探讨档案库房管理中存在的问题及解决思路

摘 要：档案作为一种重要的记录文件，属于保密性较强且不可再生的文件，因此做好档案库房管理工作对于避免档案泄露、遗失、损坏而言有着重要的意义。一般来说在开展档案库房管理工作时，需要注意管理工作重心，尤其是根据档案的性质进行分类。库房管理作为档案管理工作中最重要的一环，在日常管理工作中往往存在各种问题，针对这一现状，探寻切实有效的解决措施对于保证档案管理的有效性有着重要的意义。

关键词：档案管理；库房管理；问题；解决思路

档案作为记录个人或者集体在过去一段时间内活动行程的固定信息的媒介，对于企事业管理工作以及宏观战略的实施而言都有着极为重要的价值。但是档案与其他信息媒介不同，档案具有极强的保密性与不可再生性，这意味着档案的保存于管理工作重点应该放在保存与养护方面。库房作为档案存储的主要场所，发现库房管理工作中存在的漏洞并及时做好完善措施对于保证档案存储于管理工作质量有着重要的意义。本文就对目前档案库房管理工作中常见的问题进行简单分析，着重探讨这些问题的解决措施，希望能够对广大同行起到借鉴与参考的作用。

1 档案库房管理中存在的主要问题分析

库房作为档案存储的主要场所，发现库房管理工作中存在的漏洞并及时做好完善措施对于保证档案存储于管理工作质量有着重要的意义。

1.1 档案库房管理安全性问题

档案库房管理的安全性问题主要体现在以下几个方面：①档案库房的选址。在档案库房的选址上，需要注意的是避免将其设置在灾害多发区域，因为档案大多为纸质文件，极易因潮湿、火灾、虫蛀等问题导致破损；②档案库房的设计。在进行档案库房的设计时，需要严格参照国内档案库房相关设计标准进行，确保档案库房设计的合理性；③档案库房的施工。在进行档案库房施工时，切不可因为任何原因人为的影响施工质量，在施工材料的选择方面，不允许因为资金原因而选择质量不可靠的材料，需要彻底杜绝偷工减料的情况。④基础设施配置。档案库房基础设施的配置方面需要优先选择具备较强抗装机能力的柜子，其次根据区域的不同也需要对基础设施的选择进行有针对性的区分，例如潮湿多雨的地区，基础设施需要具备良好的防潮性能，例如在火灾易发地区，则需要考虑具备较强防火性能的设施。

1.2 档案库房管理制度缺失问题

就目前情况来看，档案库房管理制度存在严重的缺失，主要体现在两个方面：①管理制度体系缺失。许多企业缺乏对于档案库房管理工作的重视，没有结合自身实际情况制定切实有效的档案库房管理制度，有的企业甚至没有设置专门的库房管理与清理工作人员而是由其他部门人员兼任，致使档案管理工作流于形式；部分企业虽然制定了一系列的档案库房管理制度，但是却未能严格按照制度开展日常管理工作，导致档案库房管理工作存在较大的漏洞。②管理工作存在盲区。档案管理人员每天在进行巡查的时候，没有彻底清查电源电路的使用情况，不能及时发现老化电路，致使电路老化引起的电火花引发火灾的风险较大。除此之外，档案管理工作仍未能充分应用现代化管理技术，致使管理工作较为繁杂，极易出现纰漏。

1.3 档案库房管理人员流动问题

目前许多企业档案库房管理工作中，存在较大的人员流动问题，主要也体现在两个方面：①档案管理人员流失。由于档案管理工作较为庞杂，涉及的内容与范围较广，这无疑在很大程度上加大了档案管理人员的工作量与工作压力，使得许多档案管理工作人员长期处于过度劳累的情况，致使人员流失情况较为严重。②档案管理室闲杂人员自由出入。由于档案管理工作不够严谨，致使闲杂人员可以随意进出档案管理室查阅档案，这样导致档案的保密性受到了较大的影响。

总得来说，档案管理工作是一项具有较强综合性而且较为复杂的工作，包括档案库房的设计、施工、基础设施建设、档案入库前消毒、每日巡查、防火防潮处理等，否则极易导致档案的遗失与损坏。

2 档案库房管理工作中存在问题的解决措施

2.1 档案管理库房安全性问题的解决措施

档案库房管理中安全问题是管理工作的重中之重，因此，探寻切实有效提升档案库房安全性的措施有着重要的意义。首先从档案库房的选址上考虑，需要优先选择安全性较高的场所，即不易发生火灾、地震影响最小的区域，同时该区域环境不会过于潮湿，能够满足档案存贮各方面的基本需求。在档案库房的设计上，需要严格按照我国现行的档案管理室设计规范进行设计，在施工方面也需要彻底杜绝偷工减料情况的出现，如果资金环节存在问题需要立即向上级部门申请资金调拨，切不可因为资金短缺导致档案库房施工质量不过关。在档案库房基础设施建设过程中，需要根据库房实际情况有针对性的选择存储柜。另外，值得一提的是在进行档案存储是，需要做好档案的分类工作然后依次放入存储柜，存储柜外需要做好目录，便于后期查阅与提取。同时，档案管理人员还需要定期进行全面的设施检查，包括电气、设备防护情况，渗水情况以及任何可能导致火灾的隐患，如果出现设施破损或老化的情况，需要及时通知相关技术人员进行更换，杜绝任何可能存在的安全隐患。

2.2 构建档案库房管理制度与体系

良好的管理体系与管理制度是确保档案库房管理工作质量的重要理论基础，因此，结合档案管理工作的现状，构建切实有效的档案库房管理制度能够在最大限度上提升库房管理工作效果。首先，档案管理库房需要由专门的管理人员负责，包括配电系统是否完备、门窗是否锁好等，然后严格记录每日来访人员以及查阅档案明细，最后对库房温度、湿度进行记录。第二步是做好库房档案的摆放工作，切不可随意堆放，需要做好分类，值得一提的是严禁在档案库房存放其他物品。第三步是做好来访人员的审核工作，缺乏上级部门下达的通行证是不允许进入档案室查阅档案。第四步是做好档案室的防火、防潮、防盗以及每日除尘工作，保证档案保存的完整性，避免出现档案损坏的情况。部分有条件的企业还可以充分引进现代化管理技术，将每一份档案都录入计算机系统，这样能够在对大限度上提升档案的存储于检索效率。

2.3 档案库房人员培训

在档案库房人员上岗前需要做好全面的岗前培训工作，提高档案管理工作人员的个人职业素养以及工作能力，这样才能够从根本上做好档案库房的管理工作。另外在档案库房人员的选择方面，需要优先选择具有较高责任心、认真负责的员工，同时上级领导部门也需要做好指导与关怀工作，积极地了解库房管理人员的心声，尽可能的满足他们的要求，这样才能够调动管理人员的工作积极性，做好档案库房的管理工作。

3 结束语

总的来说，档案库房管理是一项周期性较长、内容较为繁杂的工作，需要相关工作人员具有高度的责任心以及认真负责的工作态度，才能够切实保证檔案库房管理工作的质量。本文就对目前档案库房管理工作中常见的问题进行简单分析，着重探讨这些问题的解决措施，希望能够对广大同行起到借鉴与参考的作用。

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作者简介

何彦（1964-），女，土家，贵州省贵阳，大专，馆员，研究方向：档案管理。