档案规范化管理加强?提高办公室档案管理效率

孙仁婷

摘 要：随着市场经济的日益发展，相对而来的各种挑战也接踵而致。档案的规范化管理是办公室档案工作效率的提升，是对办公室工作的一种肯定。电子信息技术的广泛应用，使得传统的档案管理工作不能跟上时代发展的脚步，只有运用网络信息技术来管理办公室的档案管理工作，才能更好的提高办公室档案管理的工作效率。本文通过办公室档案管理规范化的现状，提高办公室档案管理工作效率的意义和作用，和提高办公室档案管理工作的对策进行了简单的阐述。

关键词：档案规范化；办公室档案；管理效率

办公室档案管理工作是一项非常繁琐的文档工作，档案管理工作对企事业单位整体工作的开展起着重要的作用。要想提高办公室的档案管理工作效率，就必须进行规范化的管理模式，运用现代化的管理理念，持续有效的对档案管理工作进行发展和创新。只有确保办公室的档案管理工作顺利的进行，才能推动企业中其他工作效率的提升，因此说，办公室档案管理工作是企业发挥自身优势，带动经济稳步向前发展的必然之路。

1 办公室档案规范化管理的现状

在企事业单位中，往往只重视业务的提升，而忽视了档案或是后勤的管理工作。一般对办公室的档案管理工作重视度不高，甚至有些单位的档案管理人员是由其他部门人员做的兼职。管理档案的设施、设备不够齐全。在办公室档案管理水平上也有不足之处，企业的档案管理制度的不明确性，缺乏对档案管理工作的有效措施，导致了管理档案的人员不能及时的掌握和运用档案管理的各项法律法规；甚至在某些企业的内部并没有设置办公室档案管理的部门，更无从谈起档案的规范化和整理利用了。纷繁众多的档案类别，使得档案管理工作的效率得不到提升，在一个企业中，档案管理可以分为：科技类、文秘类、专业类等，由于种类繁多，导致了档案管理工作的复杂性。管理档案的工作人员由于不是专业的管理者，有些还是兼职人员，所以在档案管理水平和专业素质上，不能满足档案管理工作的要求。

2 提高办公室档案管理工作效益的意义和作用

2.1 适应时代的发展要求

办公室档案管理工作是企事业单位信息产业的最主要的部分，在工作中，帮助人们更好的查询信息资源，提供资料的调查报告等，都是办公室档案管理工作的工作内容。做好办公室的档案管理工作是为了方便人们更好的利用档案管理来查询信息，和资料调查工作的快捷。在现代信息化建设的今天，办公室档案管理工作尤为的突出和重要。

为了紧跟新时期信息时代发展的脚步，更好的服务于人们，要把档案管理工作放在非常重要的位置，档案管理要以社会实际工作的实事为依据，记录的是真实有效的信息，而且是原始的数据。办公室档案管理工作是为了满足社会发展的需求，是为了更好的服务于社会。

2.2 有利于档案事业的持续发展

依据办公室档案管理工作的特殊性和自身的特点，采取符合档案管理要求的法律制度，开展和帮助办公室档案管理的有效进行。档案的形成是根据时间和历史发展变迁演变而成的，为了保障档案归档的完整性，需要在进行档案管理工作中对档案进行合理的、有序的、高效的分类归档和保存，避免其丢失、遗漏、损害等。为了促使档案管理工作在持续的进行发展，就需要档案管理人员的自身素质的提升，档案管理人员综合素质的有效提高，是档案管理工作效率提高的主要因素。

2.3 有利于档案事业与国民经济、社会协调发展

社会经济的向前发展，离不开档案管理，档案管理与我们的生活息息相关，密不可分，档案工作记录的是社会发展变迁的历史真实写照。提高档案管理规范化工作效率，就是利于档案事业的发展，利于国民经济的向前发展，推动了社会向前发展和进步。

3 提高办公室档案管理工作效率的对策

3.1 办公室档案管理的现代化

办公室档案管理工作应用现代化发展技术是适应了社会发展的趋势，现代化的档案管理工作是时代变革的产物。只有运用了现代化的先进技术水平，才能使办公室的档案管理工作效率提升，更加快捷方便人们获取相关的信息资源，提高工作效率。档案管理现代化的进行，是整个档案管理工作效率的提升，在档案的收集、整理、保存、防护、现代化库房、计算机管理档案、档案信息开发利用、电子文件归档和电子档案管理等领域，主要内容是计算机技术的运用，除此以外，还包括音像技术、缩微技术、激光光盘技术、静电复印技术等运用。现代化档案管理的应用，是改正传统档案管理的弊端，是社会发展的必然产物。

3.2 人工智能技术在档案管理与利用工作中的应用

计算机已经走进了人们的生活中，成为必备工具，随着社会的不断向前发展，新的科学技术的诞生，科学家已经给计算机赋予了人脑的功能，使计算机更加的人性化。通过计算机技术延伸人类智力，提高人类解决生产、生活中的具体问题的能力。通过计算机技术研究和推动人类智力发展。

3.3 多媒体档案信息网络化管理

数字化的多媒体档案信息必须结合光盘存储技术、计算机网络技术及宽带数据通信传输技术，使得越来越多的用户共享多媒体档案信息资源。档案多媒体全文数据库管理系统投入使用后，更加方便、快捷的进行档案管理工作，加快了档案信息化管理和规范化管理的步伐，同时有效的保护了一批珍贵档案原件。

4 结束语

综上所述，办公室档案管理工作与办公室其他工作密不可分，是办公室中非常重要的一项工作。提高办公室档案管理工作的效率，就需要加强档案规范化管理工作，加强档案管理信息化的建。运用科学的、规范的管理理念，不断的提升档案管理工作的效率，提高现代化档案管理的使用价值，最大化的利用和发展办公室档案管理工作的效率，是推进社会主义现代化发展的重要作用。

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