企业档案管理存在的问题和对策

周殿红

摘 要：随着社会经济的发展，现代企业也在不断地发展进步。一个企业的历史需要铭记，这就需要一个载体来铭记企业的历史。随着国内企业的不断深化改革，档案管理在企业中所发挥的作用越来越明显。本文就实在分析企业档案管理问题的基础上提升企业经济管理与其社会效益的重要性，并分析当前的企业档案管理对设备的管理等方面的存在的问题。应用现代的技术以及各种的技术规范来实现科学的档案管理，以此来推进企业档案管理的长足进步，并由此带来企业效益的提高。本文深入的分析了企业档案管理存在的问题，并提出切实可行的意见和建议。

关键词：企业档案；管理；对策

1 引言

企业档案管理是各种信息的载体工具，是一个企业的信息中心。浅显的理解是档案管理就是收发档案，实际的企业档案管理并非如此，企业的档案管理具有很强的专业性、政策性和机密性。企业的顶层管理人员要充分认识到档案管理工作的重要性，切实的落实档案管理工作，用好档案工作所能带来的种种便利。要科学的做好档案管理工作，这样可以使企业的经营发展成果可以更加的为社会成员所接受，奠定企业未来发展的基础。高效率的档案管理工作，可以让企业得到行业发展的第一手资料，一旦发现问题，可以使企业及时的调整发展策略，可以使企业在竞争中保持优势。因此，要建立起一整套的科学、便捷的档案管理制度，这是企业屹立于世界企业之林的基础。加强档案管理，就是说在档案管理的实际工作中要认真的解决所遇到的问题，给予档案管理更多的关注。

随着现代企业制度的建立，我国也出现了很多现代化的大型企业。越来越多的企业开始重新重视档案管理的地位，在各种资源上要向档案管理工作倾斜。首先，随着我国市场经济制度的不断完善，档案管理工作的重要性逐渐显现。在法制社会的大背景下，企业在与其他经济体进行经济合作的過程中，难免会出现各种纠纷。最好的处理纠纷的方式首先是私下的和解，如果不能和解那么就要诉诸于法律，在这种情况下企业要向法院提供大量的原始的资料，而这些资料大多存在档案管理中心，一个优秀的档案管理可以及时的向法院提供所需的各种原始资料，否则将在诉讼过程总处于被动状态。

从以上信息可以看出，传统的档案管理已经不能够胜任现代企业的档案管理工作，现代的档案管理工作已经迫在眉睫。企业档案管理是一个全新的管理领域，这对于企业的经济发展和社会的发展起到积极地作用。通过采取多种的管理措施，从多个角度进行管理，将会受到很好的效果。

2 企业档案管理中出现的问题

企业的档案管理工作是紧紧跟上时代的步伐，跟随者企业的不断发展而发展。现代企业的档案管理工作也进行了很多年，不可避免的出现各种各样的问题。

2.1 档案管理滞后于企业改革

中国改革开放几十年，社会主义市场经济的体制正在逐步的建立起来，企业不再像计划经济的时期靠国家政策发展。只有少数的关乎国家经济命脉的行业处于国家的管控下，而更多的企业发展依靠市场的调节机制发展，在这样的竞争状态中，大多数的企业很少会关注并不会给企业带来直接经济效益的档案管理工作。而这种薄弱的档案管理工作意识，最终也只会导致企业忽视原始资料的收集、利用、归档工作。并伴随着档案管理工作中工作人员的流动，出现原始资料的流失，在有些企业进行诉讼的过程或者上市的过程中原始资料的丢失，常常使企业在诉讼中处于不利的地位。

2.2 档案管理人员的业务素质有待提高

现代的档案管理工作与传统的相比，工作量极大。因此档案管理工作是一项十分专业的系统工程，档案管理人员都是有着相当的专业知识或者多年从事档案管理的人员，档案管理人员不仅要掌握本专业的工作还要想了解所在企业的生产经营方式，这就要求这类工作人员要有相当的知识面，只有这样才能适应企业发展。但现在的现状是，不少企业中从事档案管理的人员大多是身兼多职，这就导致工作人员对于档案管理的学习不够，进而会使企业的档案管理水平降低。

2.3 缺乏现代技术手段的应用

现代企业中的档案管理工作，要以现代的多媒体技术为蓝本进行。要着力构建现代化的档案管理工作，利用电子信息技术为读者提供一切便利的措施。由于很多的现代企业在初始阶段都很缺乏这方面的认识，导致相关的经费和建设不能得到落实。因此在一段时间内导致企业的档案管理混乱，因此在企业发展的任何阶段都要重视现代技术在档案管理上的应用，真正体现出现代技术能为企业带来益处。

2.4 档案管理不规范

企业档案的分类不合理，一些涉密的档案由于管理不善经常性丢失或者落入竞争者的手中。有的企业归档意识不强，常常出现应归档而未归档的情况。个别的档案由于经手的人员多而导致不合理的归档。由于很多的企业没有在归档的准则和要求，常常会导致档案归档的不合理，甚至引起档案的混乱归档。档案管理的硬件条件欠缺，有的档案室最基本的环境要求达不到，经常性的导致所存的档案发生损坏，对企业造成极大地损失。管理的方法陈旧，档案的管理工作大多在延续传统的手法手工进行，随着时间的推移档案数量增长极快，传统的方式变得很慢，造成档案管理工作效率低下。

