以现代信息技术手段提高档案管理水平问题探究

牛颖

摘 要：随着计算机硬件技术、应用软件开发能力和网络技术的飞速发展和快速普及，现代管理和办公方式发生了革命性变革，标准化、信息化、自动化、无纸化也为新时期档案管理工作赋予了崭新的内容，信息化管理方式和手段在的介入，必将大大提高现代档案管理工作的水平与效率，也将使档案的利用率大大提高，发挥出档案的潜在作用。但由于受传统管理理念、管理手段和管理方法的影响，现代信息技术融于档案管理工作还存在一定的制约。为加快现代信息技术手段融于档案管理工作的速度和质量，本文阐述了现代信息技术手段对于档案管理工作的积极作用，分析了存在的普遍问题，提出了以现代信息技术手段提高档案管理水平的建议。

关键词：现代信息技术；档案管理；意义；问题；建议

1 现代信息技术手段对促进档案管理的积极作用

1.1 智能化水平的提高使档案的使用更加方便快捷，工作效率效益显著提高

档案管理的电子化、网络化、实时化和自动化，可以有效提高工作效率和效益。一是档案資料的生成、归档、分类、审核、统计等工作节省大量人力，实现了网上的实时传输，同时实现网上催要、归类、统计等功能；二是传统档案的查询需要回忆生成时间，资料分类，然后先查询目录，再到库房查询原始文件。而有了档案管理软件的支持，可通过模糊字、分类别、条件组合等多种方式进行检索，快捷准确；三是传统借阅需要人工审批，人工记录，人工打印誊写，而信息化可以网上逐级审批，远程查阅，网上催缴，而且所有操作都会在系统内留痕，便于工作倒查和分析统计。

1.2 信息化手段的应用极大减少了人员的手动劳动，档案管理质量明显提高

信息化手段在档案管理工作中的应用，明显的益处就是大大节省了人力资源的投入和浪费。一是使管理人员可以从原来枯燥繁重的手工劳动中解脱出来，拿出更多的时间和精力去思考档案的科学管理、规范存取和档案作用的充分发挥，使档案管理工作的效率和效益显著提高；二是有了信息化网络的应用和管理软件的有力支撑，使原来分散、不完成的档案被科学的连成相互关联的有机整体，使档案的整体作用得到有效发挥，对于经济发展和社会建设起到有效支撑作用，能更好的为领导的科学决策提供资料和数据依据。有效地为科研资料的查询检索提供帮助，省时省力，便于引用。

1.3 电子化形式的采用克服了纸质档案的诸多弊端，利用起来更加方便快捷

档案资料的特殊性和档案管理相关规定要求其必须保持真实性、长期性和保密性，现代信息和网络技术的应用有效保证了这一要求的实现。一是在做好安全防护和数据备份后，电子档案完全解决了原始纸质档案因手工装订和保存时间长久而出现的破损、丢失、霉变、残缺等问题，信息完整性得到有效保证；二是电子档案一般都以图片格式进行保存、查阅和交换，原始纸质资料与查借阅者物理隔离，有效杜绝了档案的人为涂改，保证档案的原始性和真实性；三是通过专用软件管理的电子文件便于按照分类进行逐级授权管理，非授权人员无法查阅其他资料，有效保证了档案资料的保密性。

2 以现代信息技术手段加强档案管理工作存在的问题

2.1 缺乏统一的标准和规范使信息交换受到制约

当前缺乏全国统一的档案信息化建设标准，包括硬件建设、平台开发和电子资料格式标准，出现了档案管理信息化程度比硬件设备投入高低多少的误区。没有电子档案格式的统一标准和统一的应用管理平台，便无法实现交换共享和相互兼容，失去建设意义。

2.2 管理人员素质制约了档案管理信息化的步伐

部分领导对档案管理实现信息化在认识上存在差距，档案工作人员配备边缘化；甚至部分档案管理人员自身对此存在抵触情绪，年龄大的习惯于传统操作，对于现代技术应用存在畏惧心理，而年轻人由于不安心于档案管理工作而又缺乏深入探索和创新精神。

2.3 软件开发应用各自为政使信息共享受到影响

档案管理工作实现信息化不仅停留在保存和管理的信息化，更重要的实现信息交换的网络化，而这一功能的实现光有网络不行，必须有统一的管理软件作为支撑，没有统一的平台和一致的软件，信息无法实现统一的管理和交换，信息化是不全面的，短腿的。

2.4 硬件配备程度和标准不统一影响了建设进程

由于缺乏统一的建设标准和建设时间表，很多地方在档案管理信息化建设上都是各自为政，领导重视的，经济上宽松的投入的就多些，甚至单纯追求高配置、上档次；反之就少投入或者干脆不投入，存在单机管理而无网络和软件支持的问题，效率效益无法提高。

3 以现代信息技术手段提高档案管理水平的建议

3.1 以规范的管理制度保障信息技术应用于档案管理工作的顺利推进

现代信息技术手段应用于档案管理工作是一项利国利民的系统工程，在《档案法》等相关法规指导下，还应该建立行业间、甚至全省乃至全国的关于档案管理工作信息化建设的专门法规，对于硬件和软件的建设标准、档案管理工作各环节的操作规范和技术指标、安全保障办法等等细节做出明确规定，并明确监督管理机制和检查考核办法，从机制体制、技术层面等多角度对档案管理工作信息化建设做出明确部署，以此避免重复投入，标准不一，各自为政的现象发生。

3.2 以建设复合型的档案管理队伍保障现代信息技术手段的有效应用

任何工作都需要有人落实，任何设备都需要有人去使用，档案管理工作要实现信息化，档案管理人员队伍建设无疑是至关重要的，决定着档案管理信息化建设的速度和质量。创造条件让德才兼备，能安心档案工作的高素质人才从事专职档案管理工作。要加大培养和培训力度，提高档案管理工作人员的敬业精神、职业道德和从业能力，鼓励他们要主动适应发展变化，主动学习与钻研业务，保证能用会用的前提下，不断探索新的管理办法，不断提高创新思维和创新能力。

3.3 以统一的管理软件为平台保证档案信息标准的统一和交换的顺畅

档案管理电子化的出发点和落脚点是保证档案信息的有效应用，体现在应用的及时、准确、快捷、真实。实现档案归档、检索、查阅、统计分析、信息传递高效顺畅的前提是必须保证电子档案内容和形式的标准具有一致性和相容性，需要统一的管理软件提供平台把所有档案信息进行有效链接，在此基础上，不同权限的用户才能够按照需要实现网上归档、登记、审批、查询和传递，并且过程在系统全程留痕，以备信息倒查和使用情况检查，因此软件平台的开发至关重要。

3.4 通过加大投入保证档案信息化管理必备硬件的配备和日常的维护

档案管理实现信息化还需要以一定的硬件作为支撑，因此必须实现硬件装备的现代化。这些不仅需要理念更新和思想重视，更需要财力进行支持与投入。要按照“节俭适用，兼顾未来发展需要”的原则，配备必要的计算机、扫描仪、照相机、存储介质、刻录设备、系统专网等设备，并要留有预算用于设备的维护保养、更新换代、耗材的购买等，用于人员的技术培训和软件的开发购置等，只有使档案信息得到充分有效的应用，它的经济效益和社会效益才能逐渐显现。

参考文献

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