物联网技术在档案信息化中的应用研究

孙芳

物联网技术是把所有物品通过无线射频技术把设备通过智能芯片与互联网连接，实现设备与人之间的连接，从而服务于社会，通过物联网技术将人类社会与物理系统连接。物联网技术应用于各行各业也是大势所趋，甚至会影响档案馆建筑、档案交接流程、档案储存环境、档案安全保护等级、档案管理者的知识结构、档案从业者的社会地位，档案管理理念，档案的开放理念等方方面面。对此我们必须做好应对的准备，积极探索档案管理新技术、新理念，改进工作方法，改善工作态度，应对时代对我们的挑战。

1 相关研究综述

在2014年5月3日万方数据库中以“物联网”和“档案”为关键词进行检测共检测到61篇相关文章，其中第一篇是2009年首次以《基于物联网的实物档案智能管理系统的设计与实现》。主要讲述的是物联网运用于实物档案的管理，2010年3篇，2011年9篇，2012年29篇，2013年39篇，2014年截至到5月3日有3篇。從中可以发现物联网应用于档案方面的管理研究开始于2009年，但以“物联网”与”档案信息化”为检索词进行检索时发现没有命中的记录。所以本文的创新点就是第一次对物联网技术与档案信息化进行研究，国内外的多部分著作都是分别对物联网技术进行论述，或是对档案信息化进行论述，只有部分研究档案信息化的文章对使用物联网技术进行探索。本文是第一次将物联网技术应用于档案信息化的研究。

2 物联网技术在档案相近行业的应用

通过对物联网技术在图书馆、博物馆的应用分析，我们可以发现物联网技术在这些行业中取得了巨大的进步，带动了一系列技术的进步。同时这些进步的技术可以被移植到档案馆的管理及档案数字化上。我们可以应用的技术有：档案馆安检设备、档案自动借还系统、档案三维检索导航技术、档案馆建筑管理，如消防系统，在档案馆建筑管理上更加安全高效，并及时发现建筑隐患、批量自动借还系统、大规模盘点档案系统、环境监测、公共卫生监测系统。

（一）物联网技术在图书馆中的应用

物联网技术在图书馆系统中的应用，不仅仅是缩短了工作时间，而且可以把全部信息整合存储在了一起。借还书避免充消磁的工作，简化了借还书的操作，并且应用RFID及无线数据通信，可以找到乱架的图书，提高了图书管理员的工作效率，有效的帮助读者找到需要的资源。还可以建设自助借还系统，此外，利用物联网也可以加强图书资料的安全防范，在图书馆的出口处设立安检设备，自动对图书档案进行追踪，防止出现安全事故，减少人员的劳动力。其中国内物联网技术应用的图书馆有国家数字图书馆、深圳图书馆、长宁图书馆。国外图书馆物联网应用的有新加坡国立图书馆，美国圣安东尼奥公共图书馆，荷兰图书馆。这些图书馆主要应用的技术有将RFID标签贴在图书或光盘上，读者可以自动借还图书，此外还可以利用RFID技术创新开发了架位标识，文献定位导航，智能图书分类技术的实施，利用网络标签技术构建图书馆中的一个精确的定位系统，读者从图书馆查阅图书系统的资源，能顺利地向读者导航，将读者引到要找的书本文献处。另外可以升级24小时自助借还系统设备、便携式库房盘点系统、门禁系统和三维检索导航系统。

存在的问题物联网技术的衍生产品成本较高，智能图书馆缺乏统一的标准体系，智能图书馆有系统漏洞和个人隐私泄露问题。

（二）物联网技术在博物馆中的应用

使用物联网的相应技术能够对文物的保存环境进行较为全面有效的控制和检测。根据保存文物所需条件不同，使用物联网技术对文物品所储藏环境的温度、湿度、光照、含氧量等监控，并根据其温度、湿度、光照、含氧量发生变化时，设置相应的报警装置，并通过物联网技术的使用，得到当前文物所储存的湿度、温度、光照等多项环境因素，从而能够更好地针对这些因素的变化及时采取一些相应的调整措施，使文物储存的环境得到恢复，使得文物的保存有一定的保障，不会受到环境变化的影响，如果保存的环境出现不能自动调节的问题时，发出警报。