3 档案管理中出现问题的原因

（1）由于企业特殊的性质，在办事的流程上和日常的工作中，企业的相关人员没有能够按照一定的规范去工作，最终导致档案管理工作形同虚设。在某些企业的项目申请中，往往是先进行事物的处理，这样容易造成后期忘记进行项目资料的整理归档。

（2）企业产权变动的过程中监管不力，造成企业重要档案的丢失，有些倒闭的企业的档案资料随意堆放，在破产的过程中会计档案的频繁流动，导致这部分档案经常性的只有借出没有归还。还有部分的个人原因，一些企业工作人员在离开原单位时没有办理移交手续，这些都会给企业带来很大的损失。

（3）分散的档案管理，在相当多的企业中档案的管理流于虚名，没有得到切实的落实。档案员的流动性，在进行档案交接时没有足够重视，不进行档案的清点。在发现档案丢失后，常常导致责任无法确认。

4 企业档案管理问题的解决对策

4.1 增强企业档案管理意识

很多的企业工作人员没有档案管理意识，因此要切实加强档案管理重要性的认识。要将档案管理工作作为一项经常性的工作来抓，要做到不定期的档案管理检查。要增强个人的档案管理的责任心，提高管理工作的自觉性。要进行广泛宣传，善于抓住一些好的宣传机会，大力开展宣传工作。通过一些有力的宣传工作，拉进档案工作人员与各部门之间的关系。让企业的工作人员都要认识到档案工作的重要性，支持档案工作，为档案工作的正常开展创造良好的环境。

4.2 加强信息档案工作

企业要加强信息化的建设，建立健全相关的信息收集、处理手段。严格的按照文件的类型、归档的标准、保存条件、保存期限等信息进行收集处理。要做到广泛收集和重点收集相结合，把握好时间的要求，遵循各类文档的规律，按照规律进行文件的收集工作。要不断的拓宽工作的领域，在现有的档案管理的基础上，广泛的收集一切与企业有关的档案资料，要保存一切有关于企业的档案资料，不断的丰富档案馆的资料存储。重点加强对于有关于企业研发的相关原始资料，为企业的科学建设保存珍贵的原始资料。要将收集到纸质版原始资料进行电子扫描，形成电子版的资料，此外还有音频和视频资料。同时还要一些重要的奖牌、奖杯等能够反映企业发展的经历的各种实物，使得档案馆真正成为企业的信息中心。加强创新手段，不简单用计算机代替手工工作，而是要要借助于现代化的信息技术，引进先进的档案管理理念，对实际工作中的一些不适当做法进行改变，这就要求管理员不断强化信息技术的学习。

4.3 科学管理，提高现代化水平

首先要制定严格的管理规范，严格的执行所指定的管理、技术准则。按照所指定的规范进行分类和管理工作。要做到简单明了、竟然有序的管理。要在基本目的实现的基础上进行总做的创新，要让档案馆成为人们愿意去的场所。要积极地改善档案的保管条件，落实档案馆的库房、办公室、阅览室的建设，全面的配置安保设备，定期的检查这些设备。要提高档案室的信息化的水平，为了更好的为企业的生产提供有力的信息支持，这样可以提高档案馆的信息化水平。为了更好的为企业的现代化建设提供方便的服务。提高档案馆工作人员的工作效率，要坚持电子归档和纸质归档相结合，重要的材料要进行云备份，保障信息安全。对于涉密的资料要加强管理，不能因为涉密文件的泄露而影响企业乃至于国家的利益。要切实的提高档案馆的现代化建设水平。

4.4 注重人才培养

在档案管理工作中，最重要的是工作人员的主观能动性，在一些企事业单位，比如一些高校的档案馆内，常常为了节约成本而让一些学生兼职，由于学生没有进行过系统的档案管理知识教育，经常会导致一些重要的资料的损毁，而学生本身并没有意识到这个问题。档案管理人员要有足够的责任心和社会责任感，一个优秀的档案管理员不止要专业知识过硬，还要与时俱进，要学会运用现代化的科技知识和手段进行档案的管理。还要根据企业的发展，适时的进行专业知识的培训学习，以适应档案管理的工作。要采用定期和不定期相结合的方式，充分地利用网络和新媒体进行学习充电。还要经常性的请专家来进行上门指导，组织档案管理人员到先进单位进行学习，以促进档案管理工作健康、有序的进行。

最后，企业要加强对档案馆信息化的投资力度，在现代企业的建设中，要有足够的资金。如果没有足够的投资力度，那么会严重影响信息管理的发展，更不利于档案信息化管理的后期工作。此外，加大投资的力度，还可以吸引到高层次的人才，促进档案管理的进一步发展。

5 总结

综上所述，档案的管理是一个相当复杂的工程，与其他工作不同的是，它的系统性很强。是企业经营管理不可或缺的重要环节，搞好档案管理工作对企业的长足发展有很大的益处。企业要充分地认识到这一点，要加快档案管理信息化的步伐，提高信息化的水平，也就是间接地提高档案管理的服务质量，使更多的人认识到档案管理的重要性。要积极地调动调动企业内部各个部门的力量，相互之间深入沟通，通力合作，将最新的技术运用到档案管理工作中，逐步实现档案管理工作的现代化转型，从而实现企业的长期健康发展。

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