企业科技档案的利用研究

王明惠

摘 要：科技档案是一种潜在的资源，其自身的价值只有经过开发利用，才能转化为物质财富，创造出可观的社会和经济效益。供电企业科技档案的管理和利用对于电力企业生产、科学研究、基本建设和经营决策等方面发挥着越来越重要的作用。通过对当前电力企业科技档案的特点阐述，提出了信息化背景下供电企业对与科技档案的利用策略，以进一步适应电力企业发展的需要。

关键词：电力企业；科技档案；档案利用

科技档案是企业档案的主体，是企业开展科技管理、科研生产、基建施工、设备安装和检修的依据；是企业开展科学研究和产品设计更新等工作的必要条件。电力企业档案部门要强化科技档案的管理，充分发挥科技档案的作用。科技档案工作环节包括积累、管理和利用，就三者关系而言，积累是基础，管理是手段，利用才是最终目的。所以电力工程科技档案的中心工作就是提供利用，将“死”档案变成“活”档案，为供电企业自身发展发挥最大效益。

1 电力企业科技档案的特点分析

科技档案能在人们的科技和生产活动中发挥知识储备、依据凭证、情报功能和促进生产力发展，提高经济效益等功能。充分发挥科技档案的这些功能，不仅是档案管理部门开发利用科技档案信息资源的重要方面，也是广大科技工作者避免重复研究，降低研究成本、提高研究效率，加速科技创新的必然要求。科技档案管理作为科技工作的一项重要基础性工作内容，在服务科技创新、服务经济社会发展等领域发挥着越来越重要的作用。电力企业科技档案的特点主要体现在四个方面：（1）专业性。科技档案形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动的记录和产物因而在电力系统领域的科技、生产活动中形成的科技档案，也就集中地反映电力系统的科技内容及相关的科技方法和手段。（2）多样性。电力系统科技档案所记载的科技和生产活动专业多样，形式复杂。这就客观地要求电力企业必须适应科技内容和手段的多样性也就使得电力企业科技档案不仅在种类方面而且在类型方面呈现出多样性的特点。（3）成套性。电力企业任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的。比如一个工程项目的设计和施工围绕一个工程项目形成了一系列相关的科技文件记载和反映了该项目的全部过程和成果构成了一个反映该项目全部活动的文件整体。（4）现实性。电力企业科技档案不同于其他档案，归档进入档案部门的大多数科技档案材料，不但不能退出现行使用过程相反，这正是它们发挥现行效用的活跃时期，而且将在较长的时期内发挥效用。在设计单位归档保存的底图和蓝图是进行现行设计不可缺少的条件；在生产单位归档保存的设备档案是设备使用、维护的不可短缺的现行依据。

2 电力企业科技档案管理的利用策略

2.1 加强正确引导，提高管理意识

科技档案是第一手材料，应本着“对历史负责为现实服务替未来着想”的宗旨坚持依法治档，进一步完善“提前介入、超前控制、跟踪服务、监督指导”的全过程管理体系；加快构建科学、规范、高效的档案管理体系引导员工正确认识科技档案的重要作用及对科技材料及时进行归档重要性的认识，培养员工对文件材料及时进行归档的自觉性，增强档案意识。

2.2 重视科技档案建设，健全各项规章制度

电力企业科技档案是电力企业工作不断得以发展的信息资源保障，各级领导应充分认识到科技档案工作的重要性，在资金及人员安排上给予充分的重视，以保证电力企业科技档案管理工作的顺利开展。在领导的大力支持下，科技档案管理部门应注重有关规章制度的建立健全。在建立健全各项规章制度的过程中，首先应根据我国相关法律法规和有关档案管理规定，结合电力部门的工作实际情况，从电力科技档案的收集、归档、保管、保密、利用及鉴定等方面入手，在科技档案管理进的科技档案管理技术，才能更好地促进电力企业科技档案管理工作的开展。

2.3 掌握现代化管理技能，提高综合素质

档案材料的形成，即从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档以前都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作的发展方向。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量。为了使档案管理人员能够适应档案管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案管理人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化管理方法要不断改革，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。只有对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术又能熟悉档案专业知识的人才才能完成档案管理现代化的任务。

2.4 强化现代管理手段，努力提高信息化程度

随着计算机和通信技术的高速发展，为现代化办公手段的采用提供了技术条件和物质条件。科技档案工作也由管理单一的纸质载体档案逐步发展到管理多种载体的档案。形势发展对科技档案管理工作提出了新的要求。科技档案管理部门必须寻求适应时代要求的管理方法。而逐步实现科档案管理的信息化成为当前科技档案工作顺应时代发展的迫切需求。因此，必须强化现代化管理手段，开展档案资料的数字化建设，建立起以计算机、互联网为工作平台的档案信息管理系统。在运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具，以及运用计算机进行库房管理、特殊档案项目管理的基础上，逐步将档案的保存功能向信息中心转变，积极开展网上服务，使生产人员能够通过网络进行所需档案信息的查询、检索与利用，满足电力企业生产人员对档案工作的不同需求。

3 结束语

科技档案的利用是归档的最终目标。作为供电企业科技档案管理人员，一定要解放思想，不断更新观念，更新知识结构，通过加强科技档案的科学管理，积极开展科技档案利用工作，加强对科技档案的保护，提高科技档案工作者素质等多种途径来充分发挥企业科技档案在企业各项工作中的作用。

参考文献

[1] 高秀红.浅析档案信息资源开发的影响要素[J]. 农村实用科技信息. 2015（01）

[2] 张秋菊.档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J]. 电子制作. 2015（02）

[3] 韩晓霞.关于电力企业科技档案管理与利用探讨[J].科技创新与应用，2012（15）