如何做好档案管理工作

摘 要：现阶段，我国档案管理工作在人才队伍建设、制度体系建设和管理模式与信息化建设方面存在很大不足，如何做好档案管理工作，适应新时代对档案管理工作的新需求，应着力从上述三个方面入手，完善档案管理工作机制。

关键字：档案管理；制度；信息化

一、引言

档案管理包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着时代的发展和社会的进步，现代档案管理工作已成为相对较为专业化、复杂化的系统工程，尤其在档案管理现代化的发展要求下，档案管理工作面临着新的挑战和机遇。

二、当前档案管理工作存在的不足

（一）人才队伍建设滞后

一方面，由于我国高校档案专业设置较晚，从而导致档案管理专业人才培养和输出相对较少，人才资源供给受限。另一方面，从现阶段档案管理人员构成看，无论是政府机关、企事业单位还是高校、公共档案馆等，档案管理人员构成良莠不齐，大多数管理员缺乏档案管理专业背景。同时，档案管理相关部门对这部分管理人员的理论知识与实践技能培训缺位，继续教育难以有效实施，总之难以形成一支专业能力强、业务素质熟练、构成结构科学合理的档案管理队伍。此外，相关单位对档案管理工作缺乏相应的重视，预算支付严重不足，这在客观上制约了专职档案人才的配置和培养。

（二）制度建设和执行实效不足

从现状看，现阶段不少档案管理机构普遍存在制度建设缺位等“制度短板”现象，甚至没有相应的岗位职责，缺乏系统、科学的规章制度，管理模式较为粗放。如在档案材料管理方面，档案员对于归档材料往往疏于审查，导致部分档案材料严重失实，甚至有造假现象发生，严重损害了档案的真实性；档案员主动收集和保管意识差，对于档案材料明显缺失却渎于补全完整，损害了档案的完整性，导致信息缺漏。

（三）管理模式相对落后，信息化水平较低

目前大部分档案管理机构仍沿用传统管理模式，档案资料的提供、利用、开发仍以纸质媒体为主，档案管理的信息化、数字化水平较低。不可否认，纸质档案有其自身存在优势，在档案史上也发挥了重要的记录和凭证作用，但在信息化和数字化为主导的现代社会，纸质档案因其重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，被电子档案取代应为不争之势。

三、做好档案管理工作的创新举措

（一）加强组织建设，打造档案管理专业队伍

时代的发展和社会分工的细化给档案管理工作和档案管理者提出了更新更高的要求，档案管理工作的质量直接取决于档案工作人员的素质。作为新时期的档案管理者，必须解放思想、与时俱进，努力提高自身的综合素质，适应新时期档案事业的发展和要求。

一方面，新招录档案管理工作人员应优先从具有档案专业背景的应聘者中录取。档案管理工作是一门技术性强、专业要求高的艺术，每一项程序都有相应的理论和技术支撑，档案管理工作者只有通过系统的专业学习和长期的管理实践才能掌握这些理论和方法，从而保证档案管理质量，提升档案管理水平。另一方面，从目前档案管理部门实际出发，现有在岗的档案管理工作人员大多不具有档案专业背景，甚至有相当一部分管理人员文化水平较低，这是不能回避的现实，因而对这一部分档案管理工作者的继续教育和培训迫在眉睫。档案管理工作者应不断更新学习理念和学习方法， 掌握现代化档案管理方法和手段，做到与时俱进，不断提升档案管理水平。

（二）完善制度建设，强化制度执行实效

新的历史条件下，档案管理工作欲寻求自身的突破，实现科学可持续发展，必须坚持用制度管人管事，没有制度就无所谓管理，建立健全各项档案管理规章制度，是实现档案管理工作科学化和规范化的题中之义。

首先，完善档案管理责任制度，落实岗位职责分工，切实扭转档案管理工作人员责任心不强，失职、渎职行为，强化档案材料收集管理和及时移交归档的力度。其次，完善竞争上岗制度，选拔专业人才，充实档案管理工作岗位，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。第三，完善档案管理经费支付预算制度，保障档案管理耗材供给，保证教育培训经费，从硬件和软件两个方面不断提升档案管理的现代化水平和服务质量。

（三）创新档案管理模式，提高信息化水平

信息技术的飞越发展带来了传统生产方式、生产模式的巨大变革，传统的档案管理模式与档案管理平台已不能满足社会的发展和时代的需要。积极运用现代科技文明的成果，创新档案管理数字化平台，提高档案管理信息化水平，是实现档案管理工作可持续发展的必由之路，也是提高其服务质量和效率的重要途径。

档案管理信息化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。档案管理工作是一项工作量大、劳动强度高、枯燥重复性工作，而通过信息化技术能很好地解决这些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，并能保证过程的正确性和信息的时效性。同时，积极运用信息化技术构建数字档案馆，实现档案资料数字化、信息传递网络化和信息资源共享化，进一步提升档案管理水平，推动档案管理向现代化、信息化转型。

参考文献

[1]刘智勇、张学文：《对我国现行档案行政管理体制的反思与完善》[J]，《档案学通讯》2008（03）。

[2]窦晓光：《努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二》[J]，《档案学通讯》2006（01）。

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[4]李娟：《浅谈企业档案信息化建设》[J]，《科技情报开发与经济》2011（18）。

[5]杨海英：《新形势下加强档案管理工作的思考》[J]，《档案天地》2013（01）。

作者简介

王瑷玲（1978—），女，白族，籍贯：云南大理云龙，单位：云龙县交通运输局，学历：大专。