使用物联网射频识别的相应技术把物联网的标签粘贴在文物上，从而真正做到对文物进行及时的定位，同时还会将这些信息及时的传送到个人的手持设备等较为方便的终端上，能够使随地随时地对信息进行查看成为可能，同时还能够及时监控相应的报警布防，检测系统是否正常运行，从而方便这些信息在管理，使得监控手段多样化；在门禁控制系统及安全锁闭系统中，通过在锁和钥匙上分别在内部置放相应的物联网芯片，监控所有的安全问题并且可以在发现异常情况下，自动结合视频监控设备，方便管理人员进行管理。还可以将钥匙放入到物联网相关的安防系统里面，实时对其进行定位，就这样可以在很大程度上避免发生丢失或者是将其带出博物馆。也可以进行相应设定，即使是机械性对钥匙进行复制依旧不能开锁。另外还可以仅用电子编程设定每把钥匙的开启权限，可在设定范围内开启任意把锁，提高管理的灵活性，一旦遇到警情，保卫人员可以快速完成全部路线的巡查工作；在保卫系统中，保卫人员通过手持的手机等媒体终端设备，可实时定位保卫人员位置，显示保卫人员行走路线。并对可疑人员进行标记，限制其活动范围，保卫人员可用手持移动设备将现场图像及声音实时传送给中央监控室，便于控制室人员第一时间掌握现场情况。

（三）物联网技术在文物展览方面的应用

科学工艺博物馆中已经开始使用RFID当成是整个展示厅对手持无线设备导览服务进行展示的平台，参观者只要使用自己的无线设备所呈现出来的语言、文字或者是图像等多种方式，就能够对相应文物内容进行了解。在故宫博物院的导览系统中，参观的观众能够使用相应的耳麦和感应卡对导览进行收听，能够依据自身的喜好在整个馆中进行参观。还能够通过二维码的相应服务，将其与产品进行有效地对应，进而制作物品的二维码，这样就能够使得参观的观众能够使用手机就能够对产品自身的状况进行详细的了解，还能够将其保存在手机中留作纪念。

3 物联网技术应用于档案信息化中具体应用

通过以上总结，我们可以了解到物联网的发展趋势是极其快速的，通过对这方面的研究发现，物联网正在以迅猛的速度在各行各业发展，我们从中看到了许多的成熟而又实用的技术，不仅是在商业领域，更是在与档案的相近领域更有借鉴意义，我们通过对图书馆、博物馆中的研究发现物联网的新技术在不断实践中进步。目前档案管理系统正在快速发展，物联网技术物联网正在快速发展中，应用于档案数字化的研究以及实践还有很长的路要走，但我们从中可以预测出一些现今可以应用的极好的技术。

（一）物联网技术应用于档案库房管理信息化

传统的档案库房管理是通过人手工的进行档案管理，这种方式需要管理人员的工作压力特别大，需要非常的有耐心、细心；经过一段实际的发展，很多地方使用的是将档案目录进行登记造册，通过计算机查阅到相关位置，然后手工查找，新一代的档案库房管理系统是采用条形码或二维码.使用扫描器贴近扫描，然后获取所需的信息。在未来档案库房管理系统中，更多的是把每份档案制作一个物联网智能芯片，并且自带定位程序，还存有实物档案的其它詳细信息，这样我们可以通过物联网快速查找所需的档案文件，甚至管理人员可以通过远程查询档案情况，不需要进入档案库房进行实地查找，另外，可以参考物联网在图书馆，档案馆中的应用，构建自动引导系统。在档案库房的安保情况可以参考博物馆的管理方式，使用带有电子芯片的门禁系统级钥匙系统。

对此，我们可以参考物联网技术在博物馆中的应用，有效提高档案库房的管理，使用物联网技术对文件的保存环境进行全面有效的监控，根据保存文件的差异性，使用物联网的技术对文件所储藏的湿度、温度、光照强度等多种因素进行相应的监控，从而进一步确定文件是否有良好的储存环境。若是其湿度以及温度条件发生相应的变化时，应当及时使用传感器的监控手段对其进行监控，设置相应的提醒装置，通过物联网技术的使用，得到当前文件所储存的湿度、温度等多项环境因素，从而能够更好地针对这些因素的变化及时的采取一些相应的调整措施，使得文物储存的温度以及湿度等环境得到恢复，使得文件的保存有一定的保障，不会受到环境的影响，要是保存的环境出现相应的问题时，依据发出的警报及时采取相应的解决对策。

（二）物联网技术应用于实体档案文件信息化

现在把档案的内容进行信息化是一项非常时髦的话题，但我们也要关注一下那些实物档案，还有一些实物档案的管理，并且一部分档案有着多重价值，价值不仅体现在档案的内容上，其本身就是一件珍贵文物，因此我们可以参考博物馆、文物馆的管理模式，对档案进行管理。

