浅谈新形势下克孜尔水库管理局档案工作存在的问题及对策

陈立萍

摘 要：克孜尔水库档案工作经过几年的努力取得了较大的成绩，但面对档案工作新形势、新要求，还存在一些问题， 本文就存在的问题及如何解决这些问题谈一点个人见解。

关键词：新形势；做好；基层档案工作

新疆克孜尔水库位于阿克苏地区拜城县境内，是塔里木河水系渭干河流域上的一座以灌溉、防洪为主，兼有水力发电等综合效益的大型控制性水利枢纽工程，总库容6.4亿立方米。水库工程等级为1等大（1）型，主要水工建筑物级别为一级。水库工程地质条件复杂，处于强震地区，地震基本烈度为8度，克孜尔水库的建成，成功解决了国内首次、国外亦不多见的强震区活动断层上筑坝的技术难题，为相似地质条件建坝提供了经验。

1 综合档案基本情况

目前，克孜爾水库管理局综合档案室现存档案主要有：文书档案181卷、2555件；科技档案2630卷；专门档案（会计档案1043卷、照片档案1990张）；电子档案61张；实物档案77件、图书资料232件。单位档案的特点是文书档案、专门档案所占比例偏小，科技档案所占比例偏大，水利工程档案及水库运行观测档案是科技档案的重要内容。克孜尔水库综合档案室经两年精心准备，于2009年达到自治区档案工作二级标准。2011年库车调度中心建成后，单位机关下移，综合档案室整体搬迁至库车。现克孜尔水库管理局在水库、库车分别设有档案库房，为重要档案实现异质异地备份提供了便利条件。

2 档案管理中存在的问题

2.1 领导对档案工作的支持力度不够

克孜尔水库管理局局领导曾从人、财、物上大力支持克孜尔水库自治区档案工作二级标准工作，为档案室配备了配置较高的电脑、档案管理系统，扫描仪、专用打印机、防磁柜、密集架等档案专用设施设备，保障了自治区档案工作二级标准的顺利通过。面对新形势新要求，克孜尔水库管理局领导对档案工作的支持力度还有不适应的地方。主要表现在：一是对档案工作的深层次意义认识不到位，没有将档案工作和其他工作一样纳入发展规划和工作计划中，制约和影响了档案工作的深入开展。在档案室提出做自治区档案工作一级标准工作时，因维稳工作及其它工作的需要，没有将此项工作列入重要工作之中，档案人员只能一点一点推进此项工作。二是对档案工作的培训工作认识不足，认为档案没有什么内容可学，不支持档案人员过多参加继续教育及水利档案工作培训，这样导致档案人员不能及时了解国家及水利行业关于档案工作的新指示、新动态、新规定。

2.2 一些特殊档案的收集力度不够

根据国家档案局8号令要求，2009年综合档案室制定了克孜尔水库管理局《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，并按属地管理原则报拜城县档案局批准，从2010年开始克孜尔水库管理局文件收集工作严格按照批准的归档范围执行。科技档案由综合档案室根据工程项目特点，分别制定档案归档范围及保管期限表（规模小的项目工程除外），由综合档案室督促检查；观测类资料每年4月由监测中心移交，档案室整理归档。因此本局档案归档基本齐全。

但收集工作中还存在对一些重要工作、重大活动产生的文件材料收集力度不够，收集方式需要改进等问题。主要是单位一些重要工作没有将专职档案人员列入工作人员之中，比如创建国家一级水利管理单位、创建精神文明单位等工作，专职档案人员没有参与其具体工作，只是为这些工作提供档案利用服务。创建过程中产生的资料情况档案人员并不十分清楚，文件收集只能是别人交什么，档案室就接收什么。

克孜尔水库管理局档案分类分为文书档案、科技档案、专门档案三个部分，专门档案指会计档案及声像档案。而这些重要工作、重大活动产生的档案有其特殊性及成套性，不属于档案分类中的任何一类，要解决这些档案的归属问题就要改进档案分类大纲，在大纲中增加一类专题档案，使这部分档案能合理归档。

