中学人事档案信息化建设的问题及相关对策

张娜

摘 要：中学人事档案管理在学校工作中一直得不到重视，造成当前档案管理工作一直比较落后，管理体制不健全，更不用提在信息化方面的建设了。人事档案信息化建设能够给人事管理带来非常大的便利，应该加以重视。本文介绍了中学人事档案信息化建设的具体内容，分析了中学人事档案信息化建设存在的问题并提出了相应对策。

关键词：中学；人事档案；信息化建设；问题；对策

人事档案是我国人事管理的重要资料，中学人事档案是教职工从小到大的各项原始材料的集合，教职工个人从毕业后或者是其他单位转到现任单位，都需要将人事档案提取调动，人事档案中对教职工的学习经历、思想情况、德才表现以及奖惩情况等都有记录，在中学对教职工进行评价时有重要的参考作用。人事档案必须有专门的档案处进行管理，个人不得接触，以防个人对人事档案进行随意修改，破坏档案的真实性。当前，计算机技术、网络技术的进一步发展，也对档案管理产生了重要影响，各级中学应积极借助信息技术的发展来有效推进人事档案信息化管理的建设，实现人事档案资源的有效管理和利用。

1 中学人事档案信息化建设的具体内容

2000年，我国召开了全国档案工作会议，首次提出了档案信息化建设的概念，自此之后，全国各档案管理单位都开始探索实现档案信息化管理。档案信息化的基本含义是在国家档案行为管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。中学人事档案信息化建设的具体内容则是在相关上级档案部门的监管下，中学学校的人事档案部门加紧学习信息管理技术，以及档案信息化管理系统的使用，对于学校教职工档案的信息资源进行整理、开发和管理，其中不包括保密信息。具体来说，中学人事档案信息化建设包含了六大块的内容：档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化建设人才队伍建设和档案信息安全保障体系建设。总的来说，这六个方面是相辅相成的，有一环节出问题，都对人事档案的安全和管理有不良影响。

2 我国中学人事档案信息化建设中存在的问题

尽管国家在档案管理方面提出了信息化的要求，但是这项要求想要落到实处，还不是那么容易，中学里的人事档案信息化建设呈现出多种多样的问题，主要总结为以下三点：

1.对人事档案管理工作不重视，人事档案管理不规范。在中学，校级领导对学校的管理重点一般是在教学方面和学生管理方面，而对于人事档案管理，大都不太重视。一方面，人事档案管理看起来只需要对学校的教职工进行人事调动或者是档案填写时使用，使用并不频繁，因而容易被领导忽略，另一方面，人事档案在概念和分管上不明确，在中学，人事部和档案部一般是分开的，人事部负责教职工的招聘和培训等工作，而档案一般是交给档案部管理，在中学，档案部一般都是“闲差”，定位就是负责分类管理好档案，对于档案信息化建设方面经常无从下手。

2.人事档案信息化投入不足，导致建设效率低、成效差。对于中学学校来说，经费本身就比较紧张，大部分的经费都用于学校建设和教师培训上了，像至于平常用不到的人事档案方面的建设就经常被拖延。在国家和相关部门下了规定之后，中学学校也只能拿出部分经费来对人事档案信息化建设践行投入，但是投入不足造成硬件设备差、缺乏专业的软件设备等，都对人事档案的信息化建设形成了阻碍。

3.中学人事档案管理人员专业技能差，缺乏专业人才。由于一直以来，中学的人事档案管理部门工作轻松、工作内容简单，所以大多人事档案管理的工作人员要么是快退休的老教师，要么是学历较低的教务人员，很少有专门的档案管理专业人才。并且，相关方面又缺乏培训，档案管理人员大都按照比较老的方式在管理档案。

3 我国中学人事档案信息化建设中的对策

1.规范中学人事档案管理体系，统一中学人事档案信息化建设标准。

我国在档案信息化建设方面有比较明确的要求，但是中学人事档案建设关系到国家档案部门和教育部门两大部门，只有这两大部门统一推出中学人事档案信息化的建设标准才能真正在全国中学中进行推广。除此之外，我国的中学人事档案管理体系一直不规范，存在着缺档、丢档、档案管理混乱的现象，在建设人事档案信息化之前，就先需要对中学人事档案的管理进行规范和整改。

2.加大资金投入，确保中学人事档案信息化建设的硬件和软件设施。

基础设施的建设是人事档案信息化建设的前提，中学应将人事档案信息化建设需要的资金计算在经费预算中，并且确保每年都有一定的投入，逐步建立起规范的信息化人事档案管理办公室，确保人事档案信息化建设的顺利开展。

3.吸纳新的档案管理人才，培训现有档案管理人员。

人事档案信息化建设离不开档案管理的专业人才，尤其是在大学时学习档案管理专业的优秀人才，在新时期，本身接受的教育就是档案信息化管理方面的教育，因而，中学吸纳新的档案管理人才可以比较快的进行人事档案信息化建设工作。而原有的档案管理人员对学校的教职工情况熟悉，也对学校档案的管理工作熟悉，可以加以培训，来适应信息化的发展。

4.建立中学人事档案信息化安全保障系统，确保人事档案的安全性。

人事档案是重要资料，人事管理信息化是将资料上传至网络数据库中，但是网络管理毕竟有一定的风险，因此，人事档案管理部门要树立安全管理的意识，确保专人专管，在信息化建设时重视对网络安全的设置和管理，联合校内计算机部门同时展开安全保障工作，来确保人事档案的安全性。

4 小结

中学在人事档案信息化建设方面确实存在一些问题，但是这些问题都是可以克服的，人事档案信息化建设看起来工作繁琐，眼前也看不到作用，但是从长远来看，对于中学的人事管理工作会带来很大的便利，只是前期工作较多。中学领导及人事档案管理人员要坚持与时俱进，对信息化建设进行投入，做好基础设施建设和人员培训，才能满足信息时代对人事档案管理工作的发展需要。

参考文献

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