信息化技术在档案管理的应用

赵靓

摘 要：当前我国已经进入信息化时代，如何应用新型技术手段进行档案管理，是摆在每一个档案管理人员面前的主要问题。随着计算机技术的不断发展，传统档案管理模式已与当前档案管理要求严重脱节，要求在档案管理工作中广泛应用电子档案技术，因此在档案管理工作中一定要应用信息技术。

关键词：信息化；档案；管理

随着信息化技术的快速发展，信息在社会生活中的重要越来越明显，信息资源是经济发展的重要条件，在单位各项工作开展中，信息化建设工作是重中之重。随着信息化技术的不断发展，传统档案管理模式已与当前快速发展的时代严重脱节，要求在档案管理工作中应用电子档案，这种状况对档案管理人员提出了新的要求。要求档案管理部门要及时转变工作思路，将工作重点放在迅速将文件、图片、录音和录像转变为实用信息方面，并对信息需求者提供优质服务。

1 档案管理应用信息化技术的优点

1.促进事业办公效率大幅地提高

计算机强大的信息处理能力是档案管理运用信息化技术的最大优点。在以往的档案管理工作中，档案管理人员依赖手工操作，费时费力。在应用计算机软件进行档案管理后，会使档案文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等各个环节变得十分方便、有序、快捷。

2.促进档案文件信息得到充分的交流与共享

在档案原始的手工操作管理中，事业单位之间和各个部门之间不能做到信息共享，文件和信息查找十分困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，并逐渐发展为体系管理，并可与其他部门或单位的信息系统建立共联，可提供档案文件信息的横向与纵向查询，从而极大地提高档案利用的质量和效率。档案管理信息系统可以对所调阅的档案文件信息作出适时响应和脱机处理，保证较高的查全率和查准率。并通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.有助于档案保存稳定性

与纸质的档案载体相比，档案电子文件载体材料的寿命要长得多。电子载体，例如VCD、DVD光碟，U盘，移动硬盘等等。这些电子载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，不易受外部环境的影响，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.大大提高了文件传递的速度和安全性

档案管理信息系统在计算机网络技术下，应用安全认证等技术手段直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和速度性。

2 档案管理信息系统的组成

档案管理系統一般由以下几部分组成：

1.档案储存管理子系统：该子系统能够实现档案自动编号，因此在进行档案的出入库时可实现档案的跟踪定位。此外，该子系统还具有档案储存位置的分配、档案储存信息管理的功能，从而可以实现电子档案储存位置的可视化、动态化管理。

2.档案查询管理子系统：在档案被查阅的时候，该子系统可以提供档案目录查询、密级查询等，并同时发出出库指令，管理人员根据出库指令将档案传给查阅该档案的人。

3.档案销毁管理子系统：档案入库时，在销毁管理子系统中会设定每份档案的保管期限，当档案到达保管期限时，销毁管理子系统会自动提醒管理人员失效档案的相关信息，由管理人员作出进一步处理。管理人员也可通过该子系统查看将要到期或是已到期销毁的档案信息。

4.档案安全管理子系统：该子系统应用网络安全技术来实现电子档案防盗和现场监管。如果档案在不经过查询子系统发出出库指令情况下出库，则监控模块将会把异常信息立即发送给警报模块，警报模块在接受到信息后会向计算机控制中心发出警报。

3 档案管理应用信息化技术需要注意的问题

1 把实体管理变为信息管理

在传统档案管理当中，档案存在形式一般是纸质、图片、录音、录像等，在整理档案资料时都是利用手工操作完成，由于管理过程涉及材料的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供使用等多个方面，所以档案工作人员工作量巨大，操作步骤非常复杂。由于需要对大量的档案资料进行保管，所以档案管理部门不能对已经存在的档案资料进行提炼和加工，导致大量的档案信息资源遭到浪费。随着在档案管理工作中引入大量的现代化管理技术和设备，尤其是引入了计算机、光盘和多媒体技术，促进了档案管理工作的现代化发展，对传统档案管理模式形成了有力冲击。现阶段，档案管理工作主要以信息为主，运用现代化管理方法管理档案信息资源。经过信息处理的档案资源可以实现多平台使用，只有使档案资源实现信息化，档案资源才能充分发挥自身价值，使档案管理工作在经济发展、科技进步和社会繁荣等方面提供优质服务；可以为人们带来一定的经济效益和社会效益，在未来国民经济发展中一定会担当重要角色。

2 建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

实现档案的信息化管理，要求必须建立文件档案管理计算机信息系统，所以，档案管理部门要做好下面这些工作：一合理设计在广泛应用计算机条件下的文件档案管理工作流程，使其符合档案信息管理的要求；二根据文件处理方式，设计档案信息化系统软件；三在信息系统中，要根据工作需要，建立完善的内部控制制度，保证档案材料的安全。在利用电子档案时，首先要考虑到电子档案的真实性。在实际操作时，因为档案材料从电子文件到归档没有程序化管理系统，系统间的直接链接无法实现，所以在当前技术条件下，还不能保证电子文件原数据的完整性，很多电子档案与其对应的纸质档案并没有建立一致的管理办法；用来保存电子档案的载体不能长期使用等，都对档案的真实性和安全性形成了影响。

3 提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化，安全化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握管理的有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现信息化、现代化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须掌握档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息咨询与服务等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行离岗培训，进一步深造，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等，建立梯队型人才结构和复合型人才群体。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门一定要转变观念，改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。随着科技的进步，信息化技术已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案信息化建设成为发展的必然趋势。

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