2.3 科技档案数字化是档案数字化建设中的薄弱环节

克孜尔水库综合档案室于2007年配备档案管理系统软件后，积极开展档案数字化工作。目前，文书档案目录、科技档案目录（包括案卷级及文件级）全部完成数字化录入工作。通过这几年的努力，文书档案已全部扫描成电子文件，建立了文书档案数据库，实施了纸质文件与电子文件双轨制，实现了利用网络平台查阅文书档案，有效保护了原始档案。但科技档案数量大，进行数字化建设成本高，费时费力，在人、财、物上难以全部到位，因此科技档案数字化建设基本是空白。

2.4 缺乏统一管理民生档案的途径

长期形成的管理模式是克孜尔水库民生档案主要集中在人事部门，由人事部门自行保管；职工的健康档案又由工会办公室管理；文书档案只涉及领导干部职务任免、职工获奖及职称聘任的相关文件，科技档案中存有克孜尔水库库区移民档案。也就是说克孜尔水库管理局与民生有关的档案分散在多个部门，缺乏统一管理民生档案的途径。而人事部门、工会的保管条件离综合档案室的保管条件有一定差距，利用效果也不明显。这也是水利系统的普遍现象，基层档案室无力改变这种现象，需要上级档案部门协调解决。

2.5 档案深层次开发利用工作力度不够

档案工作的最终目的是有效地开发档案信息资源，最大限度地服务大局、服务社会、服务人民，实现资源共享。这些年来，克孜尔水库管理局档案利用服务在历次除险加固工程前期准备阶段、验收阶段；水库淹没区土地纠纷；精神文明建设；固定资产清查；撰写科技文献；拍摄克孜尔水库宣传片等水库建设发展方方面面发挥了重要作用，取得了明显的社会效益和经济效益。但档案深层次开发利用方面力度不够、层次较低，开发利用基本局限在档案一次、二次编研工作，主要有全宗介绍、组织沿革、专题汇编、工程简介及每年的大事记等内容，离提供深层次、高质量档案信息产品的要求还有很大差距。克孜尔水库建坝的复杂地质条件在国家水利工程建设史中具有特殊意义，水库建设档案有较高的科学学术价值和工程建设参考价值。根据水利厅领导指示，克孜尔水库管理局投入大量人力、财力，充分挖掘档案信息资料，由大量水利专业人员共同撰写出版了科技文献《克孜尔水库～一座建设在活断层上的大坝》，但因各种原因只局限在内部发行，利用效果不明显。

3 对策及建议

3.1一是通过上级档案部门加大档案工作的保障制度、加大档案宣传工作，不断扩大档案工作的社会影响力。二是综合档案室及时做好单位的档案宣传工作，并努力做好档案管理工作，充分发挥档案工作的价值及作用。这样上通过档案部门的制度保障及宣传工作，下通过基层档案工作自身努力，形成合力，让社会充分认识到档案和档案工作的价值所在，进一步提高各级领导对本单位档案工作的认识，进而加大对档案工作的支持力度。

3.2综合档案室应从实际出发，在有限的条件下不等不靠，可将科技档案的重中之重，比如水库工程建设立项、勘测、设计、移民、阶段验收及竣工验收、竣工图等内容逐步扫描成电子文件。通过这种方式建立重要科技档案数据库，既能保护部分原始档案，又可方便提供利用，同时为实现资源共享打下良好基础。

3.3在民生档案还没有形成共识，没有具体的归档范围及管理规范下，克孜尔水库档案人员要在力所能及的情况下有所作为。可利用档案室现有的民生档案信息，按类别汇编成册，建立民生档案信息库，并做好档案利用工作。

3.4要提高克孜尔水库管理局档案深层次开发利用的力度，一方面要提高档案人员的综合素质。不断加强档案专业知识、水利专业知识的学习，不断提高文学修养，使档案人员能胜任深层次的档案编研工作。另一方面专业性强的科技档案信息开发不能由单位档案人员唱独角戏，而应得到上级有关部门及水利工程高级专业人才的大力支持和帮助，才能保证科技档案信息开发利用的科学性、准确性、实用性，并在可以开放的范围内实现资源共享。

档案工作是不断发展和变化的，每个环节又是互相联系、互相促进的，因此要改变克孜尔水库档案工作中的不足，必定要有一个长期的、艰苦的努力过程。克孜尔水库档案工作要在国家宏观要求的基础上，结合本单位实际，不贪大求全，脚踏实地，逐步改进工作中的问题，不断促进单位档案工作的健康发展。