论加强医院档案管理的紧迫性

余嘉桐

摘 要：从医院档案管理的重要性出发，分析档案管理工作中存在的问题，并结合信息技术改进现有档案管理的薄弱环节，促进医院整体工作效率的提升。

关键词：医院；档案管理；存在问题；对策

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各种活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。医院作为一个复杂的机构，档案的存在形式纷繁复杂，主要有两种类型：为医院服务的医疗文书材料、医院建设发展历史材料。加强档案管理工作可以对医院的行政管理工作、学术研究、科技交流特别是医患纠纷等方面具有决定性作用。

1 档案工作是指档案实体管理工作，它是以档案为管理对象进行科学管理，纵观医院的档案管理，往往存在着很多问题

1、对档案工作的投入力度不够。医院领导未能将档案工作列入重要日程，采取得力的措施来加强档案工作，认为档案工作为二、三线工作，在经费投入、档案室建设、专业人员招聘等方面的内容往往没能摆上议事日程，在日益数字化和信息化的今天，档案管理难于融入现代管理的主流。

2、档案管理人员素养不高。医院往往重视医、护、技、药等医疗技术人员的素质规范化培训和教育，从事档案管理人员基本上是由护理岗位调转过来，这些人员由于专业、学历等等方面的自身限制，加上进修学习的机会不多，缺乏系统档案知识培训，导致医院的档案管理工作水平落后，难于跟上医院发展的需要。

3、各类档案分散管理，安全性能差。各种档案材料例如文书档案由办公室管理，人事档案由人力资源科管理，会计档案由财务科管理，科研档案由科教信息科管理，基建档案由总务科管理，病历档案由图书馆管理等等各科室各自为政，人员素质参差不齐，管理方法各异，以及各科室的档案保管设备陈旧，设施不全等问题，制约着医院档案工作发展。

4、档案重要性意识薄弱。几乎每天都会产生需要及时归档的档案，各科室人员在工作中，对各自产生的档案资料没有形成及时存档的意识，档案材料缺失严重，或只是将资料简单的收集起来，忽视编研工作，档案资源的开发利用不够，影响工作效率。

5、病案管理不善，在医患纠纷面前被无限放大。存在病案管理制度落实不到位，医务人员按时归档意识薄弱，病案管理人员护理专业出身，缺乏档案方面的管理知识，未采用现代的信息技术来管理医院的病案，病案在需要时往往出现缺失、少页，在医患纠纷面前往往捉襟见肘，难于自圆其说。

2 强化医院档案管理的对策

1、强化全院工作人员的档案意识。举办系统的档案知识培训班，对行政所有人员和其他科室主要负责人进行档案知识普及，领导要带头重视档案工作，将档案工作纳入医院总体规划，在专业人员招聘、设备设施完善等方面排上议事日程，以实际行动支持医院的档案管理工作。

2、统一档案管理制度，提高收集效率。针对各科室根据自己的理解和实践对各自的档案进行管理，缺乏科学性和系统性，医院可以通过设立统一的档案管理制度，统一管理标准与模式，严格要求科室工作人员遵守日常档案收集归档制度，并将档案管理纳入绩效考核目标，促进档案管理工作正常开展。

3、设立大型档案室，提高档案保管的安全性。除了人为的损坏与丢失，随着时间的推延，档案制成材料会不断地损坏，针对这一趋势，医院有必要建立大型档案室对各种类型档案进行统一收集管理。聘用专业的档案管理人员，对日常进出的档案材料进行登记管理，防止丢失；对每日档案室的温度、湿度进行登记，使档案室始终维持在正常的温度、湿度范围内；对档案室进行定期消杀，确保无虫害、鼠害；对破损的档案制成材料进行及时的技术修复，确保档案的完整性。

4、使用信息技术，不断提高档案的管理、利用水平。档案信息的开发利用是实现档案工作根本目的的途径和主要手段，通过档案信息的开发利用，不但能促进和提高档案管理的整体水平，而且能扩大档案工作的影响，促进医院整体工作效率的提升，为医院业务、日常管理及患者提供更好的服务。档案信息的开发利用就要使用现代的信息技术来实现现代化。一是利用計算机对档案进行收集、传递、开发利用，购买或自行编制档案管理软件，适应档案管理工作，为最终的档案再利用提供便利。二是配置整套扫描打印系统，改变单纯由人工录入资料的相对落后的做法，改变原来的档案复印使用旧方法，通过直接打印有利于档案使用效率和使用寿命。

5、严格规范医院病案管理工作。病案管理是医院档案管理的重要组成部分，关系到医院的对患者的“举证”作用，是医患纠纷解决必不可少的要数，同时病案管理的服务范围也扩大到社会的各个领域，所以对医院的病案管理要有更高的要求和标准，病案必须完整规范、管理有序、保存科学。首先，将各科室的病案归集时效性纳入科室绩效考评，确保病案归集完整性和及时性。其次，病案管理专业人员在加强档案管理水平的同时，也要掌握一定的基础医学知识，医学管理学、计算机及统计学知识、相关法律知识，熟练掌握疾病分类、手术操作分类，通过进修学习，提高自身综合素质。第三，病案网络微机化管理，使病例质量的控制更加科学化、数据化，病案的利用更加方便、高效。

参考文献

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[2]张秀良.新医改医院档案管理的改进方法[j]科技资讯.2012（6）

[2]温剑，王丽红，韩媛.数字化医院模式下的病案管理研究[j]中国病案.2010.11（12）：36-37