浅谈城建档案信息化建设

李小溪 于菡 刘娜

摘 要：本文通过对档案信息化的定义、内涵以及城建档案信息化建设的主要内容阐述，联系自身工作实际谈及当前城建档案馆信息化建设的主要任务及有关看法。

关键词：城建档案；信息化；建设

随着城市化、信息化进程的日益加快，城市规划、建设、管理与服务方式亟需变革，运用科学、整体、系统的思维来营造现代化城市已成为时代发展必然。加快信息化建设是建设行业实现跨越式发展的重要途径。档案做为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，城建档案作为档案的重要组成部分，同样面临挑战和压力。同时也为城建档案工作带来新的机遇，近几年各市城建档案馆也采取了切实有效的措施，使城建档案信息化建设有所突破，取得实质性进展，下面就谈一下我对城建档案信息化建设的一些粗浅认识。

1 档案信息化建设的定义及内涵

档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术、对档案进行处置、管理和提供利用服务。

档案信息化建设具有深刻的内涵，主要从以下几方面理解：一是实现档案信息的数字化和网络化；二是实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是实现档案信息高度共享；四是必将引发档案管理模式的变革。

2 档案信息化建设的内容

2.1 标准规范建设

标准规范建设是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一。

目前，城建档案业务基础工作参差不齐，案卷质量也有待进一步提高，各类城建档案馆著录标准不一，这都给规范化和信息化工作带来一定的难度。应充分在调研的基础上，根据国际标准和通用规范逐步推出适合我国国情的相关标准规范。主要包括电子文件归档和电子档案管理、档案信息的资源标识、描述、存储查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。

2.2 基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。只有建设先进的档案信息网络，才能真正发挥档案信息化的整体效益。

2.3 档案信息资源建设

档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息化建设，必须要从资源建设抓起，资源建设是信息化建设的基础和核心。

2.4 应用系统建设

应用系统建设是档案信息资源开发利用和信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广、关系信息化建设的速度与质量，集中体现信息化建设的效益。

2.5 人才队伍建设

档案信息化建设离不开高科技复合型的人才。人才队伍建设是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量有着决定性的影响。

要坚持以人为本，把工作的重点放在自己力量的基点上，始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位，要加大培训力度，有针对性地进行各种形式的业务培训，特别要加强对计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术等方面内容的培训不断提高信息技能，否则，即使引进高科技产品和设备，也不能充分发挥其作用。

3 城建档案信息化建设的主要任务

3.1 提高城建档案信息化建设标准化、规范化水平

以贯彻实施计算机档案管理软件功能要求为基础，以研制和推行电子文件管理标准为重点，即加快城建档案信息资源管理标准规范的制定和推行。城建档案馆应国家管理要求，积极研究解决城建档案电子归档管理技术方法、电子档案科学保管技术、电子档案室原始凭证作用的管理办法、研究电子文档的存贮、归档管理规范等。将一套行之有效的标准贯穿于档案信息化工作的始末，为数字城建馆提供稳定、规范、标准化的数据资源。

3.2 加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。

以内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网建设为基础，以与党政机关联网和互联网网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。主要体现在以下几方面：

1、加强城建档案馆办公自动化与局域网建设

2、城建档案工作政务公开与互联网站建设

3、电子政府与数字城建檔案馆建设

3.3 加强城建档案信息资源建设

1、现有数据库的充实与完善。即采用相关技术、将已有各类高质量的数据库与各单位数字资源实现互联，提高资源的利用率。

2、现有档案的数字化。我馆在对档案进行有序整理的基础上，通过对现有馆藏档案直接扫描等手段，正有计划地分期、分批把纸质档案、缩微胶片档案数字化。

3、电子文件的收集与积累。电子文件档案是未来城建档案馆数字档案最主要的来源，作为城建档案的管理机构，我们应密切关注并积极开展电子文件的接收、归档和管理的实践、积极探索电子档案接收方式和管理、保护、利用的方法。目前各城建档案馆正积极着手电子文件的收集、归档，并制定了相关的规范标准。

3.4 加强城建档案管理应用系统建设。

以档案管理软件的优化和推广应用为基础，以数字档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强城建档案管理应用系统建设。

乳山市于2014年6月份进行的2998公里长的智慧地下管网项目目前已进入竣工验收阶段，届时通过验收后积极与各权属单位进行业务对接，实现地下管线资料数字化、管理信息化、服务网络化、决策科学化、监管规范化，为城市规划、建设改造及处理管线应急事件提供即时服务。还将与威海市智慧城建档案管理平台联接，该系统涵盖档案业务中的数字化、收集整理、归档管理和信息利用等，实现城建档案的在线移交、在线校验、实时归档及在线查询。

3.5 加强人力资源的开发与培养，建设高素质队伍

城建档案信息化建设是一项综合性的战略工程，必须有一支熟悉业务、知识结构合理、专业化程度较高的技术骨干队伍来保障。要努力培养一大批城建档案信息资源加工与管理、电子档案管理系统开发与维护、数字档案馆运营与管理等方面的专业人才，保证城建档案信息化建设的顺利进行。目前我馆已基本普及了计算机操作，能进行计算机管理档案，但专业复合式人才急缺，有待于进一步学习和提高。

城建档案信息化建设，是一项关系城建档案事业发展全局的战略举措，在信息化建设中要遵循文体一体化原则、电子文件与纸质文件并存的原则，确保网络安全的原则。也是今后城建档案信息化建设中的重要研究课题。

档案信息化建设的迅速发展，将极大地促进城建档案信息资源的开发利用，城建档案信息化建设的过程，也应是对城建档案管理部门自身进行深层次改造的过程。为城建档案管理全面实现现代化打下坚实的基础。