新形势下如何创新“三合一”制度研究

摘 要：我国基层档案管理员在实际的工作中，总结并提出了一种新的档案管理制度，即“三合一”制度。这种制度在执行过程中依然存在一些问题。为此，笔者查阅相关资料，从简述档案“三合一”制度的主要内容入手；研究创新该制度应遵循的基本原则，分析新形势下，执行该制度面临的问题，并提出应对问题的有效措施。

关键词：“三合一”制度；档案管理；基本原则；创新举措

在文书档案的管理过程中，采取“三合一”制度，能够将档案管理和文件资料归档这两项工作紧密联系在一起，提高档案管理效率。“三合一”制度的操作性与指导性较强，是一种切实可行的档案管理制度。该制度主要是由文件资料归档范围、保管期限以及分类大纲这三个部分组成，是我国档案管理员做好文书归档工作的一项重要依据。

1.档案“三合一”制度的主要内容

其一，归档范围。归档范围作为明确材料是否归档的基础，能够确保归档内容的条理化与规范化。通常情况下，在明确归档材料的同时，还应该明确不需要归档的材料。对于工作活动中产生的所有文件，包括各种载体文件以及其他形式的文件，都需要归档。

其二，分类方案。又被称为分类大纲，是做好档案分类工作的基础。通常情况下，分类方案包括了四个部分，即顺序号、说明、条目以及类目。（1）条目。对于归档条目的拟定，通常是结合文件材料的特征而定的，例如：文件的种类、时间以及作者等。拟定条目要求简明扼要，能明确文件材料的名称、问题以及责任者即可。（2）顺序号。通常包括了类别顺序号以及条目顺序号。（3）说明。在拟定好分类方案后，对档案材料的分类依据、使用范围、使用方法以及结构等进行简单的说明。此外按照文件资料种类的不同，分类方案也会不同，通常采用按年度分类、按组织分类以及按问题分类这三种标准。

其三，保管期限表。这是一种利用表册形式，将档案来源、档案内容以及档案形式列举出来，并明确其保管期限的指导性文件，更是判断档案保存意义以及明确档案保存期限的主要依据。此外，对于档案材料保管期限表的编制，通常需要经过以下三个环节。（1）前期准备工作。（2）起草工作。（3）后期尊求意见以及更改草案[1]。

2.档案“三合一”制度中存在的主要问题

其一，档案分类体系不完善，缺乏了逻辑性进而严密性。因为档案信息的成分较多，且关系比较复杂。档案管理员应完善档案分类体系，确保分类的严谨性。但是目前，我国档案发展中依然存在着档案分类混乱的情况，加大了档案管理难度。

其二，文书资料的归档范围并不宽泛，档案划分不够完善。我国档案管理过程中，有部分档案管理员对于档案并没有进行全面的划分，对于不同类型的档案并没有做好归档工作，导致重要文件资料的划分存在问题，普通的文件资料并没有列入到归档范围内，对于档案的利用以及查询等带来不利影响。

其三，同一类型的档案的保管期限采取了不同的划分标准。不同企业、不同事业单位对于同一类型的档案在划分上存在着一定的区别，如保管期限为十年、三十年等。这就要求档案管理员应深入理解档案构成，明确层次不同的档案的保管期限，确保档案内容能够达到保管期限的有关划分标准。

其四，并没有树立与时俱进的管理原则，未能够充分体现人本主义思想。即档案管理员忽视了对个人档案的管理，如个人房产证、土地证以及户口本等并没有归档。

其五，档案归档的排列问题。档案管理员并没有按照文件资料的形成时间以及重要程度等进行归档排列，导致文件资料的排列混乱。

3.加强档案“三合一”制度创新的指导思想、基本原则以及有效措施

3.1 指导思想

对于档案管理，在执行“三合一”制度的基础上，以毛泽东思想、邓小平理论作为指导思想，遵循科学管理观念，加强对档案的规范化管理；将提高档案管理水平作为主要目标，转变档案服务观念，建立行之有效的档案安全管理机制以及档案利用机制，做好档案的科学分类工作，明确档案的保管期限，保证归档的完整性。

