新时期房地产档案工作面临的新问题

摘 要：房地产业是我国的支柱产业，是国民经济的重要组成部分。自改革开放以来，我国房地产市场改革日趋完善，房地产市场发展越发迅猛，为我国经济发展贡献了巨大力量。对于档案而言房地产行业的的蓬勃孕育了大量的专门档案即房地产档案。然而，我国的房地产市场化起步较晚，发展不够成熟，从而制约了房地产档案的科学化发展。因此深入分析房地产档案面临的问题并提出有效对策刻不容缓。

关键词：新时期；房地产档案；现状；问题；对策

1 新时期房地产行业档案工作现状

档案工作在整个房地产工作中起着至关重要的作用，它在提高房地产行业工作效率和工作质量中扮演着举足轻重的角色，是房地产行业全部活动最为原始记录，是记载房地产企业全面发展的重要文献。

1.1 重塑房地产档案金身，告别鸡肋时代

近年来我国房地产发展迅猛，但房地产档案的发展却并非一帆风顺，因为搬迁、天灾、人祸等原因使得档案不完整，给房地产企业造成了巨大的损失。随着依法治国方略的提出，人们法制观念增强，房地产档案也备受关注。房地产档案早就不是那嚼之无味，弃之可惜的鸡肋。就成都优品道投资控股有限公司为例，该公司实现了库房空调化、存储密集化，同时高位引进紫晶文档存储文书档案，配备了档案整理室、阅览室、档案管理人员专用办公室等硬件设施。该公司领导也十分重视档案工作，成立了分管档案的档案管理小组，定期召开档案培训会，并组织人员对档案进行定期检查以确保档案工作的有序发展。这充分证明了档案工作在房地产事业中的重要性。

1.2 聘用专职档案管理人员，告别一人兼数职时代

曾经很长一段时间，房地产档案工作都未能引起人们的重视，因此档案管理人员对档案知识的匮乏及相关培训的缺失在一定程度上制约了房地产档案的利用与开发。部分房地产公司因人手不足更让一人兼数职，这大大降低了档案的管理水平。新时期的房地产公司十分重视档案管理人员的选用，注重档案管理人员对信息技术的掌握及再学习能力，在聘请专职档案管理人员的同时加强对档案管理人员的专业培训，为房地产企业档案工作持续发展打好根基。

1.3 计算机数字化运用，告别档案全纸化时代

在过去，因受到技术条件和管理水平的制约，档案的绝妙用处并未充分发挥出来，技术的落后使得档案的收集、整理、统计、检索等全是人工手动以及纸张处理，这使得档案工作量异常庞大，而纸张化的检索工具信息量大、管理混乱、难以查找，档案的作用不能得到实现。而当前，档案信息资源的科学保管和有效开发因为电子计算机和网络为代表的现代信息技术的迅猛发展和广泛应用而变得前所未有的便利。现在房地产档案目录管理以计算机检索为主，内容管理虽还是以纸质实体档案为主，但音像档案管理和内容数字化管理已崭露头角。

2 新时期房地产档案工作存在的不足

尽管人们已经注意到房地产档案工作的重要性，但其发展情况并不乐观，房地产档案工作无论是从对档案更深程度的认识、档案工作方式、还是档案管理技术的开发和利用等方面都存在着不容小觑的问题。

2.1 房地产员工“拿地建房大于档案保存”的认识依然是房地产档案工作发展难以逾越的鸿沟

档案作为连接过去和未来的纽带其价值是任何东西都不能替代的。企业员工在房地产企业工作的时间是有限的，而档案的存在是永久的，然而少数员工档案意识淡薄，对档案材料完整规范、及时准确的归档注重的少；轻视归档工作，领导或档案管理人员几经催促才能将卷宗装订归档；对归档的材料不加以分析审核，只图完成任务，将有价值和无价值材料统统移交，导致归档材料错综复杂、顺序颠倒等不符合归档工作标准，同时给档案管理人员增加了工作负担。

