学生档案数字化管理工作的实践探讨

摘 要：高校对学生档案的保存与利用问题日趋严重，以往陈旧的学生档案管理模式已经无法满足当前的档案管理工作需求。本文阐述了当前学生档案管理存在的问题，并通过深入分析实践学生档案数字化管理的方式，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案的作用。

关键词：学生档案；数字化；管理

随着当前我国的经济与社会在不断发展、进步，学生档案资料在毕业生进入社会从事各项工作中也显得越来越重要，而学生的档案资料完整性及准确性问题也日益突出。因此，高校的学生档案管理工作越来越受重视。然而，以往陈旧、传统的学生档案管理模式已经不再适应当前社会发展的需求，通过档案的数字化管理，不仅可以有效的保证学生档案的准确性及完整性，而且可以明显的提高学生档案的查阅速度，提高学生档案的使用效率，数字化管理学生档案将是社会经济发展的必然趋势与要求。

1 学生档案数字化管理现状及存在的问题

1.1 学生档案数字化管理现状

随着当前我国科学技术与信息技术的不断发展，各大高校的档案管理部门都已经开展档案数字化管理工作，从最初的学生档案目录数字化发展成为当前的档案内容数字化。

目前，学生档案的使用频率极高，因此如何更加规范、有效、全面的管理学生档案已成为当前的热点问题。档案管理的数字化工作将不仅仅局限与对学生的纸质档案进行数字化扫描，应当重视数字化管理学生档案的工作开展与利用，充分发挥学生档案的作用，满足各企事业单位等对学生档案的利用需求。

1.2 学生档案数字化管理的必要性

1.2.1传统的档案保存手段弊端较大

由于传统的学生档案管理中人为影响因素较大，当档案管理人员未严格依照档案管理的相关规范制度开展管理工作，极易导致学生的档案资料信息不齐全、不准确。而且传统的学生档案管理模式效率较低，无法满足当前社会的高速度及现代办公的要求。加上传统的纸质化学生档案管理方式，无法将学生的档案资料与信息进行网络共享，浪费了大量资源，而且降低了使用者查阅学生档案的效率。尤其是当使用地域与学生档案存储地距离较远时，为使用单位带来很多不必要的麻烦，容易在档案资料的传送过程中延误或丢失，影响了档案查阅的工作效率，为档案管理人员增添了工作量。

传统的学生档案管理模式秩序较数字化管理模式混乱，在查阅档案情况时耗时较多，效率低下；而且影响了学生档案的文件归档情况，大大降低了学生档案的及时性、完善性及准确性。通过数字化管理学生档案，可以有效地保障学生档案的规范性及完善性，提高学生档案的数字化管理水平，可以有效的提高学生档案的使用效率，充分发挥学生档案的作用。

1.2.2学生档案数字化管理有利于保证档案的完整性

学生档案本身具备原始性、凭证性及权威性的特点，其利用率也越来越高。当各企业用人单位在进行招聘工作时，可以通过查询毕业生的档案资料，鉴定其学历及其他信息是否属实，学生档案资料还可以作为证明材料，用于毕业生的资格认证或出国深造等方面。

由于传统的纸质档案管理容易出现纸张松脆的现象，不仅影响学生档案资料的完整性及查阅，而且使得学生档案的查阅及调阅受到各方面的限制，尤其是当使用地域与档案存储地域距离较远时，大大降低了档案的查阅效率。学生档案的数字化管理可以有效的解决学生档案的保存与利用问题，可以有效的保护学生档案的有效性、准确性以及完整性。

2 学生档案数字化管理方式

2.1 优化学生档案的数字化管理模式

在管理学生档案时，应当具备高度的档案数字化管理意识，严格按照管理制度将学生的档案录入生成电子文档。将学生档案从纸质版录入信息系统，升级为电子文档，各大高校及各单位都可通过局域网共享学生的电子档案。其中，电子档案主要包括：元数据及归档电子文件两部分。

2.1.1元数据

元数据主要包括：文件的创建者、生成部门、收件者、责任者、文件主体及文件格式、文件的创建日期、归档日期。一般来说，可以通过六种方式获得电子档案的元数据：手工录入、默认赋值、自动捕获、半自动化赋值、从移除系统接收、自动提取。在初步生成学生电子档案时，应当尽可能多的收集学生档案的元数据，保证电子档案的齐全与完整性。学生个人档案的元数据还包括学生的个人基本信息，即学院、专业、学号、姓名等，此类信息都应当一并计入学生的档案数据库元数据之中。在将学生的元数据储存进数据库时，一般以学生的学号为主键，以其他数据源形成一组数据。

