如何改善民营企业的档案管理工作

杨婷

关键词：档案管理；民营企业；改善

随着经济的不断发展，民营企业的档案管理显得尤为重要起来。但当代多数民营企业由于档案管理工作起步较晚，档案基础工作薄弱，看着如此庞大的遗留档案和不断增加的新进档案，往往不知从何下手。笔者所在企业正是存在这样的情况，下面笔者以自己的亲身经历，与大家共同探讨、总结如何改善民营企业的档案管理工作。首先要尽快做好新进档案的建档工作，不让新进档案又变为遗留档案，再逐步、有计划的清理、规范遗留档案，最终建立起规范的档案管理系统，对企业档案进行科学管理。

2012年12月17日国家档案局令第10号文正式发布，这对民营企业的档案管理工作具有指导性意义，便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业档案规范管理。10号令是一个指导方向，是一个大框，我们还需要丰富内容，细化相关条款满足实践需要。对于不知道哪些文件应该归档的企业，结合自身实际情况编制本企业的《归档范围和保管期限表》是非常重要的一步，它让档案的收集、销毁工作有章可循。

那么具体到工作中我们又应该怎么去建立起本企业的《归档范围和保管期限表》呢？一般企业档案有以下几大类：管理类、科技类、会计档案类、职工档案类、特殊载体类、电子文件类等，但每一类档案具体都有些什么文件呢，每个企业都不尽相同，这就需要我们实际到企业的各个部门去调研、考察一段时间，观察、收集每个部门在日常工作中都会产生哪些文件，由档案部门结合10号令，根据文件的重要程度，与企业职能部门共同核实、细化需要归档的文件及文件对应保管期限。形成本企业《归档范围和保管期限表》的初稿，为什么说是初稿呢，因为企业产生的文件材料会伴随企业的发展而有所变化，这时就需要结合实际及时地对《归档范围和保管期限表》做出相应的修改、补充和完善，通过这样反复操作最终才能形成一份符合本企业实际情况的《归档范围和保管期限表》。有了《归档范围和保管期限表》，在接收、收集档案时就能保证档案的齐全，在整理档案时，减少主观意识，准确对照保管期限表对档案进行分类。

从编制好的《归档范围和保管期限表》上我们可以很清楚的看出本企业目前档案的产生情况，帮助我们充分了解掌握企业档案的基本情况，为下一步制订企业《档案管理制度》提供了依据和可操作性。在制订《档案管理制度》时企业可参照国家、地方档案管理相关政策和规定，加强与地方档案局的沟通联系，还可邀请地方檔案局业务科老师到企业进行现场指导和交流，避免瞎子摸象，再结合本企业实际情况，制订出适合本企业的《档案管理制度》，对企业的档案实行标准化管理。

量身订做的《归档范围和保管期限表》和《档案管理制度》对企业新进档案的规范化管理提供了保障，同时对遗留档案也提供了分类清理的依据。下面笔者对遗留档案的清理总结一些经验供读者参考。首先我们要对遗留档案做到心中有数，有多少量，有哪些门类的档案，制订一个整理计划，再按照计划分阶段地整理各类遗留档案。由于大多数民营企业对档案的规范化管理较晚，在庞大的“遗留档案”中常会存有一些鱼目混珠不属于档案文件掺杂其中，这在民营企业来说是普遍存在的现象，我们需要做的第一步就是将“遗留档案”分门别类的同时鉴定出不属于档案的那部分文件，这需要成立由企业主管领导、有关职能部门、专业技术人员和档案人员共同参与的档案鉴定小组来对“遗留档案”进行鉴定剔除和分类，在整个遗留档案的清理过程当中这是最花时间和工夫的一步，也是最重要的一步，它关系遗留档案最终规范化管理质量，也为下一步对各类档案的清理扫清了障碍、提供了保证。我们可以从以下两个原则来加以判别：一是看文件的归属，这份文件是否与本企业有关，企业所存档案应以“我”为主，若是外单位发的普发性文件，我们不用存档。二这份文件与本企业有关就需要结合多方面考虑判断该份文件是否需要归档，首先我们可以根据编制的《归档范围和保管期限表》来加以判断，但新编制的《归档范围和保管期限表》未必适合企业早期发展产生的档案，这时我们需要依据企业文件材料的定义同时结合企业发展历程对文件加以辨识。若有档案范围、类别增加，《归档范围和保管期限表》和《档案管理制度》需做相应变化。

对遗留档案做了档案分类处理后，就可以按照《档案管理制度》对每一类档案进行分类、排序、编目、装盒、编号的工作了。其中编目、装盒、编号的工作都是有章可循的既定程序，这里就不做详解了。分类和排序是比较灵活的，需要结合企业的实际情况来进行选取。以基建档案为例，企业基建档案的属类划分，可以依据基建档案成套性的特点，结合企业建设规模和项目多少等实际情况来对本企业基建档案进行分类。一般非建设性企业基建活动较少，项目不多，通常选取工程项目分类法对基建档案进行分类，小型项目按项目组卷，大中型项目可按子项、阶段、专业进行组卷。基建档案的形成是具有规律可循的，基建项目一般要经过四个阶段，立项、设计、施工和竣工验收，因此结合时间先后顺序即可轻松分出阶段，再按问题进行排序组卷。

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，它是企业发展的见证，是企业的无形资产，也为企业的经营管理提供了依据，大部分民营企业已经开始意识到档案对一个企业的重要性，正逐步对企业档案资源进行开发，建立规范、科学的档案管理系统，让企业档案充分发挥其经济效益和社会效益，改善民营企业的档案管理工作势在必行。

参考文献

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[3] 郭团卫、朱兰兰.企业档案管理实务[M]. 郑州大学出版社，2014.