电力系统电子档案的集中式管理和分布式存储

摘 要：由于单子档案管理工作具有信息化手段介入、周期长、环节多、内外协作关系复杂等特点，电子档案管理虽投入大量人力物力，但要满足档案使用部门的需要，准确、快捷、安全地将档案传输出去，并不断完善，也不是一件容易的事。因此，需要从集中式管理和分布式管理两方面做好工作。

关键词：电力系统；电子档案；集中式存储；分布式存储

《徐州市电子文件归档与管理规范》中明确指出：

“为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真”。

“归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读”。

上述规定主要集中在档案的长期保存、管理上，缺乏对于跨单位的档案交换和共享功能的专门要求。因此，有必要对电子档案的集中式管理和分布式管理做出一些探讨。

本文就目前电力系统档案管理工作中所使用的集中式管理和分布式管理，提出一些多方面的思考，以供大家参考。

1 电力系统电子档案的集中式数据处理

1.电力系统电子档案的集中式管理是基于信息资源共享的需要。

信息资源共享是指在一定程度的开放条件下，同一信息资源为不同用户共同使用的服务方式。从信息共享的表象看，共享是信息的共同使用，但从信息共享的本质特征上看，信息共享必须解决信息质量最优化，共享程度最高效等实质问题，其核心是需要對信息技术进行不断创新，对使用规则进行共同约定。因此，电力档案信息资源共享不仅包括电力档案信息资源的交换、共享访问，而且还应包括为提高电力档案信息资源质量的著录管理过程。

电力档案信息资源共享功能需求主要体现在以下几个方面：

本单位内部员工能够按照权限进行本部门电力档案信息资源的著录、归档、管理，对本单位电力档案信息资源进行检索和按权限的访问、查阅。

电力企业上级部门需要查看到下级单位电力档案信息资源的目录及元数据信息，以便能够全面准确地了解、掌握下级单位电力档案信息资源的状况，方便对下级单位电力档案工作的监督和检查。

下级单位也希望能够实时接收到上级单位相关的电力档案信息资源，特别是文书档案。

电力系统不同区划的同级单位也存在相互调阅电力档案信息资源的需求，特别是开展跨区域的合作研究、发生跨区域环境污染事故时，希望能够快速调阅相关的档案信息。

政府相关部门或社会公众希望能够查看对外公开的电力档案信息资源。

2. 电力系统电子档案的集中式管理是基于电力档案信息资源管理功能的需要。

当前，国家电网各省公司、市公司采用的电力档案管理系统并不统一，甚至于在县、市层面大部分还没有对电力档案进行信息化管理，更缺乏与共享系统一体化的管理系统。因此，想要开展全国一盘棋的电力档案共享，首先要解决电力档案信息资源管理的问题。

电力档案信息资源管理的功能需求主要包括：

电力档案著录归档管理权限设置。对电力档案信息资源著录、归档、管理的人员及其权限进行分配。

电力档案著录模板设置。对不同级别（文件级、卷宗级等）或不同类别（文书、科技、多媒体等）的电力档案的著录元数据项进行设置。

电力档案著录。利用计算机系统录入分类、分级的电力档案元数据信息，以及档案全文原件及其附件信息。可以单条记录录入，也可以批量导入（如自动接收电子政务平台或业务系统中已有的文书或业务文件信息）。

电力档案归档。对已著录的档案进行完整性、规范性、安全性等方面的审查，确定保管期限进行归档。

电力档案查询借阅。按权限进行电力档案的查询检索，在线浏览或离线借阅等。

电力档案统计分析。可以按照类别、年度、处室等对电力档案进行统计。

3. 电力系统电子档案的集中式管理是基于电力档案信息资源共享安全的需要。

电力档案作为对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，涉及国家安全、民生民计和社会稳定。因此，在电力档案信息资源共享利用过程中，必须要处理好安全的问题，要做到内外有别，对未公开档案一定要把好关，严格掌握。以维护国家的根本利益。电力部门保存的档案主要供本部门利用。其他系统或部门的工作人员查阅档案时，需持本单位介绍信，说明利用目的和范围，并经电力部门有关负责人批准后方可查阅。查阅涉及党和国家秘密的电力保护档案必须经过分管档案工作的行政领导及保密部门批准；查阅未公开的档案，必须经过有关业务部门负责人批准；摘录和复制档案，必须经过电力档案管理机构负责人批准。因此，本单位内部员工根据授权的用户名和密码及权限，可以查看档案目录及相应的全文及附件信息。用户名和密码仅在本单位局域网中使用，在公网上不可以使用。

电力行政主管部门上下级之间的档案信息资源交换只进行目录级、元数据的交换。根据“电力档案信息资源交换管理办法”（需要电力主管部门制定）各单位可以控制交换哪些档案目录和元数据，其他单位只能看到档案目录和元数据，而不能浏览档案全文。电力系统档案信息资源的交换基于电力政务专网进行。