档案实体文件其实与图书保存、文物保存有交叉，档案文件大部分是纸质，少部分是金属，塑料，这就与图书的保存很类似，也有部分档案本身就是文物，因此我们可以参考文物的保存方法。结合物联网技术应用于图书馆的技术有很多，我们完全可以稍加改造就可以应用于档案实体文件的管理，例如：1.安检设备。2.24小时自动借还系统。3.三维检索导航技术。4.档案馆建筑管理，如消防系统，在档案馆建筑管理上更加安全高效，并能及时发现建筑隐患。5.批量自动借还系统。6.文件分拣系统。7.大规模盘点档案系统。8.环境监测、公共卫生监测系统。对于部分文物价值较高的，可以设立更为严格的保护环境，仿照文物馆建立，每份文件都附有物联网标签，实时确定其保存安全程度，时事监控其温度、湿度、光照等条件。模仿文物馆的先进经验，建立物联网的锁钥系统，及时监控相应的报警布防，检测系统是否正常运行，从而方便这些信息在管理，使得监控手段多样化；在门禁控制系统及安全锁闭系统中，通过在锁和钥匙上分别在内部置放相应的物联网芯片，监控所有的安全问题并且可以在发现异常情况下，自动结合视频监控设备，方便管理人员进行管理。全面提高管理的自动化和信息化。

（三）物联网技术应用于档案内容信息化

现今越来越重视档案信息化的建设，我们把大量的文字档案通过扫描的方式进行数字化，研究了许多方法进行储存，一方面是因为实体文件的载体毕竟是有一定的保存时间的，也有有限的使用寿命，如果使用次数过多会大大缩短使用年限，并且多次查找文件进出档案库房会对档案库房的环境造成破坏，加速整个档案库房的文件的老化速度。因此数字化既可以防止重要文件的丢失，也是对实体文件的一种保护，更是对整个档案库房文件的保护。但我们怎样将其利用，怎样将其价值最大化，又防止其内容泄密，我们可以根据其内容、密级进行分类，将其中适合开放的档案进行展示，对此现在发展出一种新型档案馆——互动式档案馆，传统的档案馆展厅都是简单的文件展示，参观者只能看到展品的固定一面，展品完整的内容不能展示出来，大部分展品只能看到简介。利用物联网技术，事先将档案的内容进行全部总结，参观者参观档案的实体文件，若是想了解档案的全部内容，展馆可以通过物联网技术把所需要的信息发送到参观者的手持设备上，甚至可以直接与互联网相连，将所需信息发送到参观者的手机上，让参观者直接参与档案馆的互动，让这些档案更好的发挥作用。

另外物联网技术可以将整个档案展馆的内容进行梳理，将档案展馆的内容、路线设计好，让参观者对整个档案展馆有全面的了解，甚至可以制定出推荐路线，也可以让时间紧迫的参观者自主制定参观路线，参观精品展品。方便参观者的参观，也可以提高我国信息公开和政务公开水平。

任何一门新技术的产出都经过了不停地论证与发展，物联网技术经过了二十多年的发展，时间及研究证据证明了其价值，对此我们应该从档案研究的整个行业进行研究与探索，对档案行业上层建筑进行重新规划，以适应时代的发展，在规划的同时要注意借鉴同行的工作经验，比如图书馆、博物馆、文物展览馆的经验，并根据档案行业的特点不同有所侧重，吸收并改造其先进经验，也要结合当前社会发展的需要，为我们的档案信息信息化工作作出贡献。

另外也要借助我国对文化方面政策的支持，充分发挥档案的多重价值，利用物联网新技术开拓档案信息化新领域。利用物联网技术的高效低耗的特点，加强档案开发利用，让新技术服务于我国的档案开放政策，同时也借助政策的东风。加紧对档案信息化工作的建设，让我国档案事业的发展更进一步。

参考文献

[1]陶晓艳.项敏刚.中国电信黄冈分公司：物联网及其在档案管理中的应用[J]湖北档案，2010（12）

[2]何振才.南京理工大学档案馆：智慧校园建设中的档案数据备份浅析[J].兰台世界，2013（5）：25-26

[3]黄华.李艳梅.哈尔滨工程大学档案馆：关于信息化背景下档案管理技术创新问题的探讨[J]黑龙江档案2012（3）

[4]郝伟斌.面向智慧城市的档案信息化[J]档案管理， 2013（4）：21-23

[5]郭永安.陈春玲.南京邮电大学：物联网时代的高校档案管理研究[J]黑龙江科技信息2011（36）：154-155

[6]郭立新.信阳师范学院综合档案室：面向物联网应用的高校图书馆个性化服务初探[J]兰台世界2011（24）：73-74

[7]钟东波.中山市城建档案馆：智能物联档案管理信息系统研制[J]科技视界2013（15）：90-91

[8]刘强.崔莉.中国科学院计算技术研究所[J]计算机科学2010，37（6）：1-4

[9]仲维丹.黑龙江大学：基于物联网实现高效档案管理智能化[J]黑龙江教育2012（11）

[10]张锋.蒋欣材.广东石油化工学院：RFID智能大难管理系统的设计与实现[J]物联网技术2013（10）