技术档案管理信息化

摘 要：技术档案管理工作繁琐枯燥，但对技术工作任务的开展却极为重要，为了使档案工作规范化、标准化，有必要建立健全档案管理信息化制度，做好电子文件的处理工作，本文根据石油地质档案管理工作经验，介绍行之有效的技术档案管理信息化的途径。

关键词：技术档案；信息化

技术档案管理在石油地质工作中起着重要作用，是地质结论形成和重大决策的基本依据。它是一代代工程技术人员艰苦工作的成果资源，是技术传承的载体。然而，技术档案在实际管理中存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低的问题，要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。石油地质档案管理的信息化路程并不简单，经历了单机管理到联网管理的过程，从人员培训，增强档案管理现代化意识，加快硬件设施建设，创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍等方面进行了全面加强。

1 建立档案管理现代化制度

科学规范的档案管理，是衡量单位档案部门工作业绩与管理水平的重要尺度，技术档案记录着工程技术人员的工作成果，很多工程项目是分期分批进行的，技术档案为接下来的工作提供了第一手的资料，是进行科技活动的基础，档案管理工作做好了，为领导和科技人员进一步工作和决策提供准确依据，为单位的科技发展奠定坚实的基础。

档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理管理，二是对档案中所含信息的管理。档案资源管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等，档案管理流程如图1。

在手工管理的时代档案工作缺乏制度化，档案管理工作繁重，档案收集规范困难，档案查找效率非常低。常常出现档案管理人员由于工作调动后，人员的专业素质不同，在档案立卷构成中不能按照一致的文件目录顺序新进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍，使整理查找工作量非常大。

观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化，如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程，即使有一流的档案保护和管理设施，也不能形成档案管理现代化。档案工作人员在实现档案管理现代化的过程中，要依靠科技进步和科学管理，建立和时代合拍的档案意识。信息化的档案信息发布交流，才能转变对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等情况，达到变档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭转变为开放，使档案工作更好适应发展的需要，这样通过档案资源建设来建立科学合理的档案体系，档案信息化管理包含了信息的输入、存储、加工、输出等过程，是一种信息控制系统。

2 实现档案管理人员装备和技术的现代化

随着档案受重视程度的大大提高，档案管理的设备得到不断完善和更新，档案管理技术手段的进步也推动档案工作人员提高效率，从而实现在单位生产中，档案工作产生重要作用，促进技术信息的有效交流，提升单位在生产中的决策水平。

2.1 建设复合型的人员队伍

档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。档案管理人员应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

提高档案管理人员的信息化意识，按规范进行信息化，信息文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都在计算机上实现，档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。

2.2 统一档案管理标准。

档案管理手段需要不断提高，也必须加强档案管理的标准化，标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务標准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立，如果各单位技术档案不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，技术档案资源资源共享交流也就难以实现。

为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门必须提高档案管理人员信息化工作技能，有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识，创造条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，从而不断提高工作技能。

档案管理部门在制定适应信息化建设的档案管理制度过程中，不仅要健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，还要制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

2.3 按需配置管理设备

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要建立起规范的管理机制，适当购入和更新设备，经常进行新技术新方法的学习培训。在网络工作环境下，电子文件的标准化也很重要，电子文书处理规范化标准化，可保证长期有效的利用。

档案管理信息化首先要不断加强硬件建设，及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的应用，充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，利用信息设备和网络，提高档案流转的效率，及时开发出丰富的档案信息，满足技术领导和技术人员的需要，将技术档案的价值有效化。实际应用后，现代化技术手段在档案管理中运用，为档案工作注入了活力，极大地提高了档案管理工作的效率，为单位创造可观的社会效益和经济效益。

3 结束语

石油地质资料的管理工作，经历了手工管理、单机信息化管理到联网信息化管理的过程。通过建立科学规范化的档案信息管理，科学规范的档案管理可以不断地提升管理水平，实现档案管理工作的规范化科学化，进而使档案管理工作立于不败之地，有效提高档案工作的价值，有效服务于石油地质的技术工作，成为技术发展的助力。

参考文献

[1]丁海斌.<中国科技档案史>.东北大学出版社， 2007年版

[2]张宁. <我国电子文件管理现状调查与思考>.档案学通讯2008（6）：67-73

[3]辛希孟.<信息技术与信息服务国际研讨会论文集>，中国社会科学出版社1994年北京

作者简介

邓力健（1966—），女，四川省德阳市人，工作单位：中石化西南分公司石油工程监督中心，职务：档案管理员，研究方向：技术档案管理。