电子文件档案管理系统设计与实现

于雷

摘 要：电子文件档案管理工作是国家机构、企业管理工作的重要内容和必不可少的环节。只有设计出高效率、高质量的电子文件档案管理系统，才能够有力保障企业的合法权益，确保企业的日常工作顺利的开展。有别于传统的纸质文档管理方式，电子文档由于自身的特殊性，其储存与管理主要借助于先进的信息技术和软件设备。因此，想要提高对电子文件档案的有效管理，就必须设计出科学高效的电子文件档案管理系统。本文围绕电子文件档案管理系统设计的发展方向展开论述，深入分析了电子文件档案管理系统的设计与实现。

关键词：电子文件档案；管理系统；设计；实现

随着我国科技的迅猛发展，企业在电子文件档案的管理工作方面处于不断的进步当中。然而，电子文件档案的管理工作与一般的档案管理工作不尽相同，虽然它们的工作内容都涉及到档案的收集、整理和储存等日常工作，却在管理方法和管理模式方面存有较大的差异性。电子文件档案具有收集方式多样、移交工作复杂、保护工作依赖于计算机技术等等特征，是档案管理人员的工作重点。现如今，档案已经逐步被电子化所覆盖，它具有容量大、体积小等优势，却无形之中给电子文件档案的管理工作增加了难度。因此，管理人员应当充分掌握电子文件档案管理系统的设计与实现方法，以增加电子文件档案的管理效率。

1 电子文件档案管理系统设计的发展方向

1.1 规范化

对于电子文件档案的管理而言，保证电子档案的真实性、可靠性和完整性是难度最高却又最重要的内容之一[1]。为了达到这一标准，我们必须制定相关的电子文件档案管理制度，设立管理系统功能需求标准以及管理能力评估标准，让电子文件档案的管理工作日趋规范化，才能提升最大程度地保证电子档案的真实性、可靠性与完整性，提高其参考价值和利用价值。

1.2 一体化

电子文档管理系统与电子文件档案管理系统是相辅相成、相互依存的关系，两者之间有一定的关联性。随着信息时代的到来，如今的档案管理已经挣脱了纸质时代的束缚，朝电子化的方向发展，文档也逐渐呈现一体化的趋势。文档的一体化对提高电子档案的真实性、可靠性和安全性有着举足轻重的作用，它利用先进的技术和设备形成的电子管理系统，可以有效避免外界因素对电子文件档案管理工作的不利影响。

1.3 国际化

随着经济文化的全球化发展，为了将我国的电子档案管理变得更加规范，我们必须充分吸收国内外优秀的电子档案管理规范制度，并且以此作为重要的参照标准，以提高电子文件档案管理的可靠性、真实性和完整性。

1.4 合作化

互联网、计算机等先进的科学技术和设备已经渗透至我们工作的方方面面，在工作中随处可见。将电子档案信息与网络资源有效整合，可以实现双方的优势互补，实现共同进步[2]。互联网、计算机等先进的科学技术和设备具有操作简单、准确度高、经济实惠等特点，不仅可以最大化地精简投资和资源，还能够提高电子文件档案管理的效率和质量。

2 电子文件档案管理系统的设计与实现

2.1 电子文档管理系统

电子文档管理系统兼具当前、动态、可逆操作等特性与一身，因此，在电子文档管理的过程当中，必须严格把控文档的审核流程，一旦发现不合格或者存在重要错误的文档必须及时退回并且予以修正和更改。电子文档管理系统并不仅仅作为一个独立的系统使用，它作为电子文件档案管理系统的一个重要组成部分，肩负着为整个系统的运行提供实用的现实工具的重任，以确保其可以顺利、稳定的开展，它为文档的起草、定稿、执行等工作保驾护航。

2.2 电子文件管理系统

电子文件管理系统的核心功能是对相关的电子文件进行相应的鉴定，之后再进行分类与归档。与文档管理系统略有不同，电子文件本身处于静态，不具备可逆操作，文件在归档之后便成为了固定数据，无法被更改。虽然电子文件管理系统隶属于电子文档管理系统，但是在电子文件管理系统的运行过程中，仍然具有相对的独立性[3]。电子文件管理系统作为电子文件档案管理系统里的重要部分，该系统功能的完善与否直接影响了文件的真实性、可靠性和完整性，是电子文件档案工作质量和效率的有效保障。

2.3 档案信息管理系统

档案信息管理系统的主要职能是对需要长期保存的信息资源进行管理。档案信息管理系统的建立是为了便于从文件管理系统中取得需要永久保存的文件，并且不仅要保障文件的真实性、可靠性和完整性，还要长期地对这类文件进行适当的保存和维护。电子文档管理系统的设计与实现为的是推动电子文件档案管理工作顺利、正常的开展。上述的三个子管理系统则是从实际出发，根据文件档案的特点以及实际需求针对性地制定相关规划，以展现出信息的真实性与可靠性。而面对一些需要长期保存和使用的文档信息，档案信息管理系统也制定出一系列的管理和保护措施，促进了我国电子文件档案管理工作效率的提高。

2.4 实时数据管理系统

数据管理功能是保障系统运行安全的重要途径，它不仅能够对数据进行导入、导出和备份，还能够有效恢复误删的数据[4]。电子档案管理系统的最终目的是保障电子档案的真实性、可靠性和完整性。而电子档案管理系统是电子档案管理工作的主要载体，它所提供的安全性保障是达到这一最终目的的必要手段。这要求我们最初在对系统进行设计的时候，要细致地对待数据管理功能，从系统硬件的实际需求出发，提高电子文件档案管理的安全性。

2.5 多条件检索方式

在电子文件档案管理系统中设计多条件检索方式，能够通过选择多种检索组合方式和检索条件进行信息的获取，具有操作简便、灵活的特点。多条件检索方式以用户的体验和操作为主要原则和工作重点，帮助客户提供所有可能需要的检索条件并形成一个完备的检索组合方式。多条件检索功能在对系统存储信息进行高效挖掘的同时，还能提高系统中数据利用的效率，便于用户的使用和操作。然而，在信息检索过程中由于条件组合方式的差异，所造成的检索结果也会略有不同。检索的结果和条件组合方式会随着用户退出系统而消失，数据库具有信息量大、更新速度快等特点，由于每一次的检索结果都不尽相同，因此系统中必须添加可长期保存的检索器，以弥补系统中检索功能的不完善之处。

3 结束语

综上所述，电子文件档案管理系统的设计与实现都离不开专业的知识储备和先进的计算机技术以及设备。只有不断地对管理系统的功能加以维护和完善，才能保障电子文件得到妥善的保存与管理。电子文件档案管理系统的设计与实现对于推动我国电子档案管理工作的顺利前进有着至关重要的作用，基于此，相关管理人员必须保证管理观念与时俱进，管理手段符合社会发展的要求，将电子文件档案管理工作向科学化、规范化的方向推进。

参考文献

[1]李慧博. 浅议电子文件档案管理系统设计与实现[J]. 科技展望，2015，05：208.

[2]王娜. 電子文件档案管理系统设计与实现[J]. 黑龙江史志，2013，21：117.

[3]张艳文. 关于电子档案管理系统设计及实现[J]. 才智，2011，24：331.

[4]陈秀丽. 目前电子文件档案管理系统分析与实现[J]. 办公室业务，2013，15：89.