關键词：财务档案；信息化；管理

所谓财务档案，是各级机构及下属单位干部职工在管理活动、建设、发展方面所形成的具有保存价值的所有财务支出和收入材料。财务档案采用现代化的设备与技术，处理与存储都是通过电子计算机技术，形成电子财务档案。电子财务档案具有传递信息速度快、档案管理与利用的效率高的特点。建设财务档案信息化管理有利于提高档案管理与服务的水平。

1 财务档案信息化管理的意义

1.1 现代财务档案管理的新特点

现代财务档案管理的发展趋势为信息量大、时效性强、更新与查阅频繁，因此对其管理的方法和手段提出了更高的要求。随着国家财政经济的持续发展，财务的指标、标准也处于持续变化之中，且越来越频繁；每年的会计账簿、报表、决算的内容都不相同，还要对本年和过去的若干年的经费活动状况进行反映；每项标准更加的精细化、项目复杂化、信息采集量大，这都使财务档案管理工作的难度更大。为解决这一问题，虽各行业部门都编有年度《财务文件汇编》，但该资料较片面、断断续续且没有时效性，标准更新不及时，整理出版的周期长，财力、人力的耗费量大，难以全部的把问题解决好。

1.2 财务档案信息化管理的优势

财务档案信息化管理是把财务数据储存于电子介质之中，与传统财务档案相比，其优势主要表现为：财务档案信息化管理中修改、拷贝、重置较简单，携带与传递十分方便；储存的电子介质样式多，同时便于打印于纸质材料中；计算与分析速度十分快。财务档案信息化管理是采用计算机与网络共同实现的，既便于平时的分析、制作、查询、数据交换，实现档案信息资源共享，办公成本被有效的降低了，还便于统一档案资源整合，促进工作质量和效率的提升。

2 财务档案信息化建设的内容

2.1 对动态信息的及时挖掘、整理与采集，建设数据库系统

档案管理信息化的基础就是档案信息的数字化，这是做好其他工作的基础。之后财务档案的数据采集源在财务档案室，也是数字化信息服务工作的基地，其中包括对数据的储存、管理、查询、检索、传递。完成财务档案数字化后，建立财务档案数据库，并将本单位的财务档案资料全部录入到计算机之中，还可以把数据库分类建立，其主要参照本单位财务档案的内容。

2.2 建设财务档案信息化管理辅助决策系统，提高档案管理、使用的科学性

通过对财务档案信息采集整理，之后利用网络传送，提供给各级领导、决策部门等，为其所用。纯粹以来相关人员的经验来处理大量的信息和满足高品质的要求是远远不够的，一定要有辅助决策系统的支持，且该系统要具备先进的高智能化。建立的决策支持系统，其基础是管理科学、计算机科学、行为科学、控制论，其手段为计算机技术、经济数学等，针对某一问题设定许多的方案，分析、比较和优化这所有的方案统筹分析定量与定性，最终实现高财务保障的决策水平与质量。

2.3 建设财务档案信息化网络，提升档案使用效率

档案的价值为了更好的利用，财务档案信息能在信息化管理的基础上得到更充分的利用。财务档案信息网络的完善，能够在数据库中直接或转换的形式存入本单位的相关文件，使档案信息十分完整，还可以对财务档案信息采用多种方式进行查询或咨询。

3 财务档案信息化管理的具体思路

3.1 加强相关财务档案管理领导的重视

对于这项工作必须从思想深处产生重视，特别是相关领导所给予的高度重视。要想真正实现财务档案信息化管理，这就离不开领导的推动作用，因此，财务档案信息化管理建设的深度与力度取决于一个领导信息化意识的高低。作为财务档案管理的相关领导必须要首先认识到计算机网络对于财务档案工作的重要性，才能更加高效的促进财务档案信息化建设的进程。

3.2 健全财务档案信息化管理机制

要想从根本上对档案软环境建设的加强，就必须把档案管理的制度与体系健全和完善，有相关的规章制度来规范日常的财务档案管理活动。

3.3 规范财务档案信息化管理

档案信息化建设的关键就在于档案信息化的总体规划，为实现信息资源的共享，最有效的途径就是利用一个统一的网络平台对档案信息资源进行整合，这就要求在建设规划中纳入财务档案信息化建设的重要内容。此外，要按照本单位的自身规模，明确相关工作人员的职责，把相关文件的一系列工作动摇处理好，还要把财务档案的日常工作也做好，实现财务档案信息化管理的规范性。

3.4 提升财务档案信息化管理人员的素质

提升财务档案管理人员的素质是财务档案管理工作与时俱进的关键所在。一方面，负责财务档案管理工作的人员必须具备较高的专业文化素质与实际实践能力；其次，加强培训财务档案管理员的信息化新技术、新方法，始终保持与先进技术接轨的状态。此外，财务档案信息化管理人员必须掌握一定的财务管理工作技能兼档案管理工作技能，在此基础上才能更好的服务于财务档案信息化管理。

3.5 统筹财务档案信息化管理的设施

财务档案信息化管理的基础就是基础设施条件，其关系到档案信息技术的应用和资源的开发与利用。财务档案信息是通过硬件设施实现信息的传输、交换和资源共享的。在建设的起步时期，有关的设计思路应从财务管理角度与档案管理角度两方面出发，并财务部门和档案部门的相关人员一起协商，统筹规划，减免运行系统过程中的重复或短缺。财务软件方面，确保软件的兼容性，使软件升级更加便利，还要保证以标准的、一致的、连续的形式储存财务数据。在完善了财务档案信息化管理的设施之后，为防止电子档案被损坏或丢失，还要做好防火墙系统。此外，还应建立专门的负责人，对存贮的财务数据管理并备份。

4 结语

随着信息技术的日新月异，各行各业也越来越注重应用财务档案信息化管理方式。完善与加强财务档案信息化管理成为了每个单位财务部门所关注的重点所在，由此看来，探索财务档案信息化管理的思路具有重要的意义。

参考文献

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