对于没有到开放期限的电力档案，只公开档案的目录。合法公民和组织经系统身份验证后可查询未开放的档案目录，以及已经开放的电力档案全文信息。电力档案信息资源的公开，需要单独设置公开库，电力档案公开库与电力档案内部全集库要进行物理上的隔离，公开库放置在外网，电力档案库放置在内网或专网上。

集中式数据存储的主要特点是能把所有数据保存在一个地方，各地办公室的远程终端通过电缆同中央计算机（主机）相联，保证了每个终端使用的都是同一信息。备份数据容易，因为他们都存储在服务器上，而服务器是唯一需要备份的系统。

这类网络不利的一面是来自所有终端的计算都由主机完成，这类网络处理速度可能有些慢。另外，如果用户有各种不同的需要，在集中式计算机网络上满足这些需要可能是十分困难的，因为每个用户的应用程序和资源都必须单独设置，而让这些应用程序和资源都在同一台集中式计算机上操作，使得系统效率不高。还有，因为所有用户都必须连接到一台中央计算机，集中连接可能成为集中式网络的一个大问题。

由于以上限制，如今的大多数网络都采用了分布式和协作式网络计算模型。

2 电力系统电子档案的分布式数据处理

由于个人计算机使用的普及及其性能得到极大的提高，使信息处理分布到网络上的所有计算机成为可能。分布式处理是和集中式处理相对立的概念，分布式处理的数据可以分布在很大区域。

分布式存储系统，是将电力系统电子数据分散存储在多台独立的设备上。传统的网络存储系统采用集中的存储服务器存放所有数据，存储服务器成为系统性能的瓶颈，也是可靠性和安全性的焦点，不能满足大规模存储应用的需要。分布式网络存储系统采用可扩展的系统结构，利用多台存储服务器分担存储负荷，利用位置服务器定位存储信息，它不但提高了系统的可靠性、可用性和存取效率，还易于扩展。

分布式处理的一个优点是增强处理功能。分布式网络中，电力系统电子数据的存储和处理都是在本地工作站上进行的。数据输出可以打印，也可保存在U盘上。通过网络主要是得到更快、更便捷的数据访问。因为每台计算机都能够存储和处理数据。这种类型的网络可以适应供电部门及用户的各种需要，同时允许他们共享网络的数据、资源和服务。在分布式网络中使用的计算机既能够作为独立的系统使用，也可以把它们连接在一起得到更强的网络功能。

分布式处理的另一个优点是可以快速访问、多用户使用。每台计算机可以访问系统内其他计算机的信息文件；系统设计上具有更大的灵活性，既可为独立的计算机的地区用户的特殊需求服务，也可为联网的企业需求服务，实现系统内不同计算机之间的通信；每台计算机都可以拥有和保持所需要的最大数据和文件；减少了数据传输的成本和风险。为分散地区和中心办公室双方提供更迅速的信息通信和处理方式，为每个分散的数据库提供作用域，数据存储于许多存储单元中，但任何用户都可以进行全局访问，使故障的不利影响最小化，以较低的成本来满足企业的特定要求。

分布式计算的缺点也是显而易见的。

首先是对病毒比较敏感。任何用户都可能引入被病毒感染的文件，并将病毒扩散到整个网络。

其次是备份困难。如果用户将数据存储在各自的系统上，而不是将他们存储在中央系统中，难于制定一项有效的备份计划。这种情况还可能导致用户使用同一文件的不同版本。为了运行程序要求性能更好的PC机；要求使用适当的程序；不同计算机的文件数据需要复制；对某些PC机要求有足够的存储容量，形成不必要的存储成本；管理和维护比较复杂；设备必须要互相兼容。

再次是免灾性能差。

随着电力系统信息化程度的深入发展，我国电力数字档案的数据量在以指数方式增长，大量的数据在带给档案管理与应用工作便捷的同时，电力档案数据丢失带来的损失也越来越大，灾难备份则显现出重要性。2010年国家档案局局长杨冬权在全国档案局（馆）长会议上要求，“切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案复制件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。”由于大额的硬件投资和软件以与执行标准的复杂性等原因，异地备份仍然进展缓漫，存在不少问题。

参考文献

[1] 黄爱芹. 浅谈电力系统电子档案管理的现状及发展策略[J]. 中国信息化， 2013， （11） ：54-55.

[2] 李清涛.智能型客户电子档案系统开发项目管理研究 [J]. 華北电力大学，2011，（6）：12-18

[3] 任昊.电力公司电子档案管理系统的设计与实现[J].电子科技大学，2012，（4）：23-29

作者简介

董梅（1968-），毕业于江苏电大，本科， 中级职称，现供职于国家电力公司徐州分公司，从事档案管理工作，主要研究电子档案的存储与安全。