3.2 基本原则

其一，坚持整合档案结构为原则的管理思想。档案管理员应注重文件资料的收集和归档，对各种不同的文书档案进行归档整理；并对不同类型以及不同结构的档案，合理划分其保管期限。

其二，坚持价值优先的基本原则。档案管理员在对档案加以管理的过程中，应将档案的原始记录价值、利用价值以及考察价值作为主要依据，对档案保管期限进行合理划分，保证分类后的文书资料具有利用价值与检索价值，从而做好档案工作，推动档案事业的有序发展。

其三，坚持以人为本的档案管理原则。这指的是档案管理员在日常工作中，注重个人有关档案信息的收集和归档。

其四，突出档案管理工作的重点。档案管理员在文书材料的归档过程中，应对归档材料进行客观的分析，明确工作重点。

3.3 有效措施

其一，处理好档案材料的分类方案、保管期限以及归档范围这三者的关系。其中分类方案作为工作大纲，保管期限作为档案管理的落脚点，归档范围作为细目，在日常工作中，档案管理员应明确这三者之间的相辅相成、相互关联的关系。

此外，这三者的作用对象以及重点内容并不相同。（1）做好分类方案工作的目的在于处理好档案材料的分类标准以及分类体系等问题。（2）保管期限则是为了处理档案材料保管时间以及判断档案内容的价值高低问题。（3）归档范围则是为了处理好文书材料是否归档的问题。此外，档案范围以及保管期限对于档案实体的存在价值起到了直接的决定作用，也是决定档案信息是否归档、怎样归档以及保管时间的基本依据。

其二，对于档案归档的条目顺序进行科学的排列。在对档案资料利用“三合一”制度加以管理的过程中，做好归档条目的排列工作极为重要。笔者建议采取以下措施。（1）加强归档的逻辑性。这就要求档案管理员对于级次材料的归档条目以及同类材料的归档条目应采取并列排列的方式，切不可前后交叉，也不能违背归档的逻辑性要求。（2）充分尊重事物基本发展规律。在归档过程中，严格遵循事物先后发展顺序进行档案排列。（4）坚持从高至低，从大至小的基本观念。对于数量多的同类型档案信息或者是不同类型的档案材料，档案管理员应加强逻辑分析，明确这些档案的内部关系，并从大概念至小概念，按顺序进行排列；也可以采取从高位次至低位次依次进行排列。（4）对于同一事项的档案资料，档案管理员应采取主次顺序进行排列。（5）编排流水号，也就是归档条目。这指的是在档案管理工作中，档案管理员对所有档案材料进行统一的排序，然后编制大流水号；对于上条目和下条目之间，应处理好档案材料的内部关系，发现其中的規律，最终归档整理。

其三，对于“三合一”制度表的科学整合。“三合一”制度表是在概括以及总结全部档案的基础上得出的，是加强档案材料的收集以及整理的保障，是执行“三合一”制度的基本依据。所以笔者认为在对档案加以管理的过程中，应整合出科学有效的“三合一”制度表，对档案工作进行指导。这也是做好档案工作的主要内容[2]。

4.结语

“三合一”制度，是我国档案管理员加强档案的科学化管理的一个重要制度。在新形势下，要求档案管理员应坚持树立与时俱进的工作原则，贯彻执行该制度，完善档案划分机制，扩大文件资料的归档范围，从而促进我国档案事业的稳步发展。

参考文献

[1]钱卓群.浅谈新形势下如何创新“三合一”制度[J].湖北档案，2011，11（09）：224-225.

[2]洪静.如何做好文书档案工作[J].黑龙江科技信息，2010，12（10）：454-455.

作者简介

程艳丽，湖北省随州市曾都区农业技术推广中心，本科。