2.1.2归档电子文件

学生档案的归档电子文件的储存形式与其办公自动化硬件存成书包的级别相关，一般主要通过一条数据形式储存或以附件形式储存。其中，以一条数据储存的形式较为方便、快速，而且节省储存空间，因为以一条数据储存的形式可以在客户端再恢复为归档电子文件格式。

2.2 调整学生档案利用数字化服务内容

由于档案管理信息化的服务需求越来越大，学生档案以往的封闭式管理极易浪费大量信息资源。档案管理部门将学生的档案通过数字化管理，构建以网络为基础的学生档案数字化利用传输平台、共享平台、管理平台、服务平台以及综合应用拍拖，将学生的档案管理实现数字化资源网络化存取、分布式管理、开放式利用、一站式管理，提高学生档案的利用率与查阅速度。由此可见，档案管理部门采取数字化管理档案，可以通过为社会公众提供及时、全面的档案信息服务，借以充分发挥档案管理的自身价值。

由于学生档案利用频率较多，而且使用地域较为广泛，纸质化学生档案已无法满足当前社会的档案需求情况。通过将学生档案数字化管理，可以使得学生档案以高效、快速、简便的形式发挥其巨大作用。通过数字化管理学生档案，使用者不再受使用地域限制，通过网络技术便可以快速的获得学生的相关档案及文件资料。使用者可以直接在客户端微机上查询所需的档案，还可以打印学生档案，或者直接在学生档案馆查询电子档案，既可以确保学生的档案资料不被泄露，保护学生档案资料的完整性，而且可以提高查询档案的效率，节省资源与时间，同时也降低了档案管理工作人员的工作量。

2.3 优化学生电子档案归档管理模式

通过对学生档案采取数字化管理的模式，对归档的电子文件及学生信息资料进行存储、管理、利用，可以更加有效地管理、利用学生的档案资料。通过将学生的电子文件归档，并进行保存价值评估。对于有存档价值的电子文件进行归档，对于没有存档价值的电子文件进行删改。

将具有保存与利用价值的电子文件整理归类，归档入学生的档案数据库之中，通过统一规范对有存档价值学生档案电子文件进行管理。不但可以避免电子文件的形成与归档脱节，还可以有效地提高电子文件归档的准确性及真实性。主要是因为在使用磁盘或光盘进行电子文件归档时，极易由于归档人员计算机操作失误、或由于计算机病毒的破坏、人为更改等原因，造成所归档的电子文件与原档案文件有出入，降低了电子文件归档的准确性。

2.4 统一规范学生档案的数字化管理

在对学生档案进行数字化管理时，必须严格按照标准化、程序规范化、应用法制化、管理制度化进行管理。因此，在进行学术档案的数字化管理之前，必须通过建设数据库服务，制定相关统一标准与指标规范操作体系，避免档案管理毫无秩序，出现混乱，甚至档案资料数据互不兼容，影响档案资料的资源共享，降低了档案数字化管理的效用。

另外，在进行学生档案数字化管理时，首先，应当确保档案管理人员具有高度专业化技术水平。档案管理人员应当采用电子加密或数字签名技术对电子文件进行归档管理。其次，档案管理员应当对归档的电子文件进行备份处理，定期检测档案数据库存放服务器的防毒杀毒防攻击能力。最后，档案管理人员应当加强学习如何将学生电子文件档案移出进行长期保存，避免出现计算机系统损坏或其他意外事故、自然灾害时，导致学生档案的信息丢失。

3 结语

综述所述，加强高校学生档案的数字化管理工作，不仅有利于高校自身建设，而且有利于毕业生顺利开展就业工作及用人单位的档案查询工作。虽然高校学生的档案管理工作复杂而且琐碎，但是其意义重大。尤其是随着当前我国社会的高等教育发展及国家的相关毕业生就业政策的颁发，高校必须建立健全的档案数字化管理规范制度，提高档案学生档案的使用效率，充分发挥学生档案数字化管理的作用及实效性。

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作者简介

周凌云（1983—），女，广西河池人，函授本科，管理学学士，广西财经学院助理馆员，研究方向：档案管理。