企业档案归档整理存在的问题与对策

孙静

摘 要：各级档案行政管理部门要抓住机遇，借力发酵，进一步抓好《规范》和《规定》的贯彻实施，推进企业档案管理向纵深发展，但在贯彻、指导和实施过程中遇到了一些问题，值得商榷和交流。企业档案规范随着企业的发展变化而变化调整，针对新情况和出现的问题，及时采取有效措施，才能更好地整理和保管档案

关键词：企业档案；规范；问题；对策

2009年，国家档案局发布了《企业档案规范》（DA/T42-2009）（以下简称《规范》），对企业档案工作总则、组织、制度、业务工作、信息化建设等项目，都作了明确的规定和要求；2012年12月，国家档案局发布了第10号令，公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），国家档案局在较短的时间内接连公布《规范》和《规定》，并将《规范》以令的形式颁发，历无前列，说明了国家档案局对企业档案工作的重视程度是空前的。我们各级档案行政管理部门要抓住机遇，借力发酵，进一步抓好《规范》和《规定》的贯彻实施，推进企业档案管理向纵深发展，但在贯彻、指导和实施过程中遇到了一些问题，值得商榷和交流。

1 原有规定和办法与《规范》、《规定》的联系及区别

1993年山东省档案局首次制定《工业企业文件材料整理规程》，并由山东省技术监督局按地方标准发布，《规程》中规定了文件材料的形成、鉴定、组卷和案卷编目等基本程序和要求，紧接着又发布了《工业企业档案分类编号规则》（DB37/T180-93）和《工业企业档案案卷格式》（DB37/T181-93）。1998年又对规程中的个别地方进行了修定，颁发了（DB37/251-1998）。自1993年以来，企业档案的归档整理、编号等工作就自成了一个体系，摆脱了机关单位的整档模式，将企业档案分成党群管理、行政管理等十类（现在门类有所增加），并利用英文字母A、B、C……H 作为分类号（或01、02、03……等）；档案编制采用分类号-项目号-案卷号-页号，这种归档整理和编号方法在企业中普遍得到推广使用，这种标准和规定正是企业档案人员很想得到的公式化方法，使归档整理有目可循、有类可依；档案局业务指导人员在培训中也有法可依，较为省心，收到了事半功倍的效果。2009年国家档案局发布的《规范》，突显了企业经营和生产技术管理类的档案，把党群管理放在第四类，行政管理放在第三位，对企业文件材料归档范围进行了调整、补充和完善，对档案保管期限进行了改革，保管期限定为永久、定期两种，定期分为30年、10年，实现了与机关事业单位保管期限的对接，以卷为归档单位改为按件进行归档整理。

2《规范》和《规定》在使用的过程中出现的问题与对策

《规范》和《规定》对原《规程》进行了完善、扩充和改进，归档整理的思路还是基本上传承了以前的方法，改动不大，但对人们早已习惯的方法进行了个别改动，还是有不少档案人员不适应，出现了不少问题：1、档号编制混乱。过去用A、B、C等分类号加项目代字和案卷号编制档号，现在《规范》中不用A、B、C等英文字母表示分类顺序了，改用01、02、03……代表分类号。而有些人还是习惯使用英文字母来代表分类号，把现在《规范》中的分类次序颠倒了，不能突显企业经营管理和生产技术类的档案，既然执行新的《规范》和《规定》，分类的代号也要与现有的分类方案一致，才能做到有序、有规律。2、归档章使用不当。档案归档整理方法取决于本行业档案形成规律，根据这个规律制定分类方案，然后依据分类方案编制档号。由卷改成按件进行整理，就要使用归档章，归档章设置的项目就要准确反映和揭示企业档案分类的内涵和体系。很多单位使用机关单位文书归档章，文字归档章设置的主要项目有全宗号、类别、年度、保管期限、件号、盒号等项目；而《规范》将十几类档案归纳入一个统一整体的分类体系，每类档案分别给予一个分类号，它的档号应采用分类号-项目代号-案卷（活盒号）-页号（或件号），所以企业档案归档章应主要有档号、件号（或序号）、页数、保管期限等项目。使用这种归档章才能展示企业档案的分类、排列规律，便于企业档案的管理和利用。3、按件整理执行的力度不大。个别单位仍习惯传统的归档整理方法：以卷为单位整理。按卷进行归档整理是时代的产物，2000年以前，文件的起草、打印以手工为主，档案作为文件运转的最后归宿，当然也以手工为主；2000年以后，随着电脑的普遍使用，信息化时代的到来，“简化整理，深化探索，提高效率，方便利用”的思想产生和发展也就成为必然了。因此按件整理是发展的需要，是时代的需求，是档案人员的渴望，是统一规范的趋势。特别是基建档案的图纸按件归档整理益处就更多了（已在前文介绍了，这里不多论述了）。

参考文献

[1]《企业档案规范》

[2]《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》

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[4]马伟辉；；略谈档案信息资源在西部大开发中的作用[A]；陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）[C]；2000年

[5] 闵炎洪；；档案的利用价值浅议[A]；陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）[C]；2000年

[6] 马巧玲；；档案鉴定工作当前存在的问题与对策[A]；陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）[C]；2000年