事业单位档案管理常见问题分析

冯建华

摘 要：随着经济和城市的不断发展，人们越来越关注公用事业的效率和进步，居民的日常生活和日常生产经营活动都离不开公用事业的发展和推动，它正在慢慢成为城市进步的标志。而作为国家机关的其中一个重要分支——事业单位，其发展的进程好坏与社会的科技文化、医疗卫生、教育管理等方方面面都息息相关，而作为国家机关重中之重的部门之一便是档案管理部门，档案管理是事业单位的核心工作，是社会重要信息的综合存储器，档案管理的水平直接关系到事业单位运作效率，对事业单位的进步起到很大的作用。因此，本文将从当前事业单位档案管理的实际出发，针对实际存在的问题进行剖析，找出能够有效解决问题的对策和措施。

关键词：档案管理；事业单位；管理现状；对策举措

1 引言

我国经济的发展和城市的进步促使事业单位也不断发展和革新，同时新时代经济的发展对事业单位也提出了新的要求和挑战。档案管理作为其中的核心所在，及时的革新换代显得更为重要，因为这不仅是时代的驱动，也是人民群众利益的保障。根据现有事业单位档案管理工作的分配，主要包括四个方面的档案管理：人事档案、行政档案、业务档案以及财务档案管理。

2 事业单位档案管理的现状及存在的问题

2.1 事业单位档案管理的现状

随着档案管理工作的不断发展和深化，事业单位的档案管理工作也受到越来越高的重视度，并做到定期检测和维护档案管理网络，确保工作的顺利进行。有些较为先进和正规的事业单位会配备专业的管理人员，组建专门的研究小组，专人负责档案管理工作中出现的问题。事业单位按照国家相关要求制定并遵守档案管理的相关准则制度，确保档案信息的保密和安全。另外，有些地区已经实现档案管理的网络化、电子化，进入了数字科技时代。

2.2 事业单位档案管理存在的问题

第一是管理人员知识储备不足。在我国，很多档案管理部门存在兼职人员比例大于专职人员比例的现象，因而档案管理人员流动性过大，这将直接影响到档案信息的保密性和安全性。除此之外，很多上岗人员没有经过专业的岗前培训，对管理流程不熟悉，遇到管理过程中出现的问题不能正确或有效地处理，造成档案管理效率低下，管理工作不能顺利进行，也就制约了事业单位的进步和发展。

第二是档案管理作用没有落到实处。档案管理工作的作用并没有完全彰显出来，从档案管理的本质来看，之所以要进行信息的归档、收集整理，就是为了供以后有需要者进行查阅和求证。但从当前的使用情况来看，并没有落到实处，档案管理工作者大多重视其保密和安全问题，档案的查阅和浏览都并不容易，没能起到信息的本质作用。即使是能够查阅，但查阅的范围也很有限，多是工作简历、自然概况等基础信息的查阅，更多的信息都没有公开过。这样的管理现象虽然对档案的安全有一定的保障，但其利用价值没有得到体现。

第三是管理人员职责分工不明确。由于目前仍然有很多单位不重视档案的管理工作，对于档案管理没有匹配充足的人员和设备，兼职人员比例过大导致人员调动频繁，进而导致人员分工不科学，职责不明确。这会使得管理人员总是在换不同的工作，总是在接手生疏的工作，对工作不熟练，当然会出现更多的工作问题。

3 针对事业单位档案管理问题的对策建议

3.1 提高对档案管理工作的重视度

任何工作想要做好，首先要重视这门工作，档案管理也不例外。档案是部门各种信息的综合和记载，是部门发展的见证和基础，能够为部门的发展提供有效历史信息，满足发展的信息需要。因此，事业单位应当重视档案管理工作，重视部门规范的要求，结合有关档案的历史信息并参考战略发展需要作出决策。

3.2 加强对管理人员的专业培训

首先是在进行人员招聘时，应当聘用具有专业知识的管理人员，具有相当的文化水平和专业水平，因为档案管理的专业化首先是人员的专业化。其次是在岗位安排时，需要认真观察每位上岗人员的性格、能力，根据不同的能力安排相应的岗位，并进行岗前培训，旨在让每位管理人员接手合适的工作并能尽快熟悉工作环境和工作内容。除此之外，应当针对不同的事业单位对相关人员提出的不同的能力知识要求，以及当代经济发展的新要求，定期对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的专业素质，使其不断适应新的要求。

3.3 提高档案管理的科技水平

随着经济和网络的不断发展，管理的无纸化、网络化是新时代的发展趋势也是经济发展的要求。在档案管理工作中，也应当做到管理入网、信息共享，如此不仅方便需要者进行查阅和调动，也能避免档案管理的遗失和保存问题。因此，应当鼓励事业单位采购相应的应用软件，软件的备份功能可以保障档案不会遗失，而且电子信息更加容易查询和记录。此外，扫描仪、打印机等仪器设备也可以引入到档案管理工作中，帮助档案管理人员进行档案的日常管理工作，提高管理的科学性和技术水平。相信电子技术的引入会使得档案管理进入一种全新的模式，并大大提高档案管理工作的效率。

4 结语

随着事业单位对信息量的要求越来越高，需求量越来越大，以往档案管理的模式已经不能较好地适应工作的正常运行，档案管理模式的革新势在必出。在实际的工作中，应当结合不同部门的不同需求进行改革，不断完善档案管理流程，提高档案管理水平，促使事业单位更好地发展。

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