煤炭科技档案在工程项目质量控制中的作用分析

张琳

摘 要：科技档案的管理工作具有较强的专业性，良好的科技档案管理机制能有效地提高企业的经济效益和社会效益，促进企业的快速发展。因此，在煤炭企业的日常运作中，应重视科技档案的管理工作，深入分析科技档案在工程项目质量控制中的作用以及自身存在的问题，使煤炭科技档案管理工作在工程项目中能够更好地发挥作用。本文针对目前煤炭科技档案自身存在的问题和对工程项目质量控制的作用进行探讨，并提出一些合理的改善建议。

关键词：煤炭科技档案；工程项目；质量控制；作用

科技档案全称为科学技术档案，是指在自然科学研究、基本建设、生产技术等科技活动中形成的应当存档的科技类书面材料[1]。煤炭科技档案的管理工作对企业的发展和经济效益的提高起着重要作用。煤炭科技档案包含着大量煤炭企业生产活动的相关资料，内容涉及地质勘探、科学研究、基本建设、产品设备等多个方面。随着我国煤炭行业的不断发展壮大，煤炭工程项目日渐增多，在工程项目的施工过程中，会形成大量的施工文件和资料，这些书面材料能够清晰地记述工程项目运作中的具体情况，对工程项目的质量控制具有重要的参考价值。

1 煤炭科技档案在工程项目质量控制中的作用

随着煤炭行业的高速发展，科技档案在工程项目质量控制中的作用日益显著。在煤炭企业的工程项目建设中，科学的煤炭科技档案管理工作可以有效地提高工程项目的生产率，从而得到更高的经济效益。条理清晰的煤炭科技档案材料可以避免工程施工过程中的资源浪费、劳动重复等现象，以防造成不必要的损失，对工程项目的质量控制具有重要作用[2]。在具体的工程项目质量控制中，可从以下几个方面得到体现。

1.1 工程项目建设前期

在工程项目的建设初始阶段，制定立项文件，确保对工程项目的决策、审批等流程进行正确记录，以此为依据，对经费预算、施工流程进行设计并归纳整理，全面掌握工程项目的施工走向。在进行工程项目质量控制时，可以合理利用这些施工材料，为施工过程的规划提供参考。

1.2 工程项目招投标期间

在工程项目的招投标时期，进行文件的起草，书写，修改，最终确立施工方案。这一流程有效地将施工计划用直观的文字形式记录下来，为施工项目提供了参考依据[3]。同时，这种文字材料可以使容易被忽视的细节问题详细的表现出来，使大家对工程项目的具体内容有更深入的了解。

1.3 工程项目施工阶段

在工程项目的实际施工过程中，应制定合理高效的档案管理制度，同时对施工进程和施工状态进行准确详细地记录，及时将记录反馈给工程监管部门，在施工的同时进行记录、监察，保障施工的高效有序进行，同时在记录过程中形成了重要的施工资料。

此外，档案管理工作人员应与施工人员加强彼此的联系，互相配合，亲临施工现场了解项目的施工情况，以确保施工材料的真实准确，从根本上保证工程项目质量的达标，对工程项目质量做到有效控制。

1.4 工程项目竣工期间

在工程项目竣工时，煤炭科技档案的管理工作也进行到了最后一个阶段。在这一时期形成的竣工资料和后期维护工作方案是整个工程档案的重要部分，为将来工程管理提供了参考依据。最后，将形成的科技档案资料交给档案管理部门统一进行管理。通过这一过程，既完善了工程项目科技档案的管理体制，也为项目后期维护提供了条件，同时还为整个工程项目的施工细节提供了准确详细的书面资料。

2 煤炭科技档案管理中存在的问题

近年来，我国煤炭行业得到了高速发展，同时也不断通过改革创新、分离与重组等手段来加速企业经济效益的提高，因此，造成了煤炭企业档案管理工作中的诸多难题。现将煤炭企业科技档案管理中存在的主要问题总结如下。

