中学档案资源的开发与利用

王姣妮

摘 要：中学档案的开发与利用反映学校的历史面貌，以及在学校在未来发展过程中对社会的价值。学校教育与管理事业主要依靠档案管理工作进行实现，档案管理在收集、开发和利用教学信息以及档案时，对教育和学校的发展都具有重要的意义和价值，档案的开发与利用也成为改进和提高我校教学质量与发展的重要手段，并能够为其提供真实的凭据。

关键词：中学档案管理；地位；途径；手段

学校的档案是学校从事各种活动中直接形成的，它真实地反映学校管理、教学、科研、基建等方面，是学校全体教职员工辛勤劳动和智慧的结晶，是学校的重要资源，它能为学校今后总结经验提供有价值的参考材料，能为上级检查工作提供可靠、真实的佐证材料，能为教育教学改革积累丰富的材料，具有参考和利用价值。

1 广角度、深层次开发中学档案信息资源

开拓收集范围，积极挖掘现有的档案信息，做好超前服务。学校档案室室藏档案中不乏有教育课改、管理模式、经验教训等方面有用的信息材料，这些珍贵档案都含有很高的利用价值，对提升学校管理品位、提高教学质量都将发挥重要的参考作用。档案管理人员在摸清室藏的基础上，搞好超前服务，把这些价值较高的档案按内容分门别类地编制成专题目录或专题资料。

1.1 加强编研工作，提高编研档次

编研是一项具有较高层次的信息开发，挖掘得深，是能够更好地为教职工及领导决策提供服务的。首先档案编研要打破以往单一利用文书档案的状况，要善于从各种门类、载体的档案中提取开展编研的信息材料。通过编研使档案资料更加集中系统、规范有序，更好地为教学等工作提供快捷有效的服务。其次根据室藏档案内容及利用者需求，多编研一些与教育教学有关的价值较高的材料，如利用教学档案，编辑各种形式的教育教学专题，包括教师优秀教案、论文等，汇编成教案等。最后注重提高档案编研的质量，发挥档案潜在的信息资源优势。针对不同时期学校的中心工作、教职工关心的热点问题开发档案信息资源，编纂适应新时期、新形势的文件材料。档案室将编研的、富有本校特色的信息资源通过校报等出版物，直接传播资料信息，或制作成光盘或专题网页，通过校园网，服务于广大教职员工。

1.2 做好档案分类整理工作

档案利用是档案工作的核心和关键，而档案的分类整理又是档案利用的关键。科学而规范的档案整理工作，是实现档案高效利用的有效途径。

我校从创校开始，档案室就严格遵循区档案局下发的《档案归档范围和保管期限表》精神，实行新的立卷方法整理，按永久、长期、短期分开立件。大大提高了档案的整理效率和利用效率。学校档案分类清楚、整理符合规范化要求。同时我校档案室较重视档案案卷质量，对收集来的档案资料认真地进行鉴定、分类；能遵循文件材料的形成规律和特点，尽量能保持文件材料之间的有机联系，保持材料的成套性、完整性；书写案卷标题力求完整、准确；案卷的装订、编目力求美观、清楚。

2 明确档案管理工作的目标——服务校园

搞好学校档案开发利用的目的，是为学校发展大局服务，为广大师生及校友服务，否则，档案事业就没有必要了，这是档案工作的出发点和归宿。档案的开发利用主要包括两部分：

2.1 健全检索手段

我校档案室编制了各类检索工具，如文书档案全引目录、教学档案全引目录，并设专柜保管。这些检索工具的编制大大促进了我校档案的利用。以检姓册为例，我校较早毕业的校友由于当时条件的限制，仅保存了他们的学籍资料，而没有制定相对应的索引。因此这部分档案虽然极其有价值，但却苦于档案员每次为校友检索都要花费巨大的时间和精力，效率极低。因此，校档案室利用四角号码的原理为创校至今的教职员工和毕业生制定了“检姓册”，实现了这部分档案的直接利用。而对于近几年的档案，档案室则对大部分档案制作了计算机目录，实现了计算机检索，实现了档案资源的信息化、数字化与网络化。

2.2 提供所需材料

为学校参加“财务审查”等全国、省、市的各级各类检查、定级、验收工作提供专题档案材料；为历届校友活动提供校友名单、帮助查找失去联系的校友；为校庆活动、举办展览馆提供各种资料、照片；为教职工职称评定提供课时认定、评选各类先进、担任何种职位的证明材料；为全国各地的内查外调提供证明材料；为上级有关人员及本校撰写校史提供材料；为历届毕业生提供毕业证明、成绩证明，发放毕业证书等等。为了使服务工作更深入，档案室请有关人员制作了档案室网页，设制了档案查询专栏，组织学生录入学生学籍档案2万多人，录入教职工档案资料1千多人，至今已完成学籍档案录入几万人，校友活动查询很多都是从网上直接查询，很受广大校友欢迎。

自建立校综合档案室以来，为学校的考评和检查，为教职员工的考核和评定职称等工作提供了大量可靠的档案依据；为广大校友尤其是年长校友的团聚叙旧搭建了平台；为学校毕业生求职考试提供证明服务；为宣传推广学校做好后勤服务工作。为了做好这项工作，还要求档案员注意以下几点：

1.明确服务方向。必须牢固树立为教学科研服务、为全校教职工服务、为各级领导和部门服务的思想。

2.正确处理利用与保密的关系。要解决好这个问题，就要正确理解、认识它们的关系对档案工作的影响，档案在什么情况下利用，在什么情况下保密，都要以服从党和国家利益为前提，把二者辩证统一起来。同时，还要认真研究审查档案内容，根据有关规定适当调整保密范围和等级，扩大利用范围。

3.熟悉档案，了解用户需要，主动积极为用户服务，完成由封闭型到开放型服务的转变。

3 总结

作为中学档案管理人员，要与时俱进，不断提高档案信息资源综合利用能力，不断增强主动服务意识，把工作重点转移到积极主动提供档案信息资料的利用服务上来。熟悉自己的服务对象，深入了解广大利用者的需求，及时有效地为利用者提供有价值的档案信息。不断拓展档案服务的空间，将档案服务向教育教学第一线延伸，向学校工作的各个领域拓展，跟上时代的步伐，在档案利用服务上力求创新，努力把档案服务工作提升到新的发展阶段。

参考文献

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