对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护的思考

摘 要：机关单位的档案安全管理是档案工作的核心内容，也是为社会提供档案信息服务的必然选择。在机关档案安全管理中，即包括了对机关档案实体的安全保护，也包括了对机关档案信息的安全保护。在信息化时代背景下，改进机关档案信息的安全保护技术，消除各种安全隐患，能够保证机关档案工作的顺利开展。为此，笔者从研究加强保护机关档案实体以及信息安全的必要性入手，并总结提出各种有效措施，为强化档案保护，做好机关档案工作提供参考资料。

关键词：机关档案；实体安全；信息安全；技术保护

机关档案是记录我国内政活动、外交活动以及军事活动等诸多信息的一种行政事务文件，为我国机关单位顺利开展各项工作提供了重要的信息支持。此外，对于我国机关档案的安全问题，已经引起了机关单位的高度重视。我国机关档案的研究较多，机关档案管理员的管理意识较强，但是在技术监督以及安全保护等方面依然存在漏洞。因此深入研究机关档案实体以及信息的安全保护问题极为重要。

1.加强保护机关档案实体的安全以及信息安全的必要性

机关档案作为我国内政、外交以及军事活动的真实记录，对于国家的和谐发展有着极为重要的参考价值。所以要求长期并永久性的保存下来。而机关档案的安全保管则是机关单位进行档案工作的基础，如果未能够对机关档案采取科学的保护措施，将会对机关单位的全部工作产生影响。而在计算机网络高速发展的时代，各种先进技术的普及和运用，不断研制出各种新的档案载体，使得档案信息的保护又遇到了新的问题。所以对机关档案的保护至关重要。如果对机关档案实体没有采取行之有效的保护措施加以保护，将会对档案信息的完整性与安全性产生极大程度的威胁。因此对机关档案实体以及档案信息的安全保护，都是极为重要的工作。

此外，在机关档案的的安全保护工作中，以档案实体以及档案信息的安全保护作为核心内容。如今的机关档案指的是包括纸质档案、记录图像、声音的磁带、实物档案、光学照片档案、缩微胶片档案等在内的所有传统档案，以及包括了软盘、磁盘以及光盘在内的所有电子档案以及数字档案等。不同类型的档案载体存在着不同的安全影响因素。因此机关档案管理员应对档案安全问题加以分析，并及时排除各种隐患，保证档案实体的完整性与安全性[1]。

2.我国机关档案实体的安全保护

其一，档案库房对于机关档案实体的安全保护存在着一定程度的影响。庫房作为档案保管的主要场所，是档案的“安身之地”，但只是暂时保管机关档案的场所。通常情况下，我国机关档案库多是设置在机关单位的办公大楼中，并利用多间房屋作为机关档案管理员的办公场所以及档案库房。因此笔者建议应考虑档案库房的承重问题，结合我国建筑设计规范以及结构荷载规定等，提高档案库房的钢筋密度。

其二，火灾预防。科技的发达，我国建筑材料、电气设备的逐渐增多，加大了机关档案库房的火灾威胁。火灾是影响机关档案实体安全的首要问题。所以在设计档案库房的过程中，首先应考虑防火灾问题。我国档案局要求，在专门的防火区域内设置机关档案库房，其耐火极限应在四小时以上。通常在库房配备光感、温感以及烟感自动防火预警探头。对于纸质档案较多的库房，为有效预防火灾，在库房门口应安装消防器材，并设置多个烟感式预警探头；或是配备自动灭火系统。

其三，防水防潮。机关档案库房的档案存放柜应设置在高于地面15cm的位置；且给排水管道不能通过库房；库房内不能设计热水管道。由于暖气管道的泄漏，会对库房纸质档案、磁带等造成严重影响，损毁字迹。所以当热水通过机关档案库房时，应直通而下，切不可预留安装暖气片的接口。

此外，温度和湿度对于机关档案的使用寿命产生严重影响。因此，在保管机关档案的过程中，对于温度和湿度应有严格的要求。例如：纸质档案的保管，其温度应控制在15℃至23℃，其湿度应控制在45%至60%；对于录音带以及录像档案的保管，其温度应控制在18℃左右，其湿度应控制在35%至45%之间。

3.加强机关档案信息的安全技术保护

其一，防止档案信息的泄露和流失。为了确保机关档案信息的完整性和安全性，我们应改进档案保管的硬件设备，加强档案信息网络安全保护，加强入网访问管理，设置信息防火墙技术，严格监控进入到网络中的各种数据资料，禁止陌生账号对网络的范围；对于入侵网络的各种恶意行为应及时采取应对措施，从而确保档案信息的完整性与安全性。

此外，对于计算机病毒，机关档案管理员应提高警惕，采取安全系数高的杀毒软件和防毒软件进行严格的控管，并及时进行处理，一旦发现病毒，就应立即采取相应措施，全方位杀毒。

其二，对机关方案信息应加强保密处理。现阶段，部分机关单位为了确保档案工作的顺利开展，保证机关档案资料的合理利用，采取了档案数字化管理工作。但是因为机关档案专业管理员较少，通常采用外包管理模式。这种情况下，机关单位应和承包商签订档案保密协议，在档案管理期间，应切实做好档案的保密工作，确保档案信息的安全保管，任何人不得泄露档案信息[2]。此外，在做好机关档案信息的保密工作的同时，还应预防档案信息的篡改。为相关人员提供防篡改的数字化档案；并且在监控环境下，阅览以及利用机关档案信息；对于档案信息的查阅情况等做好详细的记录。

其三，做好备份工作。备份指的是在运用存储介质的基础上，定期复制业务数据，在发生故障或灾害的情况下，能够及时恢复数据，最大限度的降低损失。通常所用的备份介质包括了关盘、磁盘以及硬盘等。其中存取速度最快的是硬盘；保存时间最长的是光盘；备份成本最低的是磁带；常用的是移动硬盘以及光盘。笔者建议机关档案管理员将原有的纸质档案转化成电子档案，将原有的照片、录音带以及录像带等录制成光盘，进行备份处理，然后加以保存，做好档案信息的备份工作，从而确保机关档案信息的完整性与安全性。

其四，在读取机关档案信息的过程中，保证档案读取的安全性。计算机技术以及多媒体技术的迅猛发展，使得档案信息读取设备以及读取软件不断更新。所以为了确保机关档案信息的数字化存储安全，应将读取软件和读取硬件同时加以保存；定期更新现行的软件设备以及硬件设备，并将机关档案信息完全迁移至安全区域[3]。

4.结语

在对机关档案实体以及档案信息加强保护的过程中，我们应树立正确的安全保护观念，从火灾预防、库房设计、防水防潮、防水防潮等方面，加强对档案实体安全保护。从做好保密工作、做好防泄漏、防篡改以及备份工作等方面入手，加强对档案信息的安全保护。

参考文献

[1]张霞.档案安全风险评价指标的建立及其实现[J].青海师范大学学报（哲学社会科学版），2014，11（02）：78-79.

[2]谢建波.对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护问题的认识[J].档案管理，2010，01（15）：116-117.

[3]肖英.浅谈中小城市如何加强档案实体安全与档案信息安全[J].兰台世界，2013，12（25）：221-223.

作者简介

胡兹泉，湖北省疾病预防控制中心，本科。