2.1 缺乏科技档案管理设备，未实现自动化管理模式

当前，煤炭企业对科技档案的管理工作没有足够的重视，对科技档案管理设备缺乏投入，无法实现档案的自动化管理模式。特别是经济效益相对落后、发展速度缓慢的煤炭企业，对科技档案的管理工作还处于原始阶段，仍然进行人工处理档案，档案管理模式落后。而且，在人工处理过程中，很难避免档案出错的问题。如在煤炭科技档案的文字材料和图纸资料的归档过程中，个别图纸资料的修改没有标注具体日期，甚至有的图纸用草图代替了正规图等。一些文字材料使用普通圆珠笔或铅笔进行书写记录，随着时间的推移会出现字迹模糊等现象，不利于资料的长期保存[4]。这些问题都严重影响着煤炭科技档案的保存、归档、查找、利用等活动。因此，落后的科技档案管理模式难以满足时代的发展需求，阻碍煤炭企业的发展。

2.2 煤炭科技档案管理流程繁琐复杂，难度较大

煤炭科技档案随着工程项目的增加而不断积累，形成了数量庞大的文件资料。由于档案的数目偏多，为科技档案的管理工作增加了难度，且科技档案的管理工作繁琐复杂，枯燥乏味，使科技档案管理工作者对工作内容失去兴趣。

2.3 煤炭科技档案管理人员缺乏专业素质

当前煤炭行业对科技档案管理工作不加重视，档案的管理人员缺乏专业知识和管理技术，无法胜任煤炭科技档案管理的相关工作，对文件的整理、分类、归档等工作流程缺乏专业性，综合素质无法满足煤炭企业前进和发展的需要[5]。

3 煤炭科技档案管理工作现存问题的解决措施

3.1 加大对科技档案管理工作的投入

煤炭企业应加大对科技档案管理工作的重视程度，增加管理设备和资金投入，摒弃落后的档案管理方法，从人工处理档案模式转变为自动化管理模式，全面实现煤炭科技档案的信息化管理。同时，在煤炭科技档案的管理过程中，要使档案管理工作与工程的施工进度保持一致[6]。

3.2 完善煤炭科技档案管理制度

煤炭企业应制定完善的科技档案管理制度，健全档案管理体制，使科技档案管理工作有条不紊的进行。档案管理人员应直接参与到工程项目之中，收集整理项目从初始阶段到竣工期间的所有重要资料，保证档案的真实准确，同时能够为施工过程的各个环节提供所需档案作为参考，使煤炭科技档案的管理工作高效有序地进行。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

煤炭企业在招聘科技檔案管理人员时，应仔细选拔优秀的专业型人才，除了对专业档案管理技能的考察外，还应注重应聘者的综合素质和工作热情。只有档案管理工作者具有对工作的热爱，才能增强档案管理工作的工作效率和准确度，全面提高科技档案的管理质量。企业管理人员应定期组织员工培训，提高档案管理人员的管理技能和专业素质，高质量地完成档案的整理收集、归档利用等工作。

4 结束语

煤炭企业科技档案的管理对工程项目质量控制具有重要作用。对煤炭企业的科技档案进行合理有效的管理，能够保障工程项目的质量，提高企业的经济效益和社会效益，从而使企业得到更好的发展，能够适应现代煤炭企业发展的需求，同时带动了煤炭行业的整体进步，对提高我国国民经济具有重要意义。

参考文献

[1] 荀巨虹.煤炭科技档案管理的经济效益浅析[J].才智，2011（25）：340.

[2] 杨建平，张晓东.煤炭科技档案在非煤项目工程质量控制中的作用[J].中国煤炭，2011，35（8）：35-36.

[3] 杜萍.煤炭企业工程项目档案管理的问题分析及实践[J].中国高新技术企业，2013（21）：147-148.

[4] 金恒.论煤炭科技档案在工程项目质量控制中的作用[J].办公室业务，2013（15）：210，212.

[5] 戚会转.浅析档案在煤矿生产经营中的作用[J].科技信息，2012（25）：192.

[6] 贺远程.工程档案管理对促进建设工程质量作用的研究[J].中外建筑，2010（11）：125-126.