2.2 旧式的档案工作方式不再适应新的档案工作要求

檔案利用与服务是档案业务工作中最能体现档案工作根本目的与价值的环节。曾经大部分档案管理人员把档案作为一种收藏品，收集整理之后便对之不闻不问，利用率不高，更谈不上其价值的开发。这种旧式档案管理工作方式已经不再适用于不断发展的档案工作要求。档案是房地产企业的宝贵财富，只有尽可能广泛、尽可能长远地为企业服务才能体现出其价值。

2.3 房地产档案管理现状与信息化发展趋势存在明显差距

当前房地产企业都在进行信息化建设，随着信息化应用的逐步深入，其相应的薄弱环节也凸显出来，例如应用系统之间相互割裂、系统联网难度大耗费高、数据无法关联查询等，这主要原因为：一、档案管理软件的参差不齐，造成信息的分割和不对等，增加了应用与维护成本。其二、信息制作数字化与纸质文件归档脱轨，全文数字化实现艰难。其三、档案网站的缺失造成了内部查询档案不便，无法实现信息制作、发布、交换与归档的流程化、一体化、实时化相适应，降低了工作效率，档案管理工作的透明度也就更加谈不上了。

3 新时期房地产档案工作面临问题的对策。

3.1 以教育培训为主，强化企业员工的档案知识

推动房地产档案工作的发展必须以教育培训为主要基调，强化企业员工的档案意识。房地产企业应积极组织员工参观档案室，开展档案知识普及教育，宣传档案知识，增加全体员工对档案的重视性、对归档工作的自觉性和责任心，使全体人员树立起“档案重于泰山”的理念，真正提高档案资源的利用率。

与此同时房地产企业应加强档案员职业道德建设，开展档案业务培训的同时积极加强档案重要性培训，应将档案管理纳入年度考核中去，提高档案人员对档案管理工作的积极性及重视程度。

3.2 档案管理人员要转变工作方式，充分挖掘档案信息服务房地产事业

档案的利用服务是档案工作者将其收藏的档案信息资源通过一定的方式进行开发并传递给利用者，为档案利用者提供服务，满足社会需要的工作。因此房地产档案的开发要以提高房地产档案的自身价值为前提，档案人员在全面收集房地产档案资料时，要注意和发现有重要价值的档案材料，务求使其完善、全面、准确。对有价值的档案要进行深加工，提高档案内涵与外延兼备的双重价值。同时档案人员还要明确服务方向，坚定服务思想，要有甘为人梯、热心服务的精神。

3.3 加强档案信息化投入，排除技术阻碍

以房地产档案信息化管理系统为平台，加大房地产档案信息资源整合力度。积极引进档案信息数字化系统相关软件，对历史纸质档案进行数字化整合，完成历史档案的数字化扫描工作以及档案条目的输录工作，有效发挥历史档案的利用价值；同时积极建立档案网站，改变原先仅仅是档案室立卷的方式，实现部门立卷的档案管理模式，并通过网络移交资料提高档案信息资源收集的效率，做到每份文件及时归档；加强对各类档案资源的系统化整合，实现各类档案信息资源的全面管理和利用，档案类型覆盖文书档案、基建档案、照片档案等。

总而言之，房地产档案是非常宝贵的历史资料，在房地产行业中发挥着越来越重要的作用，因此加强房地产档案管理，落实档案管理各项措施，积极开发档案潜在价值显得尤为重要，只有这样才能促进房地产档案管理工作迈向健康、可持续发展之路。

参考文献

[1]覃兆刿 企业档案的价值与管理规范[M]、上海、上海世界图书、2010

[2]李仕根、文书档案/科技档案/电子文件归档与管理[M]、成都、西南交通大学、2004

[3]李士智 许日新、房地产档案管理[M]、北京、中国档案出版社、2003

作者简介

岳琳（1986-），女，汉，四川巴中，本科，初级，研究方向：英语。