企业档案信息化管理研究

强晓华

摘 要：企业档案信息化建设是企业信息化建设的重要内容之一，也是促进企业档案工作改革和发展的重要条件。本文针对处于档案信息化建设初级阶段的企业，主要从定位选择、人才培养、档案基础建设等几个方面提出了实施档案信息化建设的几点建议。

关键词：企业档案管理；信息化建设；问题；对策

1 企业档案信息化建设中存在的问题分析

1、企业领导重视程度不够，经费不到位

信息化本身是一项开拓创新的工作；只有优秀的、思想开放超前的领导，才会高瞻远瞩地看到信息化的价值；舍得在财力、物力、人力和自身精力上投入，才会理解和支持电子档案管理工作，为档案信息化建设创建必要条件。档案信息化需要硬件和软件的支持；而硬件和软件的建设将会消耗大笔资金。信息化管理技术的提升、档案数据库、管理系统及安全的防护都需要经费来支撑。档案信息化要求管理工作应该紧紧抓住时代发展的潮流；这就要求一定的资金支撑设备的更新换代；软件的升级；新设备的养护、维修需要资金作为后盾。据统计，我国企业档案目录数据能用计算机管理起来的仅占总数的2 %左右；与全部档案信息数字化相差甚远。

2、企业档案信息化建设发展不平衡

由于受到各种因素的影响；有些中小企业的档案信息化建设几乎是空白；甚至一些企业把档案管理部门作为首当其冲的减员增效重点；予以裁员和撤销；企业档案部门的生存和发展都受到严重影响；档案信息化建设更无从说起。“同时；企业的减员增效也波及到企业的档案部门；相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁。

3、相应的标准规范欠缺

在很多方面；我国的档案信息的建设还是处于非常落后的阶段；我们不得不承认我们的不成熟的方面以及存在问题的领域；因为只有充分认识到这方面的问题我们才能更好地进行改进和改革。虽然国家已经制定了很多的相关档案信息的规章制度，但这些制度的力量明显不

能得到贯彻；而这种不遵守制度的行为已经大大阻碍了档案信息的数字化进程。对于我们制定和实施统一的档案规范构成巨大的挑战。

2 企业档案信息化建设的具体对策

1、企业档案信息化建设的定位选择

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，要运用辩证思维的观点，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要注重本企业的建设，也要关注社会环境的影响；既要看数量，更要讲质量。首先，立足实际、科学决策。企业在开展档案信息化建设之前，应针对自身的实际情况，进行深入的调查、分析和科学的论证，找出本企业的优势所在及其发展趋势，然后制定出发展的总体框架、规划、具体措施、技术支撑、标准规范以及组织实施，使档案信息化建设能够规范、有序、快速的发展。其次，注重质量。信息化的水平高低不是只看数字化档案文献的数量和网络数据库的信息量，更重要的是真正开发出企业档案中有价值的数字化档案信息的数量，以及能否有效的满足领导和各个部门的需求。再次，企业档案信息化应与企业信息化同步建設。档案工作是企业的基础性管理工作，只有将档案信息化建设纳入到企业的总体规划中，分阶段实施，逐步解决企业中档案管理的难题，才能满足企业的发展要求。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系和交流，提出档案信息化建设的基本要求，并将档案管理系统纳入整个企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

2、强化档案管理；实现档案管理系统的信息化

升级强化档案管理是档案信息化管理系统的目标。它要求在档案管理的标准下；依托网络和多媒体技术、数据库以及完善的开发软件；对数据库和管理软件进行改造升级；最终确保档案管理基础工作得到加强和完善。建立和完善管理档案软件技术；对档案资源进行统一规划和集中管理。根据企业档案管理工作的特点；建立一个高技术含量、方便快捷的电子档案管理系统；实现档案各个环节如：收集、分类、鉴定、保管、调用等的信息化；以及档案管理的自动化和数字化；确保使用档案信息时的方便快捷；延长档案寿命；使企业生产、管理和经营活动得到紧密衔接；最终实现企业生产经营活动和档案管理编码的统一性和信息资源的高度共享性。

3、档案信息化的软硬件基础设施建设是前提

电子档案与纸质档案相对应；它存储在电脑磁盘和其他存储介质中；是已归档的、价值得到保存的图文和相应的支持软件参数和数据。拥有配套的软件和硬件基础设施是档案信息化规范管理的必要先决条件；这主要包括硬件环境和网络环境及系统软件三部分。服务器、文件数字化、网络设备及其他支撑资源构成了基础硬件；系统软件要选择性能稳定的；按照通用、实用、可靠、节约、成熟等原则实现档案信息化数据库及管理软件的建设；其网络环境包括局域网和与互联网相连接的公众网；并对双网实行物理隔离。选择应用系统应该遵循包容性与开放性原则并实现应用系统的可扩展性。应用系统具有开源性；它是一个基本平台；能够确保档案数据库和档案管理软件二次开发的潜力得到实现；能够根据具体实际情况灵活自由地定义操作模块和工作流程；其功能强大；能够涵盖档案的数字化加工及处理；电子档案信息的采集、存储及使用和档案管理数字化的全过程。其中档案信息化所采用的关键技术是在当前信息和计算机技术中属于最先进和最具有发展前途的前沿科学；例如；图像分类、海量数据存储以及大量并发查询和智能检索等等。在档案信息化中应用这些先进技术；将会在很大程度上提高档案管理的技术含量；实现档案信息化管理技术的先进性。企业需要依据实际情况策划出具有个性特点的档案信息化方案。

4、档案信息化标准体系规范准则

标准规范建设是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案的相关定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。档案信息化标准体系的建设。需要以标准制定的基本原则为指导原则。并且要对国家资源进行合理利用。将科技成果推广出去。提高经济效益：还应和相关标准进行合理配套并且与国际接轨。对国际标准优先采用。

5、企业档案信息化建设的人才培养

人才是社会进步的决定因素，档案信息化建设也重在人才的培养。档案工作人员的信息意识、知识结构、专业技术水平和计算机应用等能力的大小将直接影响到档案信息化建设的进程和质量。档案信息化建设需要一种综合型的人才，他们既要有扎实的档案专业知识，又要有敏锐的现代信息意识和熟练的计算机技术，还要有较强的英文阅读、翻译能力和现代管理能力。针对这些人才的获取和培养，企业可以重点吸收具有计算机、外语和管理能力的档案专业的高校毕业生充实档案队伍，并且定期对档案工作人员进行专门的培训，开展各种形式的现代化应用技术的培训，能够使档案工作人员将所学的理论和技术很好地运用到具体的实践过程中。

参考文献

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[2] 王玉梅，张丽.谈如何提高企业档案信息能力[J]. 包钢科技. 2008（02）

[3] 杨尚华，李海鹰.企业档案信息的开发类型[J]. 兰台内外